Werknemers maken kosten in verband met het werk. U kunt deze zakelijke kosten onder voorwaarden op verschillende manieren vergoeden. Het vergoeden op declaratiebasis is het meest zuivere systeem. Bij veel declaraties voor kleinere uitgaven die regelmatig terug komen leidt dit tot veel administratieve lasten. Dat is dan ook de reden dat veel werkgevers ervoor kiezen om aan medewerkers een maandelijkse vaste kostenvergoeding te verstrekken.

Onder de Werkkostenregeling (WKR) kunnen vaste kostenvergoedingen meestal worden aangemerkt als of gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten waardoor de vergoeding uiteindelijk niet ten laste van de vrije ruimte komt en ook niet wordt belast bij de werknemer.

Onderbouwen met bonnen

Maar onder de WKR zijn de wettelijke eisen aangescherpt. Want, om de vergoeding echt als gerichte vrijstelling of intermediaire kosten aan te kunnen merken schrijft de wet voor dat u eerst een steekproefsgewijs onderzoek moet hebben uitgevoerd. Werknemers moeten dan over een periode van 3 maanden bij houden welke kosten zij maken en dit met bonnen onderbouwen. Dat betekent voor u dat, als u per 1-1-2015 over moet zijn op de WKR, u voor die datum een onderzoek moet hebben gedaan naar de werkelijke kosten. Heeft u dat niet gedaan dan kunt u niet anders dan de vergoeding ten laste van de vrije ruimte brengen. Komt u boven uw vrije ruimte dan worden uw kostenvergoedingen 80% duurder. De Belastingdienst heeft aangegeven dat een oud onderzoek ook akkoord is. Maar het is niet duidelijk hoe oud dat onderzoek dan mag zijn. ADP adviseert u om een nieuw onderzoek in te stellen als het eerdere onderzoek ouder dan 6 à 7 jaar is.

Doorlooptijd

Heeft u nog niet eerder een onderzoek gedaan of is het gedateerd dan adviseren wij u om zo snel mogelijk aan de slag te gaan. De impact van een dergelijk onderzoek is groot en rekening houdend met voorbereiding, onderzoek en evaluatie heeft u al snel met een doorlooptijd van enkele maanden te maken.

ADP heeft in het voorjaar twee workshops georganiseerd waarin werd  ingegaan op hoe een kostenonderzoek moet worden aangepakt. Vanwege het succes van deze middagen zijn er op 2 en 6 oktober 2014 nog twee extra workshops worden gepland in Amsterdam en Bunnik. Check ADP Online of neem contact op met het ADP Opleidingscentrum op 010-4598605 of nl-opleidingscentrum@adp.com