Slimme HR-processen ondersteunen groei van KFC-franchisenemer Collins Foods

Collins Foods besteedt de HR- en salarisadministratie van al zijn werknemers (momenteel zo’n 1500) sinds 2019 uit aan Salure, implementatie- en beheerpartner van AFAS Software. Ajsa: „Wij voeren de mutaties in het systeem in. Daarna controleert en verwerkt Salure de wijzigingen, om alles op de loonstroken kloppend te krijgen.”

Naast de payroll werkt Collins intensief samen met de afdeling Functioneel beheer van Salure. Doel van deze afdeling is om klanten optimaal gebruik te helpen maken van de AFAS-software. Bijvoorbeeld door AFAS met nog meer bedrijfssystemen te verbinden, en nog meer processen te automatiseren.

Ajsa: „Als wij in onze interne softwareomgeving iets willen inbouwen, vragen wij het team Functioneel beheer van Salure om dit voor ons te regelen. Of we vragen ze om een analyse of plan om specifieke processen te vergemakkelijken en efficiënter te maken.”

Verifiëren van identiteitsbewijzen

Als concreet voorbeeld noemt ze het verifiëren van identiteitsbewijzen en eventuele verblijfsdocumenten van nieuwe medewerkers. „We vragen altijd naar het tonen van deze documentatie, maar nu kunnen we dankzij een AFAS-koppeling op een snelle manier de echtheid ervan controleren met de verificatiesoftware van Valicare.

We willen groeien, dus willen wij zoveel mogelijk automatiseren. Het werkt niet als onze HR-afdeling dit soort checks telkens handmatig moet doen. Het werkt nu echt als een trein, én helemaal volgens de AVG. Perfect dat we dit met Salure en Valicare hebben kunnen doen.” Eenzelfde traject resulteerde erin dat ook indiensttredingen, doorstroommeldingen en contractverlengingen voortaan vlot én gecentraliseerd via de AFAS-software verlopen.

Steeds meer automatiseren

Dergelijke opties, om met hulp van Salure steeds meer processen te automatiseren, maakt de samenwerking voor Collins aantrekkelijk, vindt Ajsa. Met de zekerheid dat alles goed verloopt. „Als Quick service restaurants moeten onze KFC-vestigingen snel en effectief werken om hun klanten te bedienen. Je wilt daarom voorkomen dat een restaurantmanager uren kwijt is aan zijn administratie. Als dit soort dingen zo snel en soepel verloopt, maakt dit het hen én onze centrale HR-afdeling gemakkelijker. Zij kunnen zich vervolgens richten op het restaurant, de collega’s, en hun gasten.”

Naast de tijdwinst die de samenwerking met Salure en AFAS voor Collins oplevert, ervaart Ajsa ook het contact als prettig. „Ik heb bijvoorbeeld één vaste contactpersoon, dat is Daniëlle. Als zij op vakantie gaat, geeft ze aan wie wij zolang kunnen benaderen. Ik hoef mij dus nooit af te vragen bij wie ik moet zijn.”

Toekomstvisie

Ajsa: „Op HR-gebied kunnen we het leven altijd gemakkelijker maken voor onze collega’s. Daar heb ik wel ideeën over, haha. Maar nu moeten we ons nu echt nog richten op het verder implementeren van de mogelijkheden van AFAS InSite. Ik ben blij dat een groot gedeelte nu staat, en dat iedereen doorheeft hoe het werkt. In het begin kregen we vanuit de vestigingen nog veel vragen. Bijvoorbeeld vanwege onwennigheid met of fouten in het AFAS-systeem. Dat had te maken met onze overstap van de vorige payrollonderneming naar Salure. Ik ben heel blij met hoe het nu werkt, en dat Salure ons zo goed helpt. Voor de toekomst heb ik nog heel veel ideeën, maar we moeten eerst een aantal innovatieprojecten goed afronden, voor het te veel wordt.”

Groeiambities

Toen Collins Foods Limited via Duitsland ons land binnenkwam, startte de franchisenemer in 2017 met het afnemen van 16 vestigingen van fastfoodketen KFC Corporation. Het aantal groeide tot 2021 naar 29 vestigingen, en sinds 1 juli naar de eerder genoemde 34 locaties.

De groeiambitie stopt hier niet, onthult Soyana. „We willen er zeker nog veel meer. Daarom vinden we het heel belangrijk om onze HR-strategie op orde te hebben. Door de COVID-19-pandemie zijn we helaas juist wat medewerkers kwijtgeraakt, dus mede gezien onze groeiambitie dienen we echt een goede focus op personeelswerving te hebben.”
Daar heeft Collins soepel lopende HR-systemen bij nodig. Soyana: „Voor zowel Ajsa en ikzelf, maar zeker voor onze restaurantmanagers. Die kunnen hierdoor snel hun personeelsbeleid uitvoeren. Dat is voor nu de strategie: projecten uitvoeren die aansluiten bij onze groei.”

Over Collins Foods Limited

Collins Foods Limited is een Australische franchisenemer en exploiteert fastfoodrestaurants van onder meer Kentucky Fried Chicken (YUM! Brands). Niet alleen in Australië, Thailand, Japan en Duitsland, maar sinds 2017 ook in Nederland. Nu, medio 2021, beheert Collins Foods Netherlands Ltd 34 van de 77 KFC-vestigingen.