‘Breng pensioen tot leven met heldere, persoonlijke pensioencommunicatie’

Een telefoon van de zaak, extra vakantiedagen of een opleidingsbudget: medewerkers weten doorgaans precies wat ze eraan hebben.

Bij pensioen ligt dat anders. Terwijl werkgevers er jaarlijks een aanzienlijk bedrag voor opzijzetten, blijft het voor veel medewerkers een abstracte arbeidsvoorwaarde voor later.

“Pensioen is niet tastbaar”, zegt Hugo van Kuijeren. “Als werkgever kun je bijvoorbeeld 15 procent van het salaris aan pensioenpremie betalen, maar wat houdt dat voor een medewerker concreet in?”

Juist daar ligt volgens hem een belangrijke taak voor HR. “Als je pensioen persoonlijk maakt, gaat een medewerker de waarde ervan zien. En het zegt ook iets over de cultuur van je organisatie: je laat zien dat je goed voor je mensen wilt zorgen.”

De Wtp als natuurlijk startpunt

De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel maakt goede communicatie extra urgent. Uiterlijk 1 januari 2028 moeten alle pensioenregelingen zijn aangepast. De Wet toekomst pensioenen (Wtp) legt bovendien meer nadruk op keuzebegeleiding: deelnemers moeten worden geholpen bij het maken van keuzes binnen hun pensioenregeling.

Formeel ligt die keuzebegeleiding grotendeels bij de pensioenuitvoerder. Maar dat betekent volgens Van Kuijeren niet dat werkgevers achterover kunnen leunen.

“De vraag voor een werkgever is: is wat de pensioenuitvoerder doet voldoende voor mijn medewerkers?” Neem een organisatie met veel Poolse of Duitse werknemers. Als alle informatie uitsluitend in het Nederlands beschikbaar is en medewerkers die taal onvoldoende beheersen, kun je je afvragen of zij daadwerkelijk goed geïnformeerd zijn.

Taal is niet de enige barrière. Ook Nederlandstalige medewerkers kunnen moeite hebben om pensioeninformatie te begrijpen. Denk aan medewerkers die minder ervaring hebben met digitale middelen of voor wie financiële en pensioenbegrippen minder vertrouwd zijn.

Digitale pensioencommunicatie sluit niet altijd goed aan bij medewerkers die moeite hebben met online toepassingen, waarddoor belangrijke pensioeninformatie hen mogelijk niet bereikt.

“Iedere medewerker leert, leest en verwerkt informatie anders. Een succesvolle aanpak biedt daarom meerdere communicatievormen, zodat iedere medewerker de informatie kan ontvangen en begrijpen op een manier die bij hem of haar past.”

Daar komt bij dat werkgevers met een verzekerde pensioenregeling door de overgang naar het nieuwe stelsel vaak twee regelingen naast elkaar krijgen. Bestaande medewerkers kunnen onder voorwaarden grotendeels hun huidige regeling behouden, terwijl nieuwe medewerkers in een regeling met een vaste premie terechtkomen.

“Dat maakt het ook voor HR ingewikkelder. Je moet verschillende groepen medewerkers uitleggen wat voor hen geldt.”

Van informeren naar activeren

Goede pensioencommunicatie is volgens Van Kuijeren dan ook meer dan informatie op een pensioenportaal zetten. Zo’n portaal is nuttig, mits de informatie begrijpelijk is. Medewerkers kunnen er informatie terugvinden en bekijken hoe ze ervoor staan. Maar het veronderstelt wel dat iemand zelf inlogt en actie onderneemt.

“Je hebt dan nog steeds een drempel. Daarom moet je mensen op relevante momenten triggeren.”

Dat begint al bij indiensttreding. Een nieuwe medewerker krijgt vaak uitgebreide informatie over salaris, vakantiedagen, laptop en andere arbeidsvoorwaarden. Pensioen verdient volgens Van Kuijeren minstens zo veel aandacht. Leg uit wat de werkgever betaalt, wat er wordt opgebouwd, welke risico’s zijn afgedekt en welke keuzes de medewerker zelf heeft.

Zo’n persoonlijk gesprek kan de perceptie van pensioen volledig veranderen. Van Kuijeren noemt het voorbeeld van een medewerker die vooraf dacht weinig aan een pensioengesprek te hebben. Tijdens het gesprek ontdekte hij niet alleen welk pensioen hij naar verwachting zou opbouwen, maar ook dat er een partnerpensioen was en dat zijn pensioenopbouw bij arbeidsongeschiktheid werd voortgezet.

“Omdat hij een jong gezin had, werd bovendien de volgende vraag relevant: is het inkomen voor mijn partner voldoende als ik overlijd, of is aanvullende dekking wenselijk? Dan wordt zichtbaar wat de werkgever daadwerkelijk heeft geregeld en komt pensioen ineens tot leven.”

Communiceer als het ertoe doet

Het sleutelwoord bij pensioencommunicatie is relevantie. Een algemene mailing over pensioen kan het pensioenbewustzijn vergroten, maar komt lang niet altijd binnen.

Pensioen wordt interessanter zodra het aansluit bij de situatie waarin iemand zich bevindt.

Van Kuijeren onderscheidt daarbij momenten vanuit de pensioenregeling en gebeurtenissen in het leven van medewerkers.

Momenten vanuit pensioenregeling

Bij de eerste categorie horen bijvoorbeeld indiensttreding en momenten waarop de manier van beleggen verandert. Rond het 55e levensjaar kan het bijvoorbeeld relevant worden om naar de afbouw van beleggingsrisico te kijken.

“Rond 62 jaar zien we dat pensioen echt gaat leven. Dan komen vragen als: wat heb ik eigenlijk opgebouwd? Wanneer kan ik stoppen? En wat betekent het financieel als ik minder ga werken?”

Dat is ook waardevolle informatie voor HR. Wanneer medewerkers eerder willen stoppen, minder willen werken of juist langer doorwerken, raakt pensioencommunicatie direct aan duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning.

Life events

Daarnaast zijn er de bekende life events: samenwonen, trouwen, scheiden of de geboorte van een kind. “Als je net een kindje hebt gekregen, wil je niet een algemene brief ontvangen over een onderwerp dat misschien helemaal niet voor jou geldt. Je wilt weten: wat betekent deze gebeurtenis voor míjn pensioen en moet ik nu iets doen?”

Kies voor structurele aanpak

Toch is doorlopende pensioencommunicatie volgens Van Kuijeren nog lang niet overal vanzelfsprekend. Sommige werkgevers doen er nauwelijks iets aan, andere organiseren eens in de paar jaar een informatiesessie. De derde – meest effectieve – aanpak is pensioencommunicatie structureel organiseren.

Dat betekent niet dat HR voortdurend individuele pensioengesprekken moet voeren. Zorg dat informatie permanent toegankelijk en begrijpelijk is en combineer dat met gerichte communicatie op momenten waarop pensioen relevant wordt.

Persoonlijke gesprekken kunnen daarbij worden uitgevoerd door een onafhankelijke pensioenadviseur. Dat heeft volgens Van Kuijeren twee voordelen.

HR heeft vaak niet de tijd of specialistische pensioenkennis om alle individuele vragen te beantwoorden. Bovendien kunnen medewerkers persoonlijke financiële vragen soms gemakkelijker aan een onafhankelijke derde stellen.

HR blijft ondertussen een belangrijke rol houden. Signalen uit medewerkersgesprekken kunnen inzicht geven in wat er onder medewerkers leeft.

En wanneer uit een gesprek blijkt dat een onderwerp ook met de werkgever besproken moet worden, kan de pensioenadviseur de medewerker stimuleren om naar HR te stappen. Dat is juist handig voor personeelsplanning.

Van kostenpost naar gewaardeerde arbeidsvoorwaarde

Daarmee wordt pensioencommunicatie uiteindelijk ook een werkgeversvraagstuk. Zeker op een krappe arbeidsmarkt is het volgens Van Kuijeren jammer wanneer organisaties fors investeren in pensioen, terwijl medewerkers nauwelijks weten wat die investering hen oplevert en welke keuzes er te maken zijn.

De investering die nodig is om pensioencommunicatie onderdeel te maken van de employee journey, is volgens Van Kuijeren relatief klein vergeleken met de pensioenpremies die werkgevers al betalen. Zijn boodschap aan HR is daarom helder: behandel pensioencommunicatie niet als een verplicht nummer dat eens in de paar jaar moet worden afgevinkt.

Maak er een doorlopend proces van, afgestemd op de momenten waarop medewerkers daadwerkelijk behoefte hebben aan informatie en begeleiding. “Als je pensioen persoonlijk maakt, gaat een medewerker zien wat de werkgever voor hem/haar heeft geregeld. Dan wordt pensioen van iets voor later ineens iets dat nú relevant is.”

Pensioenspecialisten  Sylvia van Schaik, Sanne Wilsens en Hugo van Kuijeren verzorgen het webinar van Howden