Meer tijd voor de missie bij Dopper: vereenvoudiging van processen en integratie van alle tools

Mensen en bedrijven over de hele wereld sluiten zich bij de beweging aan door te beloven altijd te kiezen voor herbruikbare flessen en kraanwater te drinken zodat flessenwater niet meer nodig is. Inmiddels zijn dat meer dan een miljoen mensen. Frederike: “Maar er zijn natuurlijk nog veel meer mensen in de wereld, dus we hebben daar nog wel werk te doen. En dat kost tijd. De tijd die we nu besparen door Personio te gebruiken, besteden we aan die belangrijke dingen.”

De uitdaging: eenvoudigere processen en meer tijd voor de missie

“Voordat we met Personio aan de slag gingen was alles erg verspreid”, vertelt Frederike. ”We hadden een heleboel tools. We hadden wel een systeem voor verlof en ziekmeldingen, maar dossiers stonden gewoon in mappen op onze computers. Medewerkers en managers konden daar zelf niet bij. Dat kostte gigantisch veel tijd, ook voor de managers. Ik heb liever dat ze de tijd hebben om goede gesprekken te voeren."

Voor:

• Meerdere losse tools op verschillende plekken
• Onboardingproces dat grotendeels handmatig verliep en daardoor veel tijd in beslag nam
• Een systeem dat niet transparant was voor managers en medewerkers.

De implementatie: een ontwikkelingsgerichte samenwerking

Vereenvoudiging van processen en integratie van alle tools op één plek waren belangrijke wensen bij de implementatie. Frederike was – toen nog als freelancer – zijdelings hierbij betrokken. Maar van haar voorganger hoorde ze vooral positieve geluiden. Zelf is ze, zoals ze zegt 'mega-enthousiast' over de ontwikkelingsgerichte samenwerking. “Personio wordt steeds verder ontwikkeld. Als klant leveren wij daar weer een bijdrage aan door onze vragen te stellen. En er is altijd tijd en ruimte om met professionals van Personio te spreken en vragen op te lossen”, zegt ze. “Er zijn zelfs al dingen in het systeem veranderd omdat wij – en waarschijnlijk ook wel andere klanten - een vraag voorgelegd hadden,” voegt ze er enthousiast aan toe. "De tijd die we nu besparen met Personio, besteden we aan die belangrijke dingen die we doen."

Na:

• Direct toegang tot betrouwbare informatie
• Gestroomlijnde onboarding
• Een systeem dat alle belangrijke bedrijfsgegevens en processen omvat.

Dopper is nog steeds samen met Personio bezig met het verder implementeren en integreren van tools, bijvoorbeeld voor het ondertekenen van documenten. “In de HR-wereld moeten heel veel documenten getekend worden. Het is super makkelijk als je dat binnen een systeem kan doen, zonder dat je documenten hoeft te printen. “Een feature waar we in de toekomst gebruik van hopen te gaan maken is Personio’s E-signature.”

Het resultaat: veel complimenten over het onboardingproces

Een van de processen die echt makkelijker zijn geworden is onboarding, vertelt Frederike. “Het onboardingproces is nu een veel soepeler proces en het is veel minder versnipperd. Voorheen was het allemaal een beetje handwerk: een collega die alles regelde, je moest naar IT om om een laptop te vragen, je moest zelf reminders sturen. Nu we Personio gebruiken, hebben we een mooie checklist en automatische notificaties voor taken. Alle stakeholders zitten in die lijst en dat is gewoon fantastisch. Ik krijg nu vaak complimenten over ons onboarding- en preboardingproces. Het draagt er zeker aan bij dat mensen heel blij binnenkomen in de organisatie.”