Het is altijd lastig om grip te houden op ongeplande afwezigheid. Niet alleen feestdagen en evenementen zorgen voor een flinke kluif aan extra werk, ook op maandag en vrijdag melden medewerkers zich vaker ziek, blijkt uit Europees onderzoek in opdracht van Kronos. Het is daarom extra van belang dat organisaties zicht hebben op deze afwezigheid. Maar wat gebeurt er eigenlijk precies als een medewerker onverwacht niet aanwezig is? Vaak moet een collega het werk overnemen, waardoor de kwaliteit omlaag gaat. Het gevolg: de collega heeft last van een verhoogde werkdruk, ervaart meer stress vanwege een verandering in werkpatronen en maakt meer overuren. Het resultaat: productiviteitsverlies. Het is dus zaak om het moreel van medewerkers weer op peil te krijgen. Productiviteit is de grote boosdoener onder de verborgen kosten. Kosten die indirect worden gemaakt, maar uiteindelijk leiden tot financieel verlies. Hoe kunnen organisaties dit tegen gaan?

Leg het vast en krijg inzicht

Start bij de basis en leg het vast. Meten is niet voor niets weten. Er zijn verschillende tools om afwezigheid in kaart te brengen. Veel organisaties hebben een systeem om geplande afwezigheid in kaart te brengen, maar het is juist van belang om ook ongeplande afwezigheid hierin op te nemen. Op deze manier kan er eenvoudig worden gemonitord welke medeweker vaker ongepland afwezig is en hoelang deze afwezigheid duurt. Zo krijgt de manager inzicht in het verzuim van al zijn medewerkers. Vervolgens kan er eenvoudiger worden geanticipeerd op afwezigheid, waardoor de manager beter in staat is gefundeerde beslissingen te nemen. Tenslotte kan er een beeld worden gevormd van de impact die afwezigheid heeft op de productiviteit van de werknemers. Wanneer organisaties eenmaal de volledige impact kunnen kwantificeren, door middel van het beheren, controleren en bijhouden van ongepland verzuim, kunnen ze op langere termijn het verzuim verminderen of zelfs voorkomen.

Voer het juiste beleid

Een aanwezigheidsbeleid draagt bij aan dit geheel, maar kan nog wel eens als een wijzend vingertje overkomen. Toch is het voeren van een aanwezigheidsbeleid nuttig voor alle partijen. De medeweker weet precies waar hij aan toe is en wat ervan hem verwacht wordt. Dat scheelt een hoop tijd voor een manager. Uit ander onderzoek van Kronos blijkt namelijk dat bedrijven gemiddeld vijf weken per jaar achtereenvolgend bezig zijn met de administratie van ongepland verzuim, inclusief het vinden van vervangers, het aanpassen van de workflow en het geven van trainingen. Het aanwezigheidsbeleid kan per organisatie verschillen. Het juiste beleid ontstaat door het beleid af te stemmen op het afwezigheidsysteem. Zo is het zeker dat alle noodzakelijke regels zijn opgenomen.

Uiteindelijk leidt dit tot een win-win situatie. Werknemers gaan met plezier naar hun werk, er kan flexibel worden omgegaan met extra werkdruk, omdat deze nu inzichtelijk is. De productiviteit stijgt en de kosten dalen.