Een paar jaar geleden stond onboarding veel minder in de aandacht dan vandaag. Toch besloot Stijn de Groef in 2012 een tool te gaan ontwikkelen die het onboarding-proces van nieuwe werknemers ondersteunt. “Ik hou van het uitvindersprofiel”, licht hij die keuze toe: “En ik vind het heel spannend om iets te doen wat anderen niet doen.” Hij moest in die beginperiode wel veel tijd investeren om het belang van onboarding onder de aandacht te brengen. Het was bij HR-professionals een ondergeschoven kindje, merkte hij. Toch zette hij door en een eerste presentatie bleek aan te slaan bij bevriende HR-directeuren. “‘Als je dit gaat bouwen, zijn wij je klant’ zeiden ze. Dat gaf vertrouwen.”

Zo ontstond Talmundo, een app die werkgevers helpt om hun werknemers een goede start te geven in een nieuwe baan. “We zijn in eerste instantie op basis van onze eigen inzichten gaan ontwikkelen en hebben doorontwikkeld op basis van klantenfeedback. Zo werd de app steeds vollediger”, vertelt De Groef. Een aantal zaken stonden vanaf start al vast, vervolgt hij: “Een van mijn uitgangspunten vanaf dag één was dat het onboardingproces al begint vanaf het moment dat een nieuwe medewerker zijn of haar contract tekent. Dat was toen heel innovatief, maar alle bedrijven zijn erin meegegaan. Ons idee was: Het onboardingproces moet een engaging experience zijn en mensen moeten al leren voordat ze starten in hun nieuwe baan. Zo zijn ze sneller betrokken. Doordat we HR toegang geven tot de data van de medewerker, kan HR ook inspelen op feedback en zo voorkomen dat dingen fout gaan lopen.”

Virtuele tour

Talmundo ondersteunt nieuwe werknemers op verschillende manieren. De app bevat informatie over de nieuwe werkgever, biedt vaak de mogelijkheid om een virtuele tour door kantoor te maken en geeft antwoord op uiteenlopende vragen: ‘Wat is jullie dresscode’, ‘waar kan ik mijn badge op dag 1 ophalen’ of ‘Welke formulieren kan ik alvast invullen’. Ook krijgt de nieuwe medewerker bijna altijd een buddy, die is gelinkt aan de app en die contact opneemt om allerlei dingen te bespreken.

Door deze ondersteuning kun je bij nieuwe medewerkers enorm veel van de gezonde stress wegnemen die vaak gepaard gaat bij de start in een nieuwe baan, weet Stijn de Groef uit ervaring. Hij vervolgt: “Bovendien heb je meteen impact op het hele engagement-stuk. Mensen voelen zich dankzij een goede onboarding direct betrokken bij hun nieuwe werkgever. Studies tonen ook aan dat het een grote invloed heeft op zaken als retentie. Uit onderzoek van KPMG blijkt bijvoorbeeld dat het verloop met 10 tot 15 procent daalde. Werkgevers moeten zich uiteraard wel realiseren dat je niet even de app koopt en dat daarmee het hele onboarding-traject geregeld is. Het gaat altijd om het inzetten van de app in combinatie met andere elementen.

Snel up and running

Een tweede voordeel bevindt zich op het gebied van productiviteit. Vooral bedrijven in de consultancy willen dat hun nieuwe consultants zo snel mogelijk up and running zijn. Dat kun je makkelijk in geld uitdrukken bij professionals die werken op basis van declarabele uren. Daarom willen ze dat al het papierwerk op voorhand geregeld is en dat de values en de manier van werken al vanaf het begin bij de nieuwe werknemers bekend zijn.”
De waarde van goede onboarding is overigens bepaald niet voorbehouden aan hoogopgeleide werknemers of kennisintensieve organisaties, weet Stijn de Groef: “We hadden laatst een dierentuin als klant, die honderden mensen zocht om in de zomer te komen werken. Ze moesten die mensen zo snel mogelijk ingewerkt hebben en hebben daar de app voor gebruikt, onder andere met een leuke virtuele tour door de dierentuin. En voor Lidl werken we met drie verschillende doelgroepen. Het gaat om werknemers in de winkel en distributie, maar ook om werknemers aan de corporate kant. Die hebben andere profielen met een andere vorm van onboarding, dus we passen de app dan per doelgroep aan en voorzien iedere groep van een ander type content.”

Onboarding is inmiddels ‘hot’ en het belang van het actief ondersteunen van een optimale start voor nieuwe medewerkers wordt breed onderkend. Dat merken ze bij Talmundo. Het feit dat het bedrijf op het thema onboarding een first mover was, werpt nu haar vruchten af. In de laatste twee jaar is het bedrijf twee keer verdubbeld qua omzet en qua aantal klanten, vertelt De Groef. En voor dit jaar ligt Talmundo op schema om te gaan verdriedubbelen. Aan uitbreiding in het buitenland wordt hard gewerkt.

Chatbots?

Een van de ontwikkelingen waarin Talmundo de komende tijd flink wil investeren is de inzet van chatbots, vertelt Stijn de Groef: “We zetten daar vol op in. In co-creatie met een aantal grote klanten willen we de chatbot stap voor stap slimmer maken. Je kunt al echt in gesprek met je virtuele buddy en hij gaat jou als nieuwe medewerker helemaal begeleiden, vragen beantwoorden en content in de kijker plaatsen, zoal ‘Heb je die 360-graden tour al gezien?’. We beginnen al te snappen wanneer specifieke vragen worden gesteld en kunnen proactief met de chatbot gaan optreden. De robot gaat de menselijke buddy natuurlijk nooit vervangen. Hij kan veel vragen beantwoorden, waardoor je met die vragen je buddy niet meer hoeft lastig te vallen. Maar meer complexe vragen, over hele concrete tips met wie je het beste kunt netwerken of om echte inside information over de organisatie, stel je aan je buddy. Chatbot en buddy worden wat dat betreft complementair.”

Lees ook in de serie veelbelovende startups:

• Een lerende community van starters
• Feedforward gesprekken voeren met je buddy
• Vacatureteksten die een realistisch beeld geven
• Kennis binnenhalen door medewerkers uit te ruilen