De wettelijke basis voor de inrichting van een kantoorwerkplek staat in Artikel 3.19 van het Arbobesluit. Daarin is geregeld dat een werknemer zonder gevaar voor de veiligheid, de gezondheid of het welzijn zijn arbeid kan verrichten. Daarom zijn er normen voor de minimale afmetingen, luchtvolume en bewegingsvrijheid:

• Minimaal vier vierkante meter per werknemer.
• Eén vierkante meter voor een plat beeldscherm.
• Twee vierkante meter voor een ander type beeldscherm.
• Minimaal één vierkante meter voor lees- en schrijfwerk.
• Minimaal één vierkante meter voor het uitleggen van tekeningen.
• Eén vierkante meter voor een vrijstaande of verrijdbare ladekast.
• Voor een vergaderruimte geldt minimaal twee vierkante meter per persoon.

Bedrijfskantine/ontspanningsruimte

Ook voor andere ruimten op het werk gelden normen waaraan de werkgever zich moet houden. Dat zijn ruimten die ‘nodig zijn om aan de standaard functionaliteitsbehoeften van de werknemers te voldoen’. Zo moeten werknemers rustig en ontspannen kunnen eten:

• De ruimte moet groot genoeg zijn voor het aantal werknemers dat er gebruik van maakt.
• In de ruimte moeten voldoende tafels en stoelen staan, zodat alle werknemers aan tafel kunnen zitten.
• De ontspanningsruimte moet voldoende verwarmd zijn via een brandveilige installatie en moet goed geventileerd kunnen worden.
• In de ruimte mag het niet te donker zijn, er moet voldoende daglicht binnenkomen.
• Op de eetplek mag het niet stoffig of lawaaiig zijn.
• In de ruimte waar de werknemers eten, mogen geen materialen of werkkleding worden opgeslagen.
• De ontspanningsruimte moet regelmatig worden schoongehouden.
• In de ontspanningsruimte mag niet worden gerookt.
• Als in het bedrijf wordt gewerkt met kankerverwekkende stoffen, zoals asbest of lood, dan moet de werkgever ervoor zorgen dat werknemers in een aparte ruimte kunnen eten.

Kleedruimte

Als werknemers speciale werkkleding moeten dragen, moet de werkgever zorgen voor een geschikte (om)kleedruimte. Voor mannen en vrouwen moet er een aparte ruimte zijn. De kleedruimten moeten bovendien zo dicht mogelijk bij de uiteindelijke werkplek liggen:

• De ruimte moet verwarmd zijn.
• Er moet goede ventilatie aanwezig zijn.
• In de kleedruimte moeten stoelen en/of banken staan.
• Elke werknemer moet een eigen afsluitbare plek hebben om werkkleding te kunnen bewaren.
• Natte of vieze kleding moet op een afgesloten, geventileerde plaats bewaard worden.
• De kleedruimte moet ruim genoeg zijn voor alle werknemers.

Ruimte voor borstvoeding

Werknemers met een baby moeten de mogelijkheid krijgen om onder werktijd de zuigeling in een afgesloten ruimte de borst te geven. Deze ruimte is ook verplicht om de moeder in staat te stellen om moedermelk af te kolven. Dat is geregeld in het Arbobesluit (artikel 3.48) en de Arbeidstijdenwet.

Normen lactatieruimte:

• De ruimte moet van binnenuit afgesloten kunnen worden.
• De ruimte moet voldoende privacy bieden.
• De ruimte moet voldoende rustig en afgezonderd zijn.
• In de ruimte moet een bed of rustbank staan.
• Er moet voldoende verse lucht zijn, net als eventuele voorzieningen voor klimaatbeheersing.
• In de ruimte mogen geen gevaarlijke stoffen, verontreinigingen of andere risisco's aanwezig zijn.
• Indien geen ruimte beschikbaar is, moet de werkgever de werkneemster in de gelegenheid stellen thuis te voeden of te kolven.