De Werkkostenregeling biedt juist kansen. Bijvoorbeeld om fietsen naar het werk als een volwaardig alternatief naast auto en OV in je mobiliteitsbeleid op te nemen. Op die manier verminder je parkeerproblemen en emissies en zorg je voor fittere en gezondere medewerkers. Lastig? Valt wel mee. We hebben een aantal opties op een rij gezet, maar eerst nog even de werkkostenregeling zelf.

De werkkostenregeling in een notendop

Je kunt als werkgever onbelaste vergoedingen geven aan je werknemer. Bijvoorbeeld maaltijden, kerstpakketten, maar ook een fiets. Die mogelijkheden waren en zijn niet onbegrensd. Zo geldt onder het ‘oude regime’ (voor de Werkkostenregeling) voor de fiets een maximumbedrag van € 749 per drie jaar (plus € 82 aan ‘met de fiets samenhangende zaken').

De Werkkostenregeling zegt dat je als werkgever onbelaste vergoedingen mag geven tot een maximum van 1,2% van de totale loonsom van het bedrijf (de zogenaamde vrije ruimte). Kom je boven dat bedrag, dan moet je als werkgever over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Een aantal voorzieningen die je aan je werknemer kunt verstrekken, is op nul gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Hiertoe horen de smartphone, de laptop (als het zakelijk gebruik 90% of meer is) en het ov-abonnement of de voordeelurenkaart. Ook het rentevoordeel van de personeelslening als je werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt, valt onder de nihilwaarderingen. En kilometervergoedingen tot € 0,19 komen evenmin ten laste van de vrije ruimte.

De fiets valt niet onder de nihilwaarderingen, maar moet dus uit de vrije ruimte komen. Enerzijds vervelend, maar het biedt ook mogelijkheden. Je kunt nu als werkgever zelf de frequentie van verstrekken bepalen, de hoogte van de aanschaf, het type fiets (het mag ook een e-bike of e-scooter zijn) en de aard van het gebruik. Zolang de totale uitgaven binnen een jaar maar niet buiten de vrije ruimte vallen. Wat betekent dit allemaal als je niet alleen de auto- en treinrijdende medewerker tegemoet wil komen, maar ook de fietsende collega? We komen tot zes opties:

Optie 1: dit jaar nog de oude fietsregeling

Dit jaar kun je nog gebruik maken van de oude regeling. Dus iedere medewerker die hier de afgelopen drie jaar nog geen gebruik van heeft gemaakt en voldoet aan de voorwaarden kun je dit jaar nog fiscaal vriendelijk een fiets vergoeden of verstrekken. Je bent wel gebonden aan de € 749. De komende jaren hoef je dan qua fietsen geen beroep te doen op de vrije ruimte in de Werkkostenregeling. We adviseren je wel na te denken over een alternatief voor medewerkers die na 1 januari 2015 in dienst komen. Daar kun je een van de volgende opties voor gebruiken.

Optie 2: reiskostenvergoeding voor fietsers

Je mag iedere medewerker onbelast een reiskostenvergoeding geven van € 0,19 per kilometer, ook de fietser, ook als deze binnen een straal van 10 kilometer van de zaak woont.

Optie 3: volledig los gaan met fietsstimulering

Als de vrije ruimte voor jouw bedrijf geen beperkende factor is (door de hoge loonsom) dan biedt de Werkkostenregeling nieuwe kansen om fietsen naar het werk te stimuleren. In principe zou je dan iedere medewerker van een fiets kunnen voorzien en omdat e-bikes en speed e-bikes ook mogen, hoef je je niet te beperken tot medewerkers die binnen een straal van 10 kilometer van het werk wonen. Ook reisafstanden van 30 kilometer horen met een speed e-bike tot de mogelijkheden.

Optie 4: fietsstimulering passend bij een krappe vrije ruimte

Voor werkgevers die minder ruim in de loonsom zitten, blijven er mogelijkheden om fietsen naar het werk te stimuleren. Ook het vergoeden van een fiets blijft mogelijk. Je hoeft namelijk niet de hele fiets te vergoeden. Je kunt er als werkgever ook voor kiezen om een deel te vergoeden, passend binnen die krappe vrije ruimte. Voor medewerkers met een laag salaris is het fiscale voordeel sowieso minder dan van medewerkers met een hoog salaris. Niet zo raar om ervoor te kiezen om de aanschaf van een fiets met een lager bedrag te vergoeden. Door de vergoeding te combineren met de uitbetaling van het vakantiegeld, vergroot je het fiscale voordeel van je medewerker.

Optie 5: leasen van fietsen

Net zoals je auto’s kunt leasen, is het ook mogelijk om fietsen voor je medewerkers te leasen. Dit is met name interessant voor duurdere fietsen of e-bikes en kan zowel binnen de Werkkostenregeling als erbuiten. Je kunt zelf kiezen welk bedrag je bruto verstrekt als vergoeding. Leasen maakt het mogelijk kosten te spreiden en je medewerkers te ontzorgen (rijklaar afleveren, pech onderweg service, etc.) net als je dat doet met medewerkers die de beschikking krijgen over een leaseauto.

Optie 6: renteloze lening

De laatste optie maakt gebruik van de mogelijkheid in de Werkkostenregeling dat het rentevoordeel van een personeelslening voor de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter, valt onder de nihilwaarderingen. Een werkgever kan een medewerker probleemloos een renteloze lening geven en bijvoorbeeld laten terugbetalen met de reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer.

We zijn erg benieuwd hoe jij als werkgever of hoe jouw werkgever omgaat met de fiets en de Werkkostenregeling. Reacties zijn welkom.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------