Weer uitstel Wet Loontransparantie? Laat je niet verrassen door je eigen loonkloof! Vijf stappen om vandaag al grip te krijgen

De extra tijd is juist een kans om nu al inzicht te krijgen in je loonkloof en je beloningsbeleid. Zo heb je straks meer tijd om de verschillen te verklaren en waar nodig weg te werken.

Op Prinsjesdag ging de meeste aandacht uit naar de koopkracht, de AOW en het doorschuiven van de WW-ingreep. Tussen neus en lippen door kwam ook de Wet Loontransparantie ter sprake. Lees hieronder wat er op werkgevers afkomt en welke stappen je nu al kunt zetten om grip te krijgen op het beloningsbeleid.

Wat komt er op werkgevers af?

Werkgevers met 100 of meer werknemers krijgen een rapportageverplichting over beloningsverschillen tussen vrouwen en mannen. Daarnaast moeten werkgevers kunnen onderbouwen hoe functies worden gewaardeerd en welke objectieve en genderneutrale criteria zij gebruiken voor beloning en salarisgroei.

Sollicitanten mogen niet meer worden gevraagd naar hun eerdere salaris. Werknemers krijgen bovendien recht op informatie over hun eigen beloningsniveau en gemiddelde beloningsniveaus, uitgesplitst naar geslacht van collega’s die hetzelfde of gelijkwaardig werk doen.

Loonevaluatie

Is het gemiddelde loonverschil tussen vrouwen en mannen binnen een categorie werknemers 5% of meer, kun je dit verschil niet verklaren met objectieve en genderneutrale criteria en is het verschil na zes maanden nog niet verholpen? Dan moet je een loonevaluatie uitvoeren. Daarin onderzoek je waar de loonverschillen vandaan komen en welke maatregelen nodig zijn om ongerechtvaardigde verschillen aan te pakken.

Loontransparantie gaat dus niet alleen over rapporteren. Het gaat ook over de vraag of je verschillen kunt verklaren en indien nodig kunt bijstellen. Dat werkt direct door in de manier waarop je functies waardeert, salarissen vaststelt en beloningsbeleid toepast.

Waarom je niet moet wachten

Veel HR-professionals weten nog niet wat een eerste analyse boven water haalt. Dat wil niet automatisch zeggen dat er ongewenste verschillen zijn. Het betekent wel dat het vragen kan oproepen. Hoeveel medewerkers kloppen straks bij je aan voor uitleg? Zie je terugkerende patronen? En kun je die verschillen goed onderbouwen?

Begin je nu met analyseren, dan win je tijd om bevindingen te begrijpen, keuzes te verklaren en beleid waar nodig aan te passen. Je wilt je eigen loonkloof niet pas leren kennen als de rapportageverplichting een feit is.

Vijf stappen om vandaag al grip te krijgen

1.Breng de loonkloof in kaart

De cijfers zijn het startpunt. Zonder kennis van je loonkloof kun je verschillen moeilijk verklaren of gericht onderzoeken. Een eerste analyse hoeft niet veel tijd te kosten. Werk je met moderne HR-software, dan haal je de meeste gegevens eenvoudig op uit je HR- en salarisadministratie.

Hoe sneller je de cijfers op tafel hebt, hoe meer tijd je overhoudt voor het belangrijke werk: begrijpen waar verschillen vandaan komen en hoe je ze duidelijk kunt uitleggen.

2.Maak functies objectief vergelijkbaar

Het principe klinkt eenvoudig: gelijkwaardig werk krijgt een gelijkwaardige beloning. In de praktijk is dat lastiger. Organisaties groeien, functies veranderen en verantwoordelijkheden verschuiven. Na verloop van tijd is daardoor soms niet meer duidelijk welke functies vergelijkbaar zijn. Een functietitel geeft ook niet altijd uitsluitsel. Functies met verschillende namen kunnen vergelijkbare kennis, vaardigheden en verantwoordelijkheden bevatten.

Het wetsvoorstel schrijft voor dat werkgevers objectieve en genderneutrale systemen voor functiewaardering en functie-indeling gebruiken. Daarbij gaat het onder meer om vaardigheden, verantwoordelijkheden, inspanningen en arbeidsomstandigheden. Je kijkt dus naar de inhoud van de functie, niet naar wie het uitvoert.

Een verpleegkundige en een technisch specialist doen bijvoorbeeld heel verschillend werk, maar kunnen op basis van objectieve criteria wel als gelijkwaardig worden gewaardeerd.

3.Onderbouw inschaling en salarisgroei

Niet ieder salarisverschil wijst op een probleem. Werkervaring, opleiding en aantoonbare prestaties kunnen een verschil rechtvaardigen. Het wordt lastiger als je een verschil ziet, maar niet kunt uitleggen waar het vandaan komt. Bijvoorbeeld door afspraken uit het verleden, individuele onderhandelingen of keuzes die nergens zijn vastgelegd.

Focus je daarom op twee momenten. Het eerste is de indiensttreding: worden uitgangspunten zoals ervaring en opleiding voor iedereen op dezelfde manier toegepast bij het vaststellen van het salaris? Controleer per functie of de huidige salarissen binnen je salarishuis passen.

Het tweede moment zijn de (periodieke) verhogingen. Liggen die vast in een cao? Zijn ze gekoppeld aan heldere prestatieafspraken? Of hangt een loonsverhoging vooral af van individuele onderhandelingen?

Leg salarisafspraken en wijzigingen goed vast in je HR-administratie. Dan zie je niet alleen wat iemand verdient, maar ook hoe dat salaris tot stand is gekomen. Zo kun je verschillen beter verklaren en controleren of salarisgroei voor iedereen volgens dezelfde uitgangspunten verloopt.

4.Zorg dat je data compleet, betrouwbaar en toegankelijk is

Beloning is meer dan alleen het basissalaris. Ook aanvullende en variabele beloningen spelen een rol, zoals bonussen, provisies, toeslagen en overwerkvergoedingen. In de voorgestelde rapportage worden zowel het brutoloon als aanvullende en variabele looncomponenten meegenomen.

In veel organisaties staan salaris-, functie-, contract- en personeelsgegevens verspreid over verschillende systemen en spreadsheets. Dat kost extra uitzoekwerk en kan analyses ingewikkeld maken. Zeker als een medewerker of leidinggevende snel een onderbouwd antwoord wil.

Werk daarom bij voorkeur vanuit één bron voor analyses en rapportages met actuele, complete en toegankelijke beloningsdata. Zo analyseer je afwijkingen sneller, beantwoord je vragen makkelijker en stel je rapportages eenvoudiger op.

5.Bereid de gesprekken voor

Hier komt alles samen. Loontransparantie gaat uiteindelijk over mensen. Meer inzicht kan leiden tot meer vragen van medewerkers, leidinggevenden, ondernemingsraden en bestuurders.

Wat doe je als een trouwe medewerker boos bij je binnenloopt met de vraag waarom hij aanzienlijk minder verdient dan zijn nieuwe collega? Heb je dan alleen een getal beschikbaar, zonder uitleg over de beloningsprincipes erachter? Dan blijft er weinig ruimte over voor een goed gesprek. Kun je uitleggen hoe functies worden gewaardeerd, hoe salarissen worden vastgesteld en welke criteria gelden voor salarisgroei? Dan heb je een veel beter vertrekpunt.

Dat vraagt ook iets van leidinggevenden. Weten zij hoe salarissen tot stand komen en kunnen zij de verschillen helder toelichten aan medewerkers?

Wie daar vandaag al in investeert, bereidt zich niet alleen voor op de nieuwe verplichtingen, maar werkt ook aan een inzichtelijk en toegankelijk beloningsbeleid.

Van getal naar verhaal

Medewerkers willen steeds beter begrijpen hoe beslissingen over beloning tot stand komen. De Wet Loontransparantie maakt een deel daarvan straks verplicht, maar transparantie begint niet bij de eerste rapportage. Het begint met inzicht in je loonkloof, functies die je objectief kunt vergelijken, duidelijke grondslagen voor beloning die je kunt onderbouwen en data die op orde is.

De vraag is niet alleen of je weet hoe groot je loonkloof is, maar of je beschikt over alle bouwstenen voor een helder verhaal achter de cijfers.