Volgens advocaat en docent van de masterclass Medezeggenschap vanuit HR-perspectief Marlies Mellema lopen HR-professionals in de praktijk zelden tegen één specifiek probleem aan. De uitdagingen liggen op verschillende vlakken.
Wanneer moet de ondernemingsraad worden betrokken? Is een voorgenomen besluit advies- of instemmingsplichtig? En hoe ga je om met een ondernemingsraad die juist heel actief is of juist afwachtend reageert?
Daar komt bij dat de samenwerking niet altijd op een blanco vel begint. Als er in het verleden iets is misgegaan, kan wantrouwen tussen bestuurder en ondernemingsraad een goed verloop van advies- en instemmingstrajecten in de weg staan.
Marlies: “HR bevindt zich vaak tussen bestuurder en ondernemingsraad in. De bestuurder neemt het besluit, maar HR voert vaak het gesprek met de OR. Juist daarom is het belangrijk dat HR de communicatie goed stroomlijnt en ervoor zorgt dat de ondernemingsraad tijdig wordt betrokken, zonder verantwoordelijkheden van de bestuurder over te nemen.”
Ook ziet zij dat zowel HR als management regelmatig vragen heeft over de toepassing van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). “Besluiten worden soms genomen zonder dat men zich realiseert dat de ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft. Dat is meestal geen onwil, maar een gebrek aan kennis. Toch kan het leiden tot wantrouwen.”
Marlies Mellema, Advocaat, organisatieadviseur, trainer
Tegelijkertijd verandert de manier waarop organisaties met medezeggenschap omgaan. Ondernemingsraden worden steeds vaker al vroeg betrokken bij belangrijke veranderingen. Dat biedt kansen voor een gelijkwaardig partnerschap, maar vraagt ook om duidelijke afspraken over rollen, verwachtingen en het moment waarop de formele medezeggenschapsprocedure begint.
Hoe dat er in de praktijk uitziet, blijkt uit de ervaringen van twee deelnemers aan de masterclass van HR Academy.
Vertrouwen als basis voor partnerschap
De beweging richting partnerschap is zichtbaar, maar niet vanzelfsprekend, vertelt HR-adviseur Irene Pauwelsen. “Dat is sterk afhankelijk van de geschiedenis binnen een organisatie. Is er veel oud zeer of zijn er vaste patronen ontstaan, dan is het lastig om tot partnerschap te komen. Heb je een nieuwe OR en een bestuurder die constructief in de samenwerking staat, dan kun je veel makkelijker samen groeien.”
Ook Lead HR Business Partner Ruth van Gelder ziet partnerschap als de enige werkbare route: “De relatie tussen OR en HR of management is key. Zolang mensen het gevoel hebben dat ze worden meegenomen in wat er speelt, beweegt de OR veel makkelijker mee dan wanneer zij alleen per onderwerp worden bijgepraat.”
Waar het in de praktijk vaak misgaat
Op papier lijkt medezeggenschap overzichtelijk: de Wet op de ondernemingsraden (WOR) geeft aan wanneer de OR advies- of instemmingsrecht heeft. Toch blijkt de praktijk vaak weerbarstiger. Niet zozeer door de wet zelf, maar door de manier waarop bestuurder, HR en ondernemingsraad met elkaar samenwerken.
Irene ziet dat organisaties soms worstelen met praktische vragen. “Wanneer betrek je de OR? Hoe houd je de vaart in processen? En hoe zorg je ervoor dat je samenwerkt zonder dat er verborgen agenda’s ontstaan?” Ook het bereiken van de achterban en het opbouwen van wederzijds vertrouwen zijn volgens haar belangrijke aandachtspunten.
Ruth herkent vooral het belang van de onderlinge relatie. “Als er in de basis weinig vertrouwen is tussen HR, management en de OR, blijft dat in alle interacties doorwerken, ondanks de beste bedoelingen.” Volgens haar is het daarom belangrijk dat de OR niet alleen wordt geïnformeerd wanneer een formeel advies of instemming nodig is, maar ook tussentijds wordt meegenomen in wat er speelt.
Ruth van Gelder, Lead HR Business Partner
Juist daar ligt volgens beiden een belangrijke uitdaging voor HR: niet alleen de wettelijke procedures goed organiseren, maar ook investeren in een open samenwerking waarin verwachtingen worden uitgesproken en partijen elkaar weten te vinden.
De grootste misvatting: de OR zorgt voor vertraging
Veel organisaties zien de ondernemingsraad nog als een extra stap in het besluitvormingsproces. Maar ontstaat vertraging meestal niet door de OR zelf, maar doordat de raad te laat wordt betrokken of onvoldoende context krijgt?
Irene noemt als succesfactor het vooraf maken van duidelijke afspraken. “Spreek spelregels af, lever aanvragen tijdig en compleet aan en zorg voor goed contact, ook buiten de formele overleggen.”
Ruth benadrukt vooral het belang van informeel contact. “Door de OR regelmatig mee te nemen in het grotere geheel, begrijpen zij losse onderwerpen sneller en kun je gezamenlijk optrekken.”
De les die beiden trekken, is dat investeren in de relatie uiteindelijk juist tijd oplevert. Wanneer er vertrouwen is en verwachtingen over en weer helder zijn, verloopt het formele advies- of instemmingstraject vaak sneller en soepeler.
Bij veel beslissingen krijgt u te maken met medezeggenschap. U wilt een goede verstandhouding tussen alle betrokken partijen en u wilt dat de Ondernemingsraad mee gaat in de plannen die de bestuurder voor ogen heeft. HR speelt hierin een belangrijke rol. In deze masterclass leert u hoe u binnen de regels van de WOR een constructieve en effectieve samenwerking met de OR creëert.
HR als verbinder tussen bestuurder en ondernemingsraad
Waar de bestuurder formeel het gesprek voert met de ondernemingsraad, zien zowel Ruth als Irene voor HR een belangrijke rol achter én aan tafel. Niet als degene die de besluitvorming overneemt, maar als verbinder, adviseur en sparringpartner.
Volgens Irene ligt de kracht van HR in de combinatie van inhoudelijke expertise en proceskennis. “HR kan de bestuurder helpen bij de voorbereiding van advies- en instemmingsaanvragen, complexe vraagstukken toelichten en signalen vanuit de OR meenemen naar de bestuurder.” Ook tijdens het overleg ziet zij een rol voor HR. “Je kunt bemiddelen als dat nodig is en meedenken over hoe je de medezeggenschap binnen de organisatie goed vormgeeft.”
Ruth benadrukt vooral de strategische positie van HR. Zij ziet HR als de schakel tussen ondernemingsraad, management en business. “Je moet strategisch en tactisch kunnen laveren tussen de OR en de business, steeds met oog voor wat de organisatie nodig heeft.” Wanneer de verhoudingen onder druk staan, kan HR bovendien een buffer vormen en bijdragen aan het herstellen van de dialoog.
Beiden zijn het erover eens dat de rol van HR verder gaat dan het bewaken van procedures. Door partijen vroegtijdig met elkaar in gesprek te brengen, verwachtingen te managen en vertrouwen op te bouwen, kan HR bijdragen aan een constructieve samenwerking.
Juist die verbindende rol maakt volgens hen het verschil tussen medezeggenschap als verplichte processtap en medezeggenschap als strategisch partnerschap.
Irene Pauwelsen, HR-adviseur
De HR-professional als aanjager van samenwerking
De gesprekken laten zien dat de rol van HR bij medezeggenschap de afgelopen jaren is veranderd. Waar HR vroeger vooral toezag op een zorgvuldig proces en de juiste procedures, verwachten organisaties steeds vaker dat HR ook de samenwerking tussen bestuurder en ondernemingsraad actief ondersteunt.
Dat vraagt om een professionele balans. Enerzijds moet HR de wettelijke kaders kennen en bewaken. Anderzijds vraagt de praktijk om sensitiviteit: weten wanneer je de OR betrekt, signalen uit de organisatie oppakken en het gesprek blijven voeren, ook als er nog geen formeel advies- of instemmingstraject loopt.
Beide deelnemers herkennen die ontwikkeling. Irene geeft aan dat zij heeft geleerd zich in het contact met de OR ‘warm zakelijk’ op te stellen: betrokken, maar ook duidelijk over rollen en verantwoordelijkheden. Ruth benadrukt het belang van een proactieve houding. Volgens haar moet HR niet afwachten, maar initiatief nemen, verbinding organiseren en waar nodig positie kiezen.
Hun advies aan andere HR-professionals? Investeer in de relatie met de ondernemingsraad. Niet alleen tijdens de formele overlegmomenten, maar juist ook daarbuiten. Een informeel gesprek, een gezamenlijke sessie over verwachtingen of simpelweg regelmatig contact kan veel wantrouwen voorkomen. Want hoe beter de relatie, hoe soepeler de samenwerking verloopt wanneer er belangrijke besluiten op tafel liggen.
Gerelateerd
Per 1 januari 2027 moeten werkgevers aantonen dat ze gelijk werk gelijk belonen. Wat betekent dit concreet voor jouw organisatie? In deze live online training leer je de nieuwe verplichtingen, rapportage-eisen en hoe je een praktisch plan van aanpak opstelt.
