Flexibele workforce management-tool voor complexe processen bij Nyrstar

Nyrstar is een internationaal metaalbedrijf met activiteiten in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Australië. De multinational met hoofdkantoor in het Nederlandse Budel heeft ook twee vestigingen in België. De zinksmelterij in Balen behoort tot de grootste ter wereld. De site in Pelt heeft naast smelt- en gietinstallaties ook één van de grootste oxidewasinstallaties van Europa. De twee locaties zijn complementair en sterk geïntegreerd. Op beide sites zijn op dit moment meer dan 600 medewerkers aan de slag.

Complexe omgeving, speciale vereisten

“Met zoveel medewerkers en verschillende roosters, ploegensystemen, premies, vergoedingen en dergelijke is Nyrstar een complexe omgeving”, legt Stephanie Clé (HR-Specialiste) uit .“Zo’n omgeving heeft een complete en flexibele workforce management oplossing nodig. Voor ons betekent dat naast tijd- en aanwezigheidsregistratie ook verlofbeheer, shiftplanning, opvolging van overuren enzovoort. Daarnaast zijn een maximale integratie van deze oplossing met andere soft- en hardware en een selfservice mogelijkheid voor onze medewerkers ook belangrijk.”

Alles in één workforce management-tool

Nyrstar vond deze oplossing bij Syntegro. Van tijdregistratie tot personeelsplanning, werknemer selfservice, automatisering van premies en overuren en koppelingen met andere software; met de workforce management software van Syntegro heeft Nyrstar alles binnen handbereik.

“Door de samenwerking met Syntegro verloopt de tijdregistratie sneller, gemakkelijker en correct. Verder is er geen manuele controle meer nodig, wat ons een flinke tijdwinst oplevert. Bovendien is de tijdregistratietool gekoppeld aan onze prikklokken van SERIS. Door deze koppeling hoeven wij dus niet te investeren in nieuwe exemplaren. Ook de koppeling met Microsoft Office en het salarispakket verloopt naadloos en maakt ons werk heel wat lichter.
Dat doet ook de bijzonder duidelijke en gebruiksvriendelijke oplossing voor personeelsplanning die Syntegro volledig op maat van ons bedrijf configureerde.

‘We realiseren tijd- en efficiëntiewinst, kunnen besparen op investeringen en hebben voortdurend toegang tot informatie om onze werking te optimaliseren’

“Onze collega’s zijn enthousiast over de selfservice-module die zij via een applicatie op hun smartphone of laptop kunnen raadplegen. Daar hebben zij toegang tot de tijdregistratie en personeelsplanning en kunnen ze verlof aanvragen, declaraties indienen enzovoort. De meerwaarde van deze applicatie voor hen en hun leidinggevenden is groot: meer eigenaarschap en verantwoordelijkheden en minder omslachtige communicatie.
Dat is nog meer het geval voor onze mensen van de nachtdienst Zij kunnen in verschillende fases, binnen bepaalde grenzen en mits goedkeuring van hun teamleader hun eigen werkrooster helemaal zelf bepalen.

Bovendien realiseren we een enorme tijd- en efficiëntiewinst nu de toekenning van premies en overuren op basis van de tijdregistratie en planning helemaal geautomatiseerd verloopt. Tenslotte zorgt een automatische en uitgebreide rapportage ervoor dat iedereen gepaste toegang heeft tot actuele informatie. Daarmee kunnen wij onze werking voortdurend optimaliseren.”

De kracht van Syntegro

De voordelen van de workforce management tool van Syntegro zijn groot, benadrukt Stephanie. Volgens haar schuilt de kracht van de oplossing vooral in de manier waarop Syntegro zijn software configureerde op maat van Nyrstar. En dat kan alleen door aandachtig te luisteren, mee te denken en betrokken te blijven tijdens het gehele proces.

‘Syntegro is een meedenkende, betrouwbare partner die flexibele oplossingen op maat levert voor complexe werkomgevingen’

“Wij hadden inderdaad heel wat speciale vereisten en behoeften. De mensen van Syntegro dachten van in het begin met ons mee. Ze luisterden naar onze problemen en gingen daar heel oplossingsgericht mee aan de slag. Syntegro is een uitermate betrokken partner die in het hele implementatieproces, dat toch meer dan een jaar duurde, dichtbij bleef en ook vandaag bereikbaar blijft.

Omdat Syntegro geen maatwerksoftware ontwikkelt, maar flexibele standaardoplossingen configureert tot een oplossing op maat, kan het bedrijf bovendien snel schakelen en oplossingen aanpassen aan de veranderende behoeften van een complexe werkomgeving zoals de onze.”

Uitdagingen

• Gelijktijdige vervanging van een tijdregistratiesysteem en planningstools
• Optimale personeelsbezetting waarbij ook rekening gehouden wordt met de wensen van de medewerkers
• Integratie van verlofadministratie, tijdregistratie en planning
• Koppeling met bestaande prikklokken en andere softwarepakketten

Oplossing

• Gebruiksvriendelijke en eenvoudig te beheren tijdregistratie
• Personeelsplanning met mogelijkheid tot zelfroostering
• Selfservice via PC en smartphone voor medewerkers en leidinggevenden
• Automatisatie van verlofaanvragen, toekenning premies, overuren enzovoort
• Uitgebreide rapportage

Voordelen

• Eén volledige geïntegreerde workforce management-oplossing
• Tijdswinst dankzij een volledige automatisatie en efficiëntere workflows
• Tevreden medewerkers door de digitale selfservice mogelijkheden
• Snelle ROI omdat het standaard software is die volledig op maat geconfigureerd werd
• Meedenkende en betrouwbare partner