Kun je ons meenemen wat er is gebeurt. Waar je staat en welke keuzes je hebt moeten maken?

Frency Thijs, adviseur Procesverbetering en Implementatie binnen het Radboud UMC: “Op de eerste dag van de coronacrisis mocht ik alle coördinaties op mij nemen met betrekking tot afdelingen die ingericht moesten worden. Verhuizingen intern van alle patiëntlogistieke zaken. Ic-bedden opplussen. Patiënten van reguliere afdelingen naar niet-corona afdelingen verhuizen en er moesten specifieke corona afdelingen worden opgericht. Facilitair, logistiek en ict-technisch een hele operatie.“

Willem ter Voert, Manager catering Provincie Gelderland: “Wij hadden voor corona een capaciteitsprobleem. Te veel mensen en te weinig kantoor. Ik heb bijvoorbeeld 34 vergaderzalen. Op dinsdag en donderdag zaten die altijd vol en huurde ik externe capaciteit in maar verwacht dat in de toekomst niet meer nodig te hebben. Evenementen en restaurant zullen allemaal minder worden. Ben druk aan het denken met een paar collega’s hoe we dat oplossen.”

Marlene Sybrandy, Head of Performance FM ABN AMRO: ““De grootste verandering is natuurlijk dat we nog steeds vanuit huis werken. En dat blijkt boven verwachting goed te gaan. De dienstverlening is daar in korte periode op aangepast, afgeschaald of gestopt. Beveiliging was afgeschaald maar nu weer opgeschaald om aan crowdmanagement te doen. We zijn nu aan het beginnen met terug naar kantoor te gaan. 25 Procent komt sinds 1 juli weer naar kantoor. Dat is de norm die we nu hebben gesteld. Voor specifieke werkzaamheden als ontmoeten en samenwerken. We kunnen eigenlijk wel 40 procent aan in de 1,5 meter economie maar we zijn nu met aantal partijen in gesprek om meer permanente afspraken te maken voor de nieuwe situatie. We denken nu al dat het echt wel een tijd gaat duren voor we weer op het oude niveau zitten. We hebben in de hectische eerste periode allemaal tijdelijke afspraken gemaakt, maar bijvoorbeeld voor catering kijken we nu hoe we het het komende jaar gaan doen."

Wordt er ook in middelen voorzien aan mensen die thuiswerken

Frency: “Iedereen binnen Radboud krijgt de mogelijkheid een thuiswerkplek in te richten. Krijgen middelen aangeboden zoals stoel, computer, bureau.”

Willem: “Iedere ambtenaar krijgt een budget van 1000 euro. Met een aantal eisen, zoals een bureau moet op hoogte verstelbaar zijn. Ook aan stoelen stellen we eisen. Daarvoor hebben we een link doorgestuurd van onze leverancier van stoelen en beeldschermen.”

Marlene: “We hebben dat nog niet geregeld. We zijn nu aan het kijken wat de permanente regeling wordt of het een soort Buy your own wordt waarbij je een budget krijgt. Voor de tijdelijke situatie kon je een stoel van kantoor ophalen, maar daar is relatief weinig gebruik van gemaakt. Beeldschermen met voordelige actie en deels gratis, die waren afgeschreven en in de opslag stonden. Verder hadden we een personeelsactie waar men bureaustoelen in allerlei kleuren tegen forse korting kon kopen en daar hebben best veel mensen gebruik van gemaakt. Maar we werken aan een permanente regeling.”

Hoe ga je om met de lopende contracten voor jullie werkomgeving zoals catering en beveiliging? Hebben jullie die opengebroken of nieuwe afspraken gemaakt?

Frency: “De meeste contracten zijn uitgebreid met meer personeel, bijvoorbeeld schoonmaak. En we hebben nog steeds dezelfde samenwerking met  dezelfde contracten.”

Willem: "We hebben alles in eigen beheer. Wat we wel hebben gedaan is de 7 mensen die we op uitzendbasis hebben werken en die per 1 juni in vaste dienst zouden komen door te betalen tot het einde van het jaar.
We moeten toch wat diensten verrichten. Ons team is daarvoor opgedeeld in 2 ploegen. Mensen uit ploeg Awerken op maandag en uit ploeg B op dinsdag, woensdag weer ploeg A en zo verder. Gisteren is ons bedrijfsrestaurant weer langzaam opengegaan. Het begint nu weer wat te draaien.”

Marlene: “We hebben contracten niet opengebroken maar wel aanvullende afspraken gemaakt. Kijken nu naar een meer permanente situatie in hoeverre kunnen we dat doen binnen de huidige contractuele afspraken. Wordt nog wel een issue Wanneer verwachten we weer dat we op een interessant volume zitten voor bedrijfsrestaurant. Die zijn nog steeds gesloten en zie ik nog niet zo snel open gaan."

Willem: “Wat ik zelf hoor van institutionele cateraars dat het door thuiswerken en minder vergaderen niet meer dan 70% van het oorspronkelijke volume zal zijn.”

Hebben jullie al stappen gezet om medewerkers plekken te laten reserveren? Zodat je van tevoren weet hoeveel er komen. Zodat medewerkers zelf regie krijgen.

Willem: “We hebben het hele pand coronaproof gemaakt. Van de 650 arbowerkplekken hebben we 300 over. Er zijn per dag 80 tot 150 bezet. Kun je intekenen voor een team. En krijg je per dag een aantal werklandschappen op corona-afstand. Ik merk nu wel dat mensen zoeken naar sociale cohesie."

Waarom komen mensen naar kantoor? Waarom zouden ze dat überhaupt willen? Thuis is ook goed.

Marlene: Er is digitaal veel meer mogelijk dan gedacht. Productiviteit is door thuiswerken zelfs gestegen. Onze kantoren waren voor corona heel vol. Nu heeft men veel meer focus door thuis te werken. Maar het ontmoeten en samenwerken wordt gemist. We zien dat de waarde van kantoor ligt op de as van ontmoeten, samenwerken, leren van elkaar. Alles wat je samen doet en waar energie in de groep van belang is voor de productiviteit. Creativiteit staat echt wel onder druk door het thuiswerken.”

Frency: “Volledig mee eens. Bij ons probeert iedere divisie op een eigen manier de cohesie terug te brengen. Zelf hebben we met ons eigen afdeling lunch gehad in een heel groot park. Om even te vragen hoe het met je gaat. Wat doe je en waar loop je tegenaan. Belangrijk om te spreken over het gevoel van medewerkers. Mensen hadden het gevoel dat ze er minder toe deden als ze thuis werkten. Terwijl dit absoluut niet zo was.”

Op de dinsdag en donderdag is er vaak een piek op kantoor. Hier geeft iemand aan: op die dagen vergaderen besturen en dan is de rest er ook. Hoe spreid je dat?

Willem: “Dat valt niet te sturen. Maar never waste a good crisis. Je moet dadelijk goed weten waarom je eigenlijk naar kantoor komt. Als je thuis goed kan werken, blijf dan gewoon thuis. Voorheen huurde ik extra vergaderruimten op dinsdag en donderdag. En vrijdags kun je het bekende kanon afschieten.”

Marlene: “Voor corona was ook bij ons de weekspreiding vrij slecht. Hebben we nooit op gestuurd. We hanteren nu de norm van 25 procent maximaal. We denken in de toekomst veel meer remote te gaan werken. En dan moet je er wel op gaan sturen. Wat we zien is dat men best bereid is er naar te kijken. We hebben er nooit naar gekeken omdat we ervan uitgaan dat mensen met kinderen op woensdag vrij zijn en anderen op vrijdag roostervrij hebben, Maar de bereidheid van medewerkers te spreiden is groter dan we op voorhand aannamen. Als we dat per team bespreekbaar maken, is er veel meer mogelijkheid om daar op te sturen. Afdwingen is geen optie. Verbieden op kantoor te komen gaat niet werken.”

Willem: "En te faciliteren."

Marlene: Ja, je kunt inderdaad wel sturen door je kantoor anders in te richten. We hebben een pilot met kritieke teams gedaan om te kijken hoe we terug kunnen opschalen. De emotie was toen ‘Dan kom ik op kantoor en zit ik nog de hele dag achter teams.’ Het praatje bij het koffiezetapparaat was er dan ook niet meer bij. Door je kantoor anders in te richten kun je mensen andere keuzes laten maken.”

Hebben jullie ook mensen die werk en privé niet willen mengen en gewoon naar kantoor willen komen?

Willem: “Dat kan bij ons. Dan treedt je in overleg met je teamleider. En geef je aan dat je thuissituatie zo is dat het niet gaat lukken. In het begin van de crisis waren er 30 tot 40 van de mensen binnen. Nu zijn dat er ongeveer 150.”

Marlene: “We hebben een enquête gehouden onder alle medewerkers. Driekwart van de mensen wil minimaal 2 of meer dagen thuiswerken. Maar 5 procent wil 5 dagen op kantoor werken. Als het echt niet kan om bepaalde redenen dan is dat oké. Maar niet willen is geen optie. Remote werken is een onomkeerbare trend waar mensen in mee zullen moeten. We gaan het niet afdwingen maar wel zo goed mogelijk faciliteren.”

Frency: “Bij ons is het een andere situatie. Meer patiënten, is meer medewerkers. Een deel moet telefonisch via videoconsult. Bij de ondersteunende diensten zie je een 50/50 verdeling.”

Willem: "Het moet dadelijk een feestje worden als je naar kantoor komt. Doe je klus thuis, heb je mensen nodig dan ga je naar kantoor. Dat moeten wij als facilitaire dienst optimaal faciliteren."