Nadeel van het cafetariastelsel was dat dit alles gevolgen kon hebben voor de pensioengrondslag, de grondslag voor de werknemersverzekeringen en enkele loongerelateerde inkomensbestanddelen. Maar sinds 24 september 2008 hoeft het pensioengevend loon bij inruil van alle vrije vergoedingen en verstrekkingen niet langer te worden verlaagd en is het voor werknemers nog aantrekkelijker geworden om deel te nemen aan een cafetariaregeling.

Ruilsysteem van beloningsbestanddelen
Binnen een cafetariaregeling kan een beloningsbestanddeel, zoals brutoloon, vakantiedagen, vakantiegeld, een tantième of een eindejaarsuitkering worden ‘geruild’ tegen een fiscaal vriendelijke beloning, zoals een fiets, een auto of een pensioenregeling. Overigens is het vakantiegeld, voor zover dit het wettelijk minimum bedraagt niet ‘in te zetten’.

Er is wel een aantal voorwaarden aan de cafetariaregeling verbonden, die de werkgever daarbij in acht moet nemen. De basis daarvan vormt mede een al wat ouder besluit van het ministerie van Financiën van december 2005. In elk geval dient aan de onderstaande voorwaarden te worden voldaan:

• de cafetariaregeling moet schriftelijk zijn vastgelegd, in bijvoorbeeld de (aanvullende) arbeidsovereenkomst;
• er moet uitdrukkelijk sprake zijn van een uitruil van loonbestanddelen en niet van een betalingsregeling;
• de uitruil moet betrekking hebben op toekomstige loonbestanddelen;
• een uitruil van loonbestanddelen moet realiteitswaarde hebben, waarvan het geval als werknemers een ‘structurele’ keuzemogelijkheid hebben.

Let op
Als u met een werknemer een incidentele keuzemogelijkheid overeenkomt, bestaat het risico dat de regeling de laatstgenoemde realiteitswaarde mist en dat de Belastingdienst de regeling daardoor niet accepteert binnen het cafetariamodel. Bovendien is het zaak dat u niet in strijd met de wet handelt, bijvoorbeeld dat het aantal vakantiedagen na uitruil hiervan beneden het wettelijk minimum komt. En ook accepteert de Belastingdienst regelingen die ‘voorspelbaar nadelig’ zijn en praktische betekenis missen niet.

Richtlijnen fiscus
Een cafetariasysteem moet volgens de richtlijnen van de Belastingdienst voldoen aan de zogenoemde realiteitswaarde: een wijziging van een arbeidsvoorwaarde houdt feitelijk een nieuwe arbeidsovereenkomst in en de consequenties daarvan moeten doorwerken in de andere loongerelateerde emolumenten. Alleen als sprake is van een schriftelijk overeengekomen verlaging van toekomstig brutoloon, een verlaging met realiteitswaarde, wordt het bedrag waarmee het brutoloon is verlaagd niet als belast loon aangemerkt. De realiteitswaarde wordt in de praktijk aannemelijk bevonden, als de verlaging doorwerkt in de hoogte van inkomensafhankelijke betalingen of uitkeringen, voor zover het verlaagde brutoloonbestanddeel daarvan deel uitmaakt. Een verlaging van het bruto maandsalaris heeft niet alleen invloed op de hoogte van het vakantiegeld, het loon dat tijdens ziekte wordt doorbetaald en de mogelijke toekomstige uitkeringen op grond van de werknemersverzekeringen, maar ook bijvoorbeeld op het bruto uurloon, waarover de overwerktoeslag wordt berekend.

Tip
Bereid de regeling voor met een deskundige. Leg uw plannen zonodig aan de Belastingdienst voor en vraag om deze voor akkoord te ondertekenen. Met het akkoord van de fiscus heeft u de zekerheid dat u achteraf niet met nare naheffingen en boetes als gevolg van de invoering/wijziging van uw bedrijfscafetariamodel komt te zitten. Natuurlijk moet u dan ook overeenkomstig de geaccordeerde regeling handelen.

Pensioengevend loon
Per 24 september 2008 keurt de staatssecretaris van Financiën goed dat bij inruil van loonbestanddelen (cafetariaregelingen) een verlaging van het pensioengevend loon achterwege kan blijven. Tot het moment van inwerkingtreding van dit nieuwe besluit kon de aanpassing van het pensioengevend loon alleen achterwege worden gelaten, als de inruil plaatvond tegen een of meer van de door de staatssecretaris vastgestelde beloningsbestanddelen (limitatieve opsomming). In het nieuwe besluit wordt geen limitatieve opsomming meer gegeven, waardoor een verlaging van het pensioengevend loon bij inruil van alle vrije vergoedingen en verstrekkingen achterwege kan blijven.

Een verlaging van het pensioengevend loon voor cafetariaregelingen kan nu achterwege blijven als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Er is een schriftelijke vastlegging van de regeling die openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid van de werkgever;
• Het fiscale loon moet tijdelijk worden verlaagd, dus niet structureel. De werknemer moet minimaal eenmaal per jaar de keuze kunnen maken om de samenstelling van zijn beloning te wijzigen;
• De inruil vindt plaats tegen een vrije vergoeding/verstrekking of tegen een vermindering van de arbeidstijd tot een maximum van 10 procent van de overeengekomen arbeidsduur;
• De verlaging mag niet meer bedragen dan 30 procent van het oorspronkelijke pensioengevend loon.

Deze maatregel houdt in, dat het pensioengevend loon (dus de grondslag) niet hoeft te worden verlaagd, wanneer bruto componenten die deel uitmaken van de grondslag, worden ingeruild tegen een vrij doel. In het nieuwe besluit is de uitputtende opsomming van februari 2002 daarom vervangen door een algemene formulering. Alle vrije vergoedingen en verstrekkingen zijn toegestaan.

Let op
De vraag is of het pensioenfonds wel zo gelukkig met deze maatregel is. Want zowel werkgever als werknemer gaat een lagere premie betalen over een lager heffingsloon, terwijl de hogere grondslag gehandhaafd blijft. Hierdoor kunnen ook niet deelnemers aan een cafetarialoonstelsel geconfronteerd worden met hogere premies, indien het pensioenfonds dit verlies aan premies gaat compenseren door een hogere premiebijdrage.

Invoering cafetariastelsel
Aan de invoering van een cafetariasysteem moet een gedegen voorbereiding vooraf gaan. Als u er eenmaal aan begint, is het moeilijk om het systeem weer af te schaffen.

Let op
De invoering van een cafetariaregeling moet de werkgever consequent doorvoeren. Dit betekent dat een verlaging van het brutoloon gevolgen heeft voor allerlei inkomensafhankelijke grondslagen. Denkt u aan de jubileumvrijstelling, het vakantiegeld, de uitkeringen op grond van de werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huurtoeslag.

Voordat u een cafetariastelsel invoert is het belangrijk dat u:

• uw doelstellingen vaststelt. U zult dus moeten weten wat u ermee wilt bereiken. Doelen zijn bijvoorbeeld kostenreductie of het aantrekken en behouden van werknemers. Afhankelijk van uw doelen zullen de middelen die u ervoor moet inzetten verschillen;
• de soort flexibiliteit vaststelt: flexibiliteit binnen een arbeidsvoorwaarde (bijvoorbeeld de autoregeling: auto van de zaak of een vergoeding voor de eigen auto) of binnen arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld uitruil deel salaris tegen extra vrije dagen).

Voor- en nadelen
Weten waaraan u begint is alleen mogelijk als u op de hoogte bent van de voor- en nadelen van een cafetariaregeling.

De voordelen zijn:

• u maakt zich als werkgever aantrekkelijk op de arbeidsmarkt;
• u vergroot de betrokkenheid van uw werknemers bij uw bedrijf, omdat zij zelf betrokken zijn bij de samenstelling van hun arbeidsvoorwaarden;
• dat uw loonkosten omlaag gaan, dan wel gelijk blijven, terwijl uw werknemers netto evenveel of meer koopkracht overhouden. Als u rekening houdt met de specifieke voorwaarden die voor vrije kostenvergoedingen en verstrekkingen gelden, kan het voordeel groot zijn.

De nadelen zijn:

• de invoering van een cafetariaregeling kost geld;
• u krijgt te maken met extra administratieve lasten, want de personeelsadministratie krijgt er een extra taak bij;
• er gaat veel tijd zitten in de communicatie naar uw werknemers: u zult hen moeten voorlichten over de gevolgen van een keuze en het vastleggen van een keuze;
• werknemers overzien niet altijd de gevolgen van hun keuze. Werknemers zullen rekening moeten houden met lagere uitkeringen werknemersverzekeringen, toeslagen, maar ook bij ontslag wordt de ontslaguitkering berekend over het lagere contractuele loon.
• de jaarlijkse wijzigingen in wetgeving kunnen leiden tot periodieke herschikking van de doelen van het cafetariasysteem.

Niet vergeten moet worden dat een werknemer bij toepassing van een dergelijk systeem zich in toenemende mate bewust wordt dat kosten, die de werkgever behoort te dragen, zoals een vergoeding van kosten die hij in het kader van de dienstbetrekking maakt, ook door de werkgever zelf gedragen worden.

Tip
Veel werknemers hechten waarde aan een goede pensioenregeling. U kunt hierop in spelen

door in de cafetariaregeling de mogelijkheid te bieden extra pensioen op te bouwen. Dit kan natuurlijk ook zonder een cafetariasysteem. Een voorwaarde in alle gevallen is dat het pensioenreglement de mogelijkheden biedt om aanvullend (vrijwillig) te doteren.