Logo
  • Achtergrond
  • 10 augustus 2021
  • Salure

Internationale HR-analytics: zo ga je de uitdaging aan

Als je meerdere buitenlandse vestigingen hebt, kan het lastig zijn om grip op internationale HR-processen en HR-informatie te krijgen. Paul van Hengel, partner bij Salure en data-analist Erwin Vink leggen uit hoe zij deze uitdaging aan gingen.
Beeld Internationale HR-analytics: zo ga je de uitdaging aan

Onjuiste, onvolledige of gedateerde proces- en stuurinformatie uit buitenlandse vestigingen: veel HR-managers worstelen hiermee. Ook qua personeelsbeleid. Paul: “„Elk land heeft verschillende personeelsadministratiesystemen. Hierbij handelt dan ook nog vaak een externe lokale partij de loonadministratie af met weer een ander softwarepakket. Dat maakt het moeilijk om op internationaal niveau zicht te krijgen op bijvoorbeeld het aantal mensen dat bij je onderneming werkt, en het personeelsverloop per vestiging, of de loonkostenopbouw in de verschillende landen.”

Elk land heeft verder zijn eigen functie-indelingen en beloningsstructuren, vult Erwin aan. „Maar om het beleid van de onderneming integraal goed vorm te geven heeft je hoofdkantoor wel één totaaloverzicht van dit soort zaken nodig.” Dit helpt om onder meer de kennis die je werknemers bezitten goed in te kunnen zetten, stelt Paul. „Je moet weten waar je staat. Niet alleen in Nederland, maar ook in het buitenland. Je ziet veel HR-managers hier enorm mee worstelen. Ze hebben hun strategische HR-agenda goed uitgedacht, maar komen er bij de tactische en operationele realisatie achter dat ze worden geblokkeerd door onvoldoende HR-systeemintegratie en dus gebrek aan inzicht.”

HR-processen harmoniseren

Soms heeft het hoofdkantoor interesse in details die voor een afzonderlijke vestiging niet relevant zijn, weet Erwin. „Denk aan de manier waarop de salariëring per land plaatsvindt, of hoe de functie-opbouw in zo’n land eruitziet. Dan heb je een goed zicht op de situatie per vestiging én op het totaalplaatje van heel het bedrijf hard nodig. Je wilt tenslotte de regie houden. Tegelijkertijd wil je ruimte kunnen bieden voor lokale bijzonderheden, wensen en gevoeligheden.”
Eén systeem wereldwijd gebruiken is een deel van de oplossing. Hiermee kan het HR-beleid worden gerealiseerd en de HR-processen geharmoniseerd. Voor het andere deel van de oplossing is één payrollsysteem nodig dat gekoppeld is met het HR-systeem. En zo’n systeem is er niet. Dus wordt er in de praktijk veel gewerkt met handmatige lijstjes die in het payrollsysteem worden ingevoerd. Dat betreft (zeer) gevoelige personeelsgegevens waarvan je niet wilt dat die op straat komen. Daarnaast is er nooit de garantie dat salariscomponenten in het payrollsysteem overeenkomen met de afspraken die in het HR-systeem zijn vastgelegd. 

Internationale HR Analytics oplossing

Daarom heeft Salure jaren geleden de strategische keuze gemaakt om hiervoor een schaalbare, beveiligde oplossing te ontwikkelen die het HR- en Payroll integratievraagstuk in ieder land moet kunnen oplossen: SalureConnect. Naast de integratiemogelijkheden biedt dit platform ook Payroll- en HR analytics met realtime dashboards.

Erwin: „We maakten al enkele jaren overzichten voor onze gebruikers. Bijvoorbeeld van functieniveaus, salarisschalen, soorten medewerkers, verzuim en verlof. Maar die maakten we dan op basis van data uit één HRM-systeem waarmee een onderneming werkte. Bij de ontwikkeling van SalureConnect wilden we datastromen integreren en visualiseren in een volledig beveiligde en gecertificeerde omgeving.”

Het platform SalureConnect koppelt niet alleen het centrale HRM-systeem aan de HR- en payrollsystemen van buitenlandse vestigingen, maar biedt ook direct inzicht en controles voor deze data.

Het platform SalureConnect verbindt de gekozen HR- en payrollpakketten en kan hierdoor continu actuele data importeren. Erwin: „Het dashboard van dat platform maakt op basis van al de die grote hoeveelheden data die op het platform binnenkomen de stand van zaken op allerlei gebieden inzichtelijk. Neem het al genoemde verzuimpercentage: in plaats van enkel een overzicht van het de maandelijkse verzuimpercentages van één systeem, zie je op het dashboard zo nodig een lijngrafiek met de gegevens van bijvoorbeeld wel zeven systemen. Zo’n eenvoudige grafiek is het resultaat van een complex proces, maar dat zie je er niet aan af. Daar word ik blij van.”

Uniform én flexibel

Enerzijds biedt het HR-platform het hoofdkantoor de mogelijkheid van een uniform personeelsbeleid voor heel de onderneming. Anderzijds geeft het de afzonderlijke vestigingen de ruimte om met het eigen, vertrouwde payrollsysteem te blijven werken. Dit ziet Paul als de kracht van het concept. „Het platform kan desnoods met tientallen systemen overweg. Per land kun je zelfs het proces aanpassen, bijvoorbeeld vanwege specifieke autorisatiestructuren.”
Het koppelen van de verschillende systemen aan SalureConnect brengt bij elke onderneming weer andere uitdagingen met zich mee. Erwin: „Sommige systemen zijn zeer streng beveiligd, waardoor je de gegevens erg lastig loskrijgt. Toch lukte het ons tot nu toe altijd om zo’n systeem succesvol te koppelen.” Elk systeem werkt weer anders. Het HR-platform krijgt hierdoor per systeem heel verschillende gegevens op het platform binnen. „Maar wij zorgen ervoor dat ze allemaal met elkaar op hetzelfde niveau komen, om ze in een grafiek inzichtelijk te maken.”

Inzicht in lokale payroll

De grootste winst ziet Paul in de mogelijkheid om gegevens van alle lokale payrollsystemen bij elkaar in één overzicht te krijgen. „Dat was juist de kern van het probleem.” Erwin knikt: „De salarissen vormen grofweg 70 procent van de kosten van een onderneming. Die post brengt ons platform gedetailleerd voor onze klanten in kaart.”

Hierdoor houd je als management grip op je onderneming, vervolgt Paul. „Zonder dat iedereen overal heeft moeten overschakelen naar één log uniform personeelsadministratiesysteem. Trouwens, dat laatste zou in de praktijk zelfs onmogelijk zijn, vanwege de enorme verschillen in wet- en regelgeving per land. Ons HR-platform houdt juist rekening met al die verschillen.”

SalureConnect voldoet aan zowel de Europese AVG als de ISO 27001-norm. Genoemde ISO-norm is een internationale standaard voor informatiebeveiliging.

Bovenstaand artikel is een verslag van de webinar Internationale HR Analytics van 13 april 2021. Bekijk hem hier.

Krijg meer overzicht en werk efficiënter met de diensten van Salure. Salarisadministratie uitbesteden of goed advies nodig? Of wil je meer grip krijgen op je HRM-data? Dan ben je bij Salure aan het juiste adres. Met de software van AFAS ondersteunt Salure organisaties met de salarisadministratie en HR. Daarnaast ontwikkelt Salure ook zelf software: SalureConnect en koppelingen.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.