OAZ heeft veel organisaties geholpen met hun aanvragen en heeft hier een hoop uitgeleerd. Zo weten ze dat het veel tijd kost, je administratie goed op orde moet zijn om alles te kunnen onderbouwen en dat er een aantal uitzonderingen zijn waarbij je geen recht hebt op compensatie. OAZ heeft de vijf belangrijkste aandachtspunten voor jou op een rijtje gezet zodat je goed voorbereid aan het werk kunt gaan met je aanvraag.

Tip 1: Wees op tijd met het indienen van je aanvraag

Tot 1 oktober konden werkgevers compensatie aanvragen voor dossiers waarvan de transitievergoeding tussen 1 juli 2015 en 1 april 2020 zijn betaald. Het indienen van een aanvraag voor deze oude dossiers is nu niet meer mogelijk. Er geldt een termijn van zes maanden als je transitievergoeding hebt betaald voor een langdurige arbeidsongeschikte medewerkers wiens dienstverband na 1 april is beëindigd. Binnen die zes maanden kun je een aanvraag CT bij het UWV indienen.

Hier geldt de voorwaarde dat de betreffende medewerker het einde van de wachttijd moet hebben bereikt. Daarmee wordt het einde van de 104 weken ziekte, eventueel verlengd met de periode van loonsanctie bedoeld. Van een loonsanctie is sprake als er onvoldoende re-integratie-inspanningen zijn gedaan door de werkgever, ook wel loondoorbetalingsverplichting genoemd.

De aanvraagtermijn van zes maanden geldt ook voor dossiers waarbij het einde van de wachttijd vóór 1 april ligt, maar het dienstverband na 1 april is beëindigd en een transitievergoeding is betaald.

Houd de aanvraagtermijn dus goed in de gaten, want te laat is écht te laat!

Tip 2: Volledige documentatie van langdurige arbeidsongeschiktheid

Wanneer een arbeidsovereenkomst niet van rechtswege wordt beëindigd moet de werkgever een document verstrekken om in aanmerking te komen voor de CT. Uit dit document moet blijken dat de arbeidsovereenkomst is beëindigd vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid.

In de praktijk ziet OAZ dat in de meeste gevallen de beëindiging van de arbeidsovereenkomst via een vaststellingsovereenkomst (VSO) wordt gesloten. Deze beëindigingsovereenkomst wordt gebruikt om vast te leggen dat de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden wordt beëindigd vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid.

Maak je bij de aanvraag CT gebruik van een VSO, zorg er dan voor dat de reden van beëindiging en het wederzijdse goedvinden hier duidelijk in naar voren komt. Als dit niet duidelijk is dan kan het UWV je aanvraag op die grond afwijzen.

Controleer altijd goed dat de nodige documentatie met het bewijs van langdurige arbeidsongeschiktheid compleet is. Dit is noodzakelijk om een aanvraag CT toegekend te kunnen krijgen.

Tip 3: Opbouw van je berekening

Als werkgever ben je niet verplicht om een transitievergoeding te betalen voor de beëindiging van een dienstverband van een langdurig arbeidsongeschikte medewerker als dit via een VSO gebeurt. Toch zien we vaak dat werkgevers in overeenstemming met de medewerker alsnog een bedrag aan transitievergoeding uitkeren. De werkgever en werknemer kunnen onderling namelijk een bedrag afspreken dat hoger of lager is dan het wettelijk vastgestelde bedrag voor transitievergoeding.

Het UWV vraagt om een berekening wanneer je compensatie aanvraagt voor het deel van de uitgekeerde vergoeding waar je als werkgever recht op hebt. Uit deze berekening moet blijken hoe de betaalde transitievergoeding tot stand is gekomen. Spreek je met je medewerker een lagere transitievergoeding af dan in de wet staat? Dan zal de compensatie nooit meer bedragen dan het bedrag dat onderling is afgesproken.

Er zijn een aantal onderdelen die niet gecompenseerd worden via de regeling:
   - De opgebouwde transitievergoeding over de periode van loonsanctie;
   - De opgebouwde transitievergoeding over de periode dat een dienstverband ‘slapend’ is gehouden.

Om de compensatie te ontvangen waar je als werkgever recht op hebt is het belangrijk om een juiste opbouw van de berekening aan te kunnen tonen. Doe je dit niet, dan kan de aanvraag worden afgewezen.

Tip 4: Heldere administratieve onderbouwing

Een aanvraag voor CT dien je in via het werkgeversportaal van het UWV. Hier wordt om behoorlijk wat gegevens over de medewerker die uit dienst is gegaan gevraagd. Denk daarbij aan de duur van de arbeidsovereenkomst, wanneer de medewerker ziek is geworden en de hoogte van de transitievergoeding.

Daarnaast vraagt het UWV om documentatie, zoals: bewijs van einde dienstverband (bijvoorbeeld de VSO), betaalbewijs van de transitievergoeding en minimaal twee loonstroken. En als je bijvoorbeeld onregelmatigheidstoeslag, winstuitkering of bonussen hebt uitbetaald, dan wordt er om nog meer loonstroken gevraagd.

Het verzamelen en onderbouwen van de aanvraag is in veel gevallen een behoorlijk complexe en administratieve last. Dit is vooral het geval bij dossiers van (ex-)werknemers waar het dienstverband slapend wordt gehouden.

Zorg er voor dat je dossiers voor de compensatieaanvraag op orde zijn en voldoende administratief zijn onderbouwd.

Tip 5: Uitzonderingen zoals transitiekosten en inzetbaarheidskosten

Bij het uitbetalen van de transitievergoeding mogen sommige kosten in mindering worden gebracht op de te betalen transitievergoeding aan de langdurig arbeidsongeschikte medewerkers. Het gaat hier om transitiekosten en inzetbaarheidskosten:
   - Transitiekosten: kosten die de werkgever maakt met het oog op de transitie van de werknemer naar een andere werkgever. Denk aan scholing of outplacement om zo de langdurig zieke medewerker naar ander werk te begeleiden.
   - Inzetbaarheidskosten: gemaakte kosten die erop gericht zijn om de werknemer breder inzetbaar te maken op de arbeidsmarkt.

Als deze kosten gemaakt zijn in een periode van vijf jaar voorafgaand aan de dag waarop de transitie verschuldigd is, dan mogen deze op de transitievergoeding in mindering worden gebracht. Bij de aanvraag voor CT is dan een bewijsstuk nodig waarop de medewerker instemt tot een verlaging van de transitievergoeding als gevolg van deze eerder gemaakte kosten.

Houd de uitzonderingen in beeld! Een deel van de kosten die je als werkgever maakt voor de re-integratie van een medewerker kun je in mindering brengen op de transitievergoeding.