Door de crisismaatregelen zijn organisaties in 2020 massaal gebruik gaan maken van samenwerkingsplatforms, zodat medewerkers op afstand konden vergaderen en communiceren. Zo steeg het gebruik van Microsoft Teams wereldwijd naar 115 miljoen actieve gebruikers per dag. Nederland is een van de landen die voorop loopt als het gaat om het gebruik daarvan. In 2019 was Nederland internationaal gezien al koploper op het gebied van werken vanuit huis met 14,1% van de werknemers die regelmatig thuis werkten tegen 5,4% gemiddeld in de Europa, zo blijkt uit statistieken van Eurostat. ‘Deze relatieve voortrekkersrol gaf Nederlandse organisaties een enorm voordeel toen in maart de crisis uitbrak.’ zegt René van Haaster, Director Enterprise Solutions van Microsoft Nederland.

Gestegen productiviteit, terughoudendheid remote work policies afgenomen

Organisaties die tot voor kort terughoudend waren in hun ‘remote work policies’, uit zorg voor daling productiviteit en het verliezen van controle en toename security risico’s, zien nu dat de productiviteit voornamelijk stijgt en dat er geen sprake is van controleverlies, mits er sprake is van goede begeleiding vanuit de organisatie.

Effecten op welzijn

De enorme verschuiving naar werken op afstand heeft ingrijpende veranderingen voor medewerkers. Het onderzoek van Human Factors Labs dat Microsoft eerder dit jaar uitvoerde laat een aantal opvallende en belangrijke inzichten zien. Zo blijkt onder andere dat:

• werken op afstand mentaal uitdagender is,
• video vergaderen kan leiden tot vermoeidheid,
• deelnemers in vergaderingen meer op gelijke voet staan,
• onderlinge empathie tussen collega’s toeneemt,
• persoonlijk contact een belangrijk gemis is,
• de privé-werk balans verstoord wordt en
• dat met name millennials en Gen Z hier moeite mee hebben.

Daarbij zijn ook grote effecten op het welzijn te zien. Zowel in positieve als in negatieve zin.

Configuratie op basis van ‘first time right’

Dat Nederlandse organisaties bij de start van de crisis en ook nu, gewoon door draaien door werken op afstand mogelijk te maken, schrijft Van Haaster voor een groot deel toe aan de implementatiepartners. "Voor de implementatie van software zoals Microsoft Teams is het van groot belang dat dit gebeurt op basis van het ‘first time right’-principe. Als de configuratie niet goed is, kan een IT-beheerorganisatie hier veel hinder van ondervinden. Je wilt niet dat er vertrouwelijke data op straat komt te liggen of dat er wildgroei ontstaat als het gaat om gebruik van licenties, applicaties en het gebruik ervan." zegt Wilco Turnhout, CCO van Rapid Circle, in 2020 uitgeroepen tot Worldwide Microsoft Partner of the Year Modern Workplace & Teams. 

Nieuw tijdperk

Volgens Van Haaster houdt het niet op bij de inzet van technologie. "De  organisaties zelf en onze partners hebben een belangrijke rol bij het bevorderen van het welzijn van medewerkers." Turnhout beaamt dit "partners kunnen juist ondersteunen met programma’s die helpen om de mentale fitheid van medewerkers te waarborgen of zelfs te vergroten."

"We staan aan het begin van een nieuw tijdperk op het gebied van werk met prachtige nieuwe technologische mogelijkheden. Hierbij hebben technologiebedrijven, implementatiepartners en organisaties een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de medewerker niet uit het oog te verliezen, maar juist naar grotere hoogte te begeleiden."