Logo
  • Achtergrond
  • 2 januari 2017
  • Lucas Polman CEO Protime Nederland

4 tips om het collectieve bedrijfsgeheugen veilig te stellen

Met deze vier tips van Lucas Polman, CEO bij Protime Nederland, kunnen organisaties een brain drain voorkomen en hun continuïteit behouden.
Beeld 4 tips om het collectieve bedrijfsgeheugen veilig te stellen

Bijna iedere organisatie heeft ermee te maken: de brain drain. Waardevolle en bedrijfskritische kennis en ervaring spoelt weg uit de organisatie op het moment dat een medewerker vertrekt, met alle gevolgen van dien. Een plan om kritische kennis te behouden en borgen is voor HR dan ook een belangrijk punt van zorg, zeker nu huidige ontwikkelingen dit probleem verder aanwakkeren. Zo trekt de economie weer aan, wat zorgt voor dynamiek op de arbeidsmarkt. Daarnaast werken organisaties met een steeds grotere flexibele schil. Steeds meer vast werk wordt opgesplitst in losse projecten en fulltime medewerkers worden vervangen door flexwerkers. Gevolg is dat het steeds lastiger is om belangrijke kennis en ervaring van medewerkers te borgen, waardoor de continuïteit van de onderneming gevaar loopt.

Tip 1: investeer in kennisdeling

Het klinkt misschien als een open deur, maar specialistische kennis moet meer gedeeld worden binnen organisaties om een brain drain te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een interactieve kennissessie of presentatie. Dit is natuurlijk erg interessant en waardevol voor het team, maar ook leuk voor degene die zijn expertrol kan gebruiken om zijn kennis te delen met de rest. Een belangrijk besef hierbij is dat de bedrijfscultuur grote invloed heeft op de bereidheid om kennis te delen. HR kan hierin het voortouw nemen en eventuele barrières opheffen. Zo is men in sterk hiërarchische organisaties over het algemeen genomen minder snel geneigd om kennis te delen, dan in plattere organisaties. Voor HR ligt dus de belangrijke taak om begrip te hebben voor de bedrijfscultuur en te identificeren welke punten voor weerstand zorgen. Is er bijvoorbeeld een competitieve sfeer waardoor men kennis liever voor zich houdt? Of zijn de middelen om kennis met het team te delen ontoereikend? Openheid en transparantie creëren is in ieder geval een belangrijke eerste stap, maar ook waardering en beloning voor kennisdeling kan een stimulans zijn.

Tip 2: wees aantrekkelijk

Wil je ervoor zorgen dat er zo min mogelijk kennis verloren gaat? Zorg dan dat zo min mogelijk medewerkers jouw organisatie verlaten. Talent is tegenwoordig schaars en als je ze al hebt weten te vinden, is het zaak om ze zo lang mogelijk aan boord te houden. Continuïteit is immers in alle branches een groot goed. Toch is dit een punt waar veel organisaties wakker van liggen. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de generatie die binnenkort de arbeidsmarkt betreedt? Welke wensen en eisen hebben zij? Wat verwachten zij van een werkgever? Op welke manier werken ze het liefst? Zorg dat je als organisatie voorbereid bent op de nieuwe generatie jong talent, zodat je ook voor hen een aantrekkelijke werkgever bent. Werk daarnaast ook aan een Employee Engagement programma, waarin je randvoorwaarden schept voor betrokkenheid, bevlogenheid en tevredenheid.

Tip 3: onboarding, offboarding en teamsamenstelling

Het is onoverkoombaar dat medewerkers op een gegeven moment hun geluk elders gaan beproeven. Een helder off- en onboarding proces is daarom cruciaal om kennis zo goed mogelijk te borgen en verspreiden binnen de organisatie. Maak bijvoorbeeld duidelijke afspraken over het inwerkproces en de overdracht van kennis en taken van degenen die weggaan. Leer nieuwe medewerkers meteen goed aan hoe ze alle communicatie en documenten moeten opslaan en hoe anderen dit kunnen terugvinden. Ook een goed exitgesprek kan de brain drain aanzienlijk beperken. Bespreek bijvoorbeeld wat er allemaal speelt, wat er overgedragen moet worden en hoe. Wil je kennis als olievlek laten verspreiden door de organisatie? Dan is het ook aan te raden om regelmatig te wisselen in de samenstelling van teams. Hierdoor komen medewerkers met elkaar in contact en verspreid de kennis zich sneller over alle medewerkers.

Tip 4: sociale technologie

We werken steeds vaker tijd- en locatieonafhankelijk en krijgen te maken met steeds meer verschillende mensen. We besteden inmiddels zelfs 60 procent van onze werkuren aan communicatie met anderen. Deze communicatie bestaat vaak uit waardevolle informatie en kennis, vaak gedigitaliseerd. Een belangrijk vraagstuk blijft echter: hoe borgen we al deze kennis zodat het voor iedereen beschikbaar is en blijft. Een e-mail verdwijnt al snel in iemands inbox en de achterliggende reden voor een bepaald besluit zit opgesloten in de hoofden van mensen. Investeer dus in een platform dat dient als het collectieve bedrijfsgeheugen, waarin je kunt samenwerken, projecten kunt managen, ondernemerschap kunt stimuleren en controle kunt houden. Op dit platform kun je kennis deelbaar maken voor iedereen binnen de organisatie.


Met deze vier tips zijn HR-professionals gewapend met de juiste inzichten om de brain drain te voorkomen. Ik kijk uit naar een aanvulling van dit lijstje!

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.