De meeste (kantoor)organisaties hebben al voorbereidingen getroffen voor als medewerkers weer vaker naar hun vertrouwde werkplek komen. Bijvoorbeeld met beleid, protocollen en praktische aanpassingen om veilig werken op 1,5 meter afstand voor iedereen mogelijk te maken. Dat is mooi, maar niet automatisch voldoende om de terugkeer naar het werk vlekkeloos te laten verlopen. Vijf aandachtspunten voor leidinggevenden:

1. Maak éérst ruimte voor verbinding

Uit diverse metingen van Arbo Unie komt naar voren dat medewerkers vooral elkaar gemist hebben. Soms hebben ze elkaar al meer dan een jaar niet fysiek ontmoet. In die periode heeft iedereen van alles meegemaakt, leuke dingen en soms ook moeilijke situaties. Besteed hier aandacht aan en schep ruimte voor medewerkers om die ervaringen uit te wisselen, de klokken weer gelijk te zetten en het sociale contact te herstellen. Bijvoorbeeld door:

• Ontmoetingen zonder agenda te faciliteren. Plan momenten in voor informeel overleg;
• Nieuwe medewerkers die nog geen netwerk hebben in het bedrijf, te helpen bij het aangaan van sociale contacten, bijvoorbeeld met speeddates of meeloopdagen;
• Rituelen te organiseren voor iedereen die tijdens de lockdown is vertrokken – naar een andere baan of met pensioen. Zorg dat er alsnog een goed afscheid is.

2. Wees helder over welke maatregelen er op het werk gelden

Zorg dat medewerkers en bezoekers weten welke maatregelen op locaties gelden. Niet alleen over de basismaatregelen zoals thuisblijven bij klachten, geen handen schudden, afstand houden en regelmatig handen wassen, maar ook over eventueel aanvullende maatregelen. Denk aan werkplekken reserveren of verplicht mondkapjes dragen.

3. Vermijd gemengde signalen en geef het goede voorbeeld

Wees consequent. Als een bezoeker een mondkapje opzet omdat bij de ingang is aangegeven dat dit voor iedereen verplicht is, en bij binnenkomst ontdekt dat niemand een mondkapje draagt, maakt dat een merkwaardige indruk. Alsof zo’n maatregel meer voor de bühne is. Wees je als leidinggevende bewust van je voorbeeldrol. Is het beleid dat je een mondkapje draagt als je rondloopt, doe dat dan zelf ook.

4. Blijf alert op hoe je medewerkers met de maatregelen omgaan

• Je hoeft niet als een politieagent de maatregelen te handhaven, maar blijf je wel bewust van wat er in je omgeving gebeurt. Veel medewerkers kunnen niet wachten om weer naar kantoor te gaan, maar niet iedereen staat hierom te springen. Heb daar begrip voor en zoek samen met medewerkers die bang zijn naar een werkbare oplossing;
• Houdt iemand nauwelijks genoeg afstand en merk je dat collega’s zich daar ongemakkelijk bij voelen? Denk dan niet: dat lossen ze onderling wel op, maar neem hier duidelijk stelling in;
• Denk na over hoe je ook verschillen in inzicht over nut en noodzaak van de maatregelen kan kanaliseren. Als hierover zelfs in familiekring al hoogoplopende discussies ontstaan, kun je ervan uitgaan dat dit ook op kantoor kan gebeuren.

Wees je daarvan bewust. Als je merkt dat dit speelt, maak het dan bespreekbaar. Op zo’n manier dat collega’s naar elkaar luisteren en elkaar bevragen in plaats van dat je elkaar proberen te overtuigen. Onderling begrip en rekening houden met elkaar is belangrijker dan het overal over eens zijn.

Meer weten?

Arbo Unie helpt je organisatie om de terugkeer naar kantoor voor iedereen prettig te laten verlopen. Hiervoor hebben wij de infographic “Werkwijzer – Weer aan het werk” ontwikkelt. Download de werkwijzer.