De afgelopen jaren laten de cijfers over arbeidsconflicten een dalende trend zien. Ten opzichte van 2019 lagen de aantallen in 2022 – voornamelijk dankzij de krapte op de arbeidsmarkt - maar liefst 33% lager (bron: Bedrijvenmonitor). Dit neemt niet weg dat jaarlijks nog altijd ruim 70.000 ziekmeldingen samenhangen met een arbeidsconflict. “Als je daar snel bij bent en de juiste stappen neemt, kun je veel langdurig verzuim voorkomen”, zegt Jacques Vanhouttem, bedrijfsmaatschappelijk werker bij Arbo Unie. “Hiervoor hebben we binnen Arbo Unie een speciaal herstelpad ingericht. Dit treedt in werking zodra een ziekmelder aangeeft dat er een arbeidsconflict speelt. Maar het is natuurlijk beter om dergelijk verzuim niet af te wachten en tijdig de angel uit samenwerkingsproblemen te halen. Of samenwerkingsproblemen, zoals wij het liever noemen, ook om weg te blijven van de juridische lading. Daar kun je als werkgever én als medewerker een steentje aan bijdragen.”

Succesfactoren om samenwerkingsproblemen buiten de deur te houden

1. Duidelijkheid over rollen en taken

Een belangrijke voorwaarde voor goede samenwerking is dat er helderheid is over wie wat doet en waarvoor verantwoordelijk is. Hoe vaak beginnen wrijvingen niet met ‘Dat is niet mijn taak’? Het is daarom belangrijk hier aandacht aan te besteden, en eventuele onduidelijkheden bespreekbaar te maken. De ervaring leert dat als je er snel bij bent en dreigende problemen tijdig aankaart, je deze problemen vaak nog goed kunt tackelen.

2. Alert zijn op signalen

Dat vraagt ook van leidinggevenden dat ze alert zijn op dreigende samenwerkingsproblemen. Signalen zijn bijvoorbeeld een plotselinge daling in de motivatie van één of meer collega’s of bewuste of onbewuste groepsvorming. Laat dit niet op z’n beloop, maar zoek uit wat er aan de hand is en ga met de betrokken collega’s in gesprek. Afhankelijk van de ernst van de situatie kun je hierbij een mediator inschakelen die al vaker met dit bijltje heeft gehakt, en zo kan bijdragen aan creatieve oplossingen.

3. Een feedbackcultuur

Dit is een bedrijfscultuur waarbinnen medewerkers zich comfortabel voelen om regelmatig feedback te vragen en te geven. Daar is in veel organisaties winst te behalen. Sta daarom regelmatig stil bij: hoe gaan we met elkaar om? Hoe geven wij feedback? Vaak is dat de belangrijkste oorzaak voor hoe meningsverschillen kunnen escaleren. Als je je daarvan bewust bent, kun je hier ook op sturen. Protocollen en huishoudelijke reglementen kunnen hier goed bij ondersteunen. En maak het ook een integraal onderdeel van je alledaagse werkprocessen.

4. Geduld en persoonlijk leiderschap

Waar het vaak misgaat, is dat mensen reageren op emotie en niet doorvragen. Het geduld ontbreekt om naar elkaar te luisteren. Ook de verzendknop van de WhatsApp of de mail hebben we vaak maar al te snel ingedrukt. Maak afspraken om bij verschillen in inzicht terughoudend te zijn. Om tot tien te tellen en elkaar de tijd te gunnen om na te denken en dán pas te reageren. Dat heeft ook met persoonlijk leiderschap te maken.

5. Ruimte om te ventileren

In dat verband is het ook goed als medewerkers terechtkunnen bij een onafhankelijke partij wanneer ze hoog in hun emotie zitten om hun hart te luchten en stoom af te blazen. Bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, bedrijfsmaatschappelijk werker of de bedrijfsarts. Dat haalt de spanning al voor een deel weg, waardoor medewerkers weer vertrouwen krijgen dat het goed komt.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe Arbo Unie een impuls kan geven aan een feedbackcultuur in jouw organisatie en kan bijdragen aan het voorkomen en terugdringen van samenwerkingsproblemen? Neem dan vrijblijvend contact op met informatie@arobunie.nl.