Eén regeling, één uitvoerder, één moment: hoe we een complex pensioenlandschap harmoniseerden

Wat doe je als je als werkgever te maken hebt met vijf verschillende pensioenregelingen, verdeeld over vijf uitvoerders, verspreid over acht BV’s? In dit traject hielp ik een klant, een projectorganisatie die door overnames een complex pensioenlandschap had opgebouwd, bij het harmoniseren van de regelingen én het toekomstbestendig maken van het beleid in lijn met de Wet toekomst pensioenen (Wtp).

De startsituatie: vijf regelingen, vijf uitvoerders

Na meerdere fusies en overnames zat deze werkgever met een lappendeken aan pensioenregelingen. Vijf (verzekerde) regelingen, vijf pensioenuitvoerders en allemaal andere voorwaarden en systematieken. De wens was helder: meer eenvoud, minder verschillen en meer overzicht. Idealiter één regeling en één uitvoerder. Toen één van de grootste pensioencontracten op korte termijn afliep, ontstond een unieke kans om de stap te zetten. Met de invoering van de Wtp in aantocht was dit hét moment om door te pakken.

Twee trajecten in één: harmonisatie en Wtp

Samen met de klant ben ik gestart met een Wtp-impactanalyse, waarbij ik direct de harmonisatievraag heb meegenomen. Op basis van die analyse hebben we gezamenlijk de uitgangspunten en wensen vastgesteld. Van daaruit heb ik een dienstverleningsovereenkomst op uurbasis voorgesteld, omdat het vooraf moeilijk te voorspellen was hoeveel tijd het zou kosten – zeker gezien de complexiteit van het dossier.

Overleggen, afstemmen en doorzetten

Na akkoord op het voorstel heb ik de eerste analyses gemaakt en besproken met de werkgever. Tegelijkertijd ben ik in overleg gegaan met de verschillende pensioenuitvoerders. Het doel: alle bestaande contracten zo aanpassen of beëindigen dat we één gezamenlijke regeling konden inrichten. Dit vergde flink wat afstemming en doorzettingsvermogen, sommige uitvoerders wilden hun contracten liever niet vroegtijdig loslaten. Toch is het gelukt. Dankzij goede argumentatie en vasthoudendheid kregen we de ruimte om alles op één moment en via één partij te laten verlopen.

OR als vaste gesprekspartner

Een traject van deze omvang vraagt om goede interne afstemming. Daarom hebben we de ondernemingsraad vanaf het begin meegenomen. In een presentatie heb ik uitgelegd wat de impact van de Wtp op de OR is, welke keuzes er voorlagen en welke voordelen harmonisatie biedt. De OR waardeerde de open communicatie en sloot zich snel aan bij de voorgestelde richting. Die samenwerking gaf het traject ook intern de nodige draagkracht.

Benchmark en keuze voor één uitvoerder

Na vaststelling van de uitgangspunten heb ik een benchmark uitgevoerd om te bepalen welke uitvoerder het beste paste bij de gewenste regeling. Hierbij heb ik gekeken naar prijs, dienstverlening, portaalfunctionaliteiten en uitvoeringscapaciteit. Het advies daaruit heb ik eerst met de werkgever besproken en daarna met de OR gedeeld. Beide partijen stonden unaniem achter de keuze voor één nieuwe uitvoerder.

Een toekomstbestendige regeling

De uitkomst: één uniforme beschikbare premieregeling voor nieuwe medewerkers met een vaste premie. Daarmee is direct een belangrijke harmonisatiestap gezet voor de toekomst. Voor bestaande medewerkers blijven de huidige (stijgende) staffels van kracht, in gesloten groepen. Zo respecteren we bestaande afspraken, terwijl we tegelijkertijd naar de toekomst bewegen.

Voor het nabestaandenpensioen is gekozen voor één uniforme regeling op basis van de Wtp. Deze geldt voor alle medewerkers. En dankzij de inzet van alle partijen is het gelukt om per 1 januari 2025 alle regelingen bij één uitvoerder onder te brengen. Daarmee krijgt de werkgever voortaan één portaal en één aanspreekpunt. De uitvoerders die lopende contracten hadden, hebben uiteindelijk ingestemd met tussentijdse beëindiging. Geen vanzelfsprekendheid – maar wel cruciaal voor deze geslaagde overgang.

Heldere communicatie met medewerkers

Aan het eind van het traject zijn alle medewerkers geïnformeerd via een combinatie van presentaties (op locatie en via Teams), individuele spreekuren m.b.v. het Howden-werknemersportaal en schriftelijke uitleg. Daarnaast hebben we instemmingsverklaringen uitgevraagd, omdat het nabestaandenpensioen gewijzigd is. We hebben medewerkers zo veel mogelijk ruimte gegeven om vragen te stellen, ook individueel. Dat werd enorm gewaardeerd. De communicatie is afgestemd op de regels van de pensioencommunicatie en de eisen die de Wtp daaraan stelt.

Extra aandacht voor oudere medewerkers

In het verlengde van het traject heb ik ook verschillende werknemers van boven de 60 gesproken over hun aankomende pensioendatum. Deze gesprekken zijn heel persoonlijk en waardevol geweest. Daarnaast hebben we de werkgever geholpen bij het verzorgen van expiratieadviezen, waarbij de werkgever een deel van de kosten heeft vergoed.

Terugblik: succesfactoren en tips

Het traject is afgerond, en alle betrokkenen – werkgever, OR én medewerkers – zijn tevreden. Wat het tot een succes maakte?

• Begin op tijd. Vooral bij meerdere regelingen en contracten is tijd een essentiële factor.
• Betrek de OR vroeg. Dit geeft draagvlak én versnelt besluitvorming.
• Informeer tijdig en interactief. Niet alleen via documenten, maar ook in gesprekken.
• Overleg vooraf met uitvoerders. Zo voorkom je verrassingen en maak je tussentijdse aanpassingen mogelijk.

Een complex traject hoeft niet stroef te verlopen mits je het goed aanpakt. Deze klant heeft nu een duidelijke, toekomstbestendige regeling én overzicht in de uitvoering. En dat geeft rust.

Meer weten?

Sta je aan de vooravond van een harmonisatietraject of wil je weten wat de Wtp betekent voor jouw HR-beleid? Of wil je meerdere pensioenregelingen onderbrengen bij één uitvoerder? Ik help organisaties bij het vereenvoudigen en toekomstbestendig maken van hun pensioenregelingen. Met een helder plan van aanpak – van analyse tot communicatie – neem ik werkgever, OR en medewerkers stap voor stap mee in het proces