In dit artikel bespreekt modern belonen-expert Esther Flipse de voor- en nadelen van een fietsplan als arbeidsvoorwaarde, de relevante regelgeving en de verschillende mogelijkheden. Inclusief handige checklist voor de introductie van het fietsplan.
Een fietsplan biedt verschillende voordelen voor medewerker en werkgever. Naast de milieu- en gezondheidswinst kan een fietsplan ook op andere vlakken voordelen opleveren. Fietsen nemen bijvoorbeeld minder plaats in dan auto’s, waardoor er minder parkeerruimte nodig is op de werklocatie.
Dit kan resulteren in kostenbesparingen voor de werkgever en een verminderde druk op het parkeerbeleid. Bovendien kan een fietsplan bijdragen aan een positieve werksfeer en het gevoel van betrokkenheid van medewerkers bij het bedrijf versterken.
Welke financieringsopties zijn er?
Binnen de fiscale wet- en regelgeving zijn er vier opties voor organisaties om een fietsplan toe te passen:
- Het fietsplan binnen de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling (WKR)
- Het fietsabonnement binnen de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling (WKR)
- De leasefiets
- De renteloze lening
Fietsplan
Het is mogelijk om de fiets als aantrekkelijke fiscaal onbelaste arbeidsvoorwaarde (binnen de forfaitaire ruimte WKR) aan te bieden, waardoor medewerkers de fiets met een aanzienlijk belastingvoordeel met brutoloon kunnen aanschaffen (bruto/netto uitruil).
In de praktijk zien we dat de bedragen die voor de fiets worden vergoed variëren tussen:
- € 750 – € 2.000 per jaar voor een ‘gewone’ fiets
- € 1.500 en € 5.000 per jaar voor een e-bike of een speed pedelec.
Het belastingvoordeel kan voor de medewerker oplopen tot zo’n 50% (afhankelijk van het belastingtarief). Daarnaast is er ook een voordeel voor de werkgever, omdat over het fiscaal vrijgestelde loon geen werkgeverslasten worden afgedragen. Dit levert gemiddeld een voordeel op van 20%. Het is dus financieel gezien een win-win voor zowel werkgever als medewerker. Bovendien behoudt de medewerker recht op een eventuele reiskostenvergoeding.
Fietsabonnement
Een fietsabonnement valt onder hetzelfde fiscale regiem als het eerder genoemde fietsplan (bruto/netto uitruil binnen de forfaitaire ruimte WKR). Het verschil is dat de jaarlijkse kosten van een abonnement lager zijn en variëren tussen de € 19 en € 75 per maand. Bovendien is een fietsabonnement maandelijks opzegbaar en omvat het vaak een full-servicepakket met verzekeringen en onderhoud.
Deze optie doet in mindere mate een beroep op de forfaitaire ruimte binnen de WKR, waardoor werkgevers mogelijk meer werknemers kunnen ondersteunen. Daarnaast behoudt de werknemer ook hier het recht op eventuele reiskostenvergoedingen.
Leasefiets
De leasefiets is momenteel erg in trek. Er rijden inmiddels zo’n 200.000 leasefietsen in Nederland rond en vooral de afgelopen anderhalf jaar is de groei significant toegenomen aldus Maarten Akkers, voorzitter van de Bovag-fietsbedrijven in het AD. Hoewel de leasefietsregeling sinds 2020 bestaat, wordt deze pas de laatste jaren breed toegepast. De verwachting is dat er alleen al volgend jaar circa 100.000 nieuwe leasefietsen bijkomen – in de meeste gevallen gaat het om e-bikes in het hogere prijssegment.
Bij de leasefiets least de werkgever de fiets en stelt deze ter beschikking aan de medewerker. De fiets wordt doorgaans voor drie jaar geleased. Na afloop van deze periode kan de medewerker de fiets vaak overnemen voor ongeveer 20% van de oorspronkelijke nieuwprijs. Aanschaf, onderhoud en reparaties verlopen daarbij via de lokale fietswinkel of de leasemaatschappij.
Voor de leasefiets geldt een bijtelling van 7%. Dit betekent dat er maandelijks een klein bedrag bij het belastbare loon wordt opgeteld. Daarnaast geldt dat voor de dagen dat de medewerker de leasefiets gebruikt voor woon-werkverkeer, geen recht is op een onbelaste reiskostenvergoeding. Hierdoor kan het netto effect per medewerker verschillen, afhankelijk van afstand, reisdagen en huidige reisvergoeding.
Voorbeeld bijtelling fiets
| Waarde fiets | € 2.000 |
| Bijtelling 7% x € 2.000 | € 140 per jaar |
| Belasting | € 58 per jaar |
| Netto kosten per maand | € 4,83 |
Binnen veel organisaties wordt afgesproken dat de medewerker de leasefiets voor een minimaal percentage (bijvoorbeeld 70%) van de reisdagen moet gebruiken, om duurzame mobiliteit daadwerkelijk te stimuleren.
Wij rekenden uit wat een fiets van € 3.500 in 2026 de medewerker kost wanneer deze drie jaar wordt geleased en wordt overgenomen, versus wanneer dezelfde fiets wordt aangeschaft via bruto-netto uitruil binnen de vrije ruimte van de WKR.
Scenario 1 – Leasefiets
Bijtelling: 7% → € 245 per jaar wordt bij het loon opgeteld
Maandelijkse impact:
- Voorbeeld salaris: € 3.348
- Bijtelling: € 20,42
- → Heffingsloon: € 3.368,42
- Loonheffing: € 536,50
- Netto loon per maand: € 2.811,50
Dit is € 7,50 netto per maand minder dan zonder leasefiets.
Kosten over 3 jaar:
- Bijtelling (3 jaar) = € 270
- Overname fiets na 3 jaar (20% van nieuwprijs) = € 700,00
- Wegvallen reiskostenvergoeding (vb. 20 km/dag × 3 dgn × 45 wkn × €0,23) → € 621,00
Totale kosten leasefiets (3 jaar): € 1.591
Scenario 2 – Fiets aanschaffen via vrije ruimte WKR
(bruto-voor-netto verruilen binnen WKR fiscale ruimte)
Jaarsalaris € 3.348 * 12: € 40.176,00
Fietskosten: € 3.500,00 worden via vrije ruimte WKR fiscaal bruto verrekend
Effect jaar:
- Nieuwe bruto grondslag: € 36.676
- Loonheffing: € 4.918
- Netto jaar: € 31.758
- Netto uitbetaald inclusief verrekening: € 31.758
- Netto zonder fietsregeling zou zijn: € 30.328
Netto voordeel fietsplan: € 1.430
Totaal netto betaalde kosten fiets via WKR: € 2.070.
Omdat de medewerker hierbij wel reiskosten ontvangt voor de dagen dat naar kantoor wordt gereisd, trekken we deze € 621 af van de betaalde kosten. Dit brengt de totale netto kosten via de WKR-regeling op € 1.449.
Conclusie
In dit voorbeeld kost een leasefiets over drie jaar in totaal € 1.591, terwijl dezelfde fiets via de WKR € 1.449 kost. Dat betekent een voordeel van € 142 voor de WKR-optie. Daarmee is duidelijk dat een leasefiets niet automatisch de goedkoopste optie is.
Welke regeling het meest passend is, hangt af van de situatie van de medewerker en van de beschikbare fiscale ruimte binnen de organisatie.
Factoren zoals reisafstand, gebruiksvorm, reiskostenvergoeding en de wens om de fiets uiteindelijk te bezitten spelen hierbij een rol.
Tijdens deze masterclass leer je op welke wijze je een modern beloningsbeleid kunt vormgeven dat bijdraagt aan de employer branding strategie en employee experience binnen jouw organisatie.
Wat is de afweging om te kiezen tussen leasefiets of WKR-uitruil?
De leaseoptie is vooral interessant wanneer:
- de medewerker geen grote aanschaf in één keer wil of kan doen;
- er behoefte is aan ontzorgen (onderhoud, verzekering, reparatie geregeld);
- een duurdere fiets gewenst is voor woon-werkverkeer of privégebruik;
- de medewerker al geen recht heeft op een reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld bij een leaseauto);
- de organisatie graag consistent fietsgebruik wil stimuleren (bijvoorbeeld via de 70%-gebruikseis).
Let op bij lease:
- Omdat de bijtelling wordt opgeteld bij het belastbare loon, betaalt de werkgever hierover werkgeverslasten (sociale premies e.d.). Dit betekent een kostenverhoging van gemiddeld circa 20% over het bijtellingsbedrag.
- De medewerker zit meestal drie jaar vast aan het contract; tussentijdse beëindiging kan hoge kosten met zich meebrengen.
- Er geldt geen onbelaste reiskostenvergoeding voor de dagen waarop de leasefiets wordt gebruikt.
- Er kan sprake zijn van een eigen risico bij schade of diefstal.
De aanschaf via de vrije ruimte in de WKR is vooral passend wanneer:
- de organisatie voldoende forfaitaire ruimte binnen WKR-ruimte heeft;
- medewerkers relatief korte of afwisselende afstanden afleggen;
- er behoefte is aan flexibiliteit (geen contractduur of vaste gebruiksverplichting);
- de medewerker graag de fiets volledig in eigendom wil hebben;
- de reiskostenvergoeding behouden moet blijven.
Let op bij WKR-uitruil:
- De werkgever moet ruimte beschikbaar stellen in de vrije ruimte WKR, maar over het uitgeruilde loon worden geen werkgeverslasten (sociale premies e.d.) afgedragen → circa 20% besparing voor de werkgever
- Tijdelijke verlaging van het belastbaar loon kan invloed hebben op toeslagen of inkomensafhankelijke regelingen.
- Onderhoud en verzekering zijn niet standaard inbegrepen; dit komt voor rekening van de medewerker.
Renteloze lening
De renteloze lening is een financieringsvorm waarbij de werkgever aan de medewerker een lening verstrekt om een fiets aan te schaffen, zonder dat er rente over de lening wordt berekend. Dit betekent dat de medewerker de fiets kan afbetalen zonder extra kosten voor rente. De renteloze lening is een aantrekkelijke optie voor medewerkers die graag een fiets willen aanschaffen, maar niet over het benodigde bedrag beschikken.
Er geldt geen vastgesteld maximumbedrag voor de lening. Echter, de Belastingdienst stelt wel voorwaarden aan de renteloze lening, zoals een vastgestelde looptijd en aflossingsverplichting. Daarnaast mag de lening alleen worden gebruikt voor de aanschaf van een fiets en niet voor andere zaken.
De renteloze lening kan worden terugbetaald door de medewerker via de reiskostenvergoeding. Het is namelijk mogelijk om de reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk in te zetten voor de aflossing van de lening. Dit kan voordelig zijn voor medewerkers die bijvoorbeeld minder echte reiskosten maken, omdat ze vaker de fiets gebruiken.
Checklist introductie fietsplan
Een goede introductie van een fietsplan kan leiden tot een succesvolle implementatie. Om ervoor te zorgen dat het plan goed van start gaat, zijn de volgende punten belangrijk:
- Stel een werkgroep samen met belangrijke stakeholders uit de organisatie (MT, HR, OR)
- Vraag uit wat de behoeften van de medewerkers zijn en onderzoek hoeveel medewerkers er geholpen zijn met het fietsplan. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door een postcodescan.
- Trek het fietsplan breder naar het mobiliteitsbeleid en bepaal de doelstellingen wat toekomstig beleid moet brengen (bijvoorbeeld CO₂-reductie, het bevorderen van vitaliteit, het oplossen van parkeerdruk of het verbeteren van de bereikbaarheid).
- Bepaal de incentives. Zet je in op structurele gedragsverandering, koppel daar dan ook de incentives/ beloningen aan.
- Bepaal welke optie(s) je aan wil bieden. Fiscaal fietsplan, abonnement, leasefiets? Of een mix.
- Check de financiële haalbaarheid en vergeet daarbij niet de huidige uitgaven die ten laste gaan van de forfaitaire ruimte WKR. En vergeet niet de kosten van de parkeerruimte.
- Denk goed na over de kaders en randvoorwaarden. Wie mogen er gebruik maken van welke opties.
- Maak helder en transparant beleid en maak een goed communicatieplan.
- Ten slotte moet het fietsplan worden geïmplementeerd. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan aan de hand van een proefperiode waarin medewerkers de optie hebben om gebruik te maken van de fietsregeling. Door regelmatig te evalueren en bij te sturen waar nodig, kan het fietsplan een succes worden en bijdragen aan een duurzamere en gezondere werkomgeving. Digitaliseren kan daarnaast helpen bij de communicatie en registratie.
LEES OOK: Fiets van de zaak: Fiscus opent sluiproute voor nul bijtellling
LUISTER OOK: De HR Podcast – Moderne mobiliteitsregelingen: ‘Bedrijven belonen inmiddels ook wandel- en fietskilometers’
