Leidt thuiswerken tot meer isolatie? Als je de krantenkoppen leest denk je van wel. Maar dat hoeft niet zo te zijn.
Zo concludeerde prof. Conzon van het Boston College na zeven jaar (!) onderzoek, met 275 interviews en 330 uur aan observatie, dat online samenzijn ook tot juist méér verbinding en psychologische veiligheid kan leiden.
Haar conclusie is dat het delen van persoonlijke ervaringen helpt om elkaar beter als mens te begrijpen en daarmee de psychologische veiligheid versterkt.
Het belang van sociale cohesie
We hebben elkaar nodig om het werk af te krijgen. Maar het contact met collega’s is meer dan dat. Contact met collega’s op een persoonlijk niveau maakt dat je je verbonden met hen voelt. Voor veel mensen zijn de collega’s een van de belangrijkste factoren die hun welzijn bepalen; leuke collega’s maken het werk een stuk aangenamer.
Contact met collega’s op persoonlijk niveau stimuleert sociale cohesie. Het gaat hierbij over de onderlinge verbondenheid, vertrouwen en de ondersteunende en vriendschappelijke relaties tussen de groepsleden.
Bijvoorbeeld het gevoel dat je je kunt uitspreken, vragen kunt stellen en fouten kunt toegeven zonder bang te zijn voor negatieve reacties van de anderen. Deze psychologische veiligheid verbetert de kwaliteit en de werkprestatie op de langere termijn.
“Ik heb een volgende meeting”
In de praktijk zijn we gewend om videocalls vooral zakelijk te houden. Waarschijnlijk herken je dit wel: nadat iedereen even naar de camera heeft gezwaaid start je meteen met de agenda. Veel ruimte voor gesprek is er niet, hooguit een snel grapje tussendoor. De afronding moet snel, want een aantal collega’s moeten alweer door naar de volgende Teams-meeting. De aandacht gaat zo vooral naar de taken, wat uiteindelijk ten koste gaat van de onderlinge relaties.
Interruptie of aanwijzing?
In het onderzoek van Boston College kwam naar voren dat tijdens het thuiswerken de kleine interrupties de sociale cohesie kunnen bevorderen. Denk bijvoorbeeld aan kinderen die door het beeld drentelen, een kat die zich op het toetsenbord uitrekt of de indrukwekkende platencollectie bij iemand op de achtergrond.
Het zijn conversatiestarters die uitnodigen om iets over je eigen leven te vertellen of om iets aan de ander te vragen. Als je zo je collega’s beter leert kennen, kun je er bijvoorbeeld achter komen dat iemand thuis een mantelzorgtaak heeft of ’s avonds in een band speelt. Kortom, deze interrupties geven je een inkijkje in de leefwereld van de anderen.
Ruimte voor de relatie tijdens online bijeenkomsten
We zijn niet gewend om ruimte te maken om elkaar beter te leren kennen tijdens online meetings. Bovendien verloopt informeel bijpraten of spontane acties via Teams of Zoom al snel chaotisch als iedereen door elkaar gaat praten.
Om dit probleem te tackelen bedachten wij de tool ‘online teamverbinder’. Dit is een lijst van activiteiten en tips & tricks die je in online meetings kunt toepassen zodat naast de taakgerichtheid er aandacht blijft voor de sociale relatie.
Inclusief Hybride Werken – De Teamverbinder
De Teamverbinder komt voort uit het project ‘Inclusief Hybride Werken’, waarin de Hogeschool van Amsterdam en Hogeschool Saxion samen met vier grote Nederlandse organisaties een aantal tools hebben ontwikkeld die ervoor zorgen dat iedereen volwaardig en gelijkwaardig kan samenwerken in hybride vorm.
De tools werden samen met medewerkers van de organisaties bedacht en vervolgens in teams verder ontwikkeld, getest en gekalibreerd. Hoofdtool is het ‘Kompas’ waarin afspraken worden gemaakt over hoe het online en hybride werken binnen de organisatie wordt uitgevoerd.
De tool ‘ Teamverbinder’ heeft vier doelen:
- Versterken van het onderlinge teamgevoel
- Elkaar beter leren kennen en begrijpen
- Behouden van teamprestaties en kwaliteit op de langere termijn
- Het werk inclusiever en leuker maken
De Teamverbinder maakt onderscheid tussen twee categorieën: ‘inbouwactiviteiten’ binnen bestaande overleggen en ‘opbouwactiviteiten’ waarvoor je aparte contactmomenten organiseert. Teams die willen werken aan hun onderlinge verbinding wordt geadviseerd om enkele activiteiten uit de lijst van beide categorieën te kiezen. De Online Teamverbinder is (gratis) te downloaden via https://inclusiefhybridewerken.nl/toolkit/
Voorbeelden van inbouwactiviteiten
‘Inbouw’ staat voor korte activiteiten (zo’n twee tot vijftien minuten) die ingebouwd kunnen worden binnen de bestaande communicatiestructuur, oftewel de bestaande activiteiten die vanuit het werk plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan periodieke overleggen, een-op-een-gesprekken (bila’s) tussen collega’s en groeps- en projectbijeenkomsten. De inbouw-activiteiten zijn noodzakelijk om binding te houden, met name als een of meerdere collega’s veel thuiswerken.
Een voorbeeld is de activiteit ‘successen delen’ vooraf aan het inhoudelijke deel van de Teams-vergadering. Successen delen verhoogt de moraal van de groep en leert je begrijpen waarvoor je collega’s graag erkenning krijgen. Elke week deelt een andere collega een succes vanuit het werk (project afgerond, goede sessie gehad) of privéleven (cursus voltooid, oma geworden). Deze successen komen op een digitaal ‘Kudo’s bord’ te hangen in de vorm van tekstjes, symbolen en foto’s.
Een voorbeeld voor als er wat meer tijd beschikbaar is, bijvoorbeeld tijdens een pauzemoment in een langere sessie, is de ‘sociale energizer’. Daarin geeft elke deelnemer antwoord op een luchtige, persoonlijke vraag, zoals ‘Wanneer heb je voor het laatst moeten schaterlachen?’ of ‘Met welk kattenkwaad werd je als kind weleens betrapt?’ Even wat relativering én een moment om elkaar beter te leren kennen.
Voorbeelden van opbouwactiviteiten
De opbouwactiviteiten zijn aanvullend aan de communicatiestructuur en gericht op het behoud van de sociale cohesie. Het gaat vooral om activiteiten die helpen bij het aangaan en onderhouden van contacten met directe collega’s, bijvoorbeeld in het team, maar ook voor collega’s daarbuiten die je minder spreekt maar wel een relatie mee wilt onderhouden.
Een voorbeeld is het plannen van virtuele koffiedates. Bijvoorbeeld via een indeling waarbij mensen worden gematched die elkaar weinig spreken. Op die manier krijg je een beter zicht op waar de ander mee bezig is maar bijvoorbeeld ook op iemands persoonlijke behoeften, ideeën en verwachtingen.
Bovendien verlaagt het de drempel om (opnieuw) contact op te nemen. Kies bij de koffiedate voor simpele gespreksstarters, bijvoorbeeld ‘wat is jouw nieuws van de dag’ zodat het aangenaam en laagdrempelig blijft.
Een ander voorbeeld is het organiseren van een digitale zithoek. Dit is een periodieke online bijeenkomst waarbij iedereen spontaan kan inloggen (‘aanschuiven’) bij het lopende gesprek dat daar plaatsvindt. Het is een laagdrempelige en ontspannen omgeving waar je even kunt samenkomen, vergelijkbaar met bijvoorbeeld de pantry op kantoor. Kies elke keer voor een leuk gespreksthema, bijvoorbeeld ‘throwback Thursday’ (verhalen over vroeger) of ‘fun fact Friday’ (interessante weetjes en feitjes, eventueel met een gast).
Ga experimenteren!
Het introduceren van in- en opbouwactiviteiten betekent natuurlijk niet dat de onderlinge relaties tussen collega’s meteen sterker worden. Niet elke activiteit zal meteen succesvol zijn of misschien moet je in de opzet wat aanpassen. Zie het daarom vooral als een experiment waarin je uitprobeert wat bij de groepsleden past en samen evalueert wat wel en niet werkt.
Online sociale activiteiten zijn lastig om vol te houden in de waan van de dag met allerlei zakelijke verplichtingen en projecten. Als het teveel als een ‘moetje’ gaat voelen streeft het zijn doel voorbij. Zoek daarom samen naar een routine die bij het team past en prettig blijft. Probeer bijvoorbeeld het teamoverleg zo efficiënt in te delen dat er tussendoor tien minuten overblijft voor een leuk sociaal moment. Of schrijf elke week een stukje op een teamkanaal over een gedeelde interesse of houd samen het ‘kudo’s-bord’ bij.
Door te experimenteren met kleine in- en opbouwactiviteiten uit de ‘online teamverbinder’, smeed je waardevolle banden die verder reiken dan de functionele waan van de dag. Want laten we eerlijk zijn: de relatie met je collega’s verdient nét wat meer diepgang dan de vraag wie er nog op mute staat.
Dr. Wouter Smit en Dr. Amie van Woudenberg-Swicegood zijn senior onderzoekers bij The Work Lab aan de Hogeschool van Amsterdam. Dr. Mijke Hartendorp is senior onderzoeker bij lectoraat Employability in Transition.
LEES OOK:
In deze interactieve training ontdek je wat je zelf kunt doen om samenwerking in je team te versterken. Dit levert blijvend resultaat op voor jezelf, je collega’s en de organisatie.
Wat doe je als een medewerker niet goed functioneert en welke vormen van verlof zijn er? Wil je je kennis up-to-date houden? Volg deze training en leer in twee ochtenden alle ins en outs over arbeidsrecht in de dagelijkse HR-praktijk.
