In geval van verzuimbegeleiding en ziekte van werknemers is het juist van belang om aan dossieropbouw te doen. En dit heeft niet als reden dat je dan sneller afscheid kunt nemen van een werknemer. Dossieropbouw zorgt ook voor overzicht. Vanuit overzicht kun je beter de regievoeren en bepalen welke kant je op wilt.

Te laat gestart

Vaak wordt met dossieropbouw gestart, als men zich al in een vervelende situatie bevindt. Een gesprek dat uit de hand loopt, een medewerker die zich onverantwoordelijk gedraagt, of andere situaties die hieraan gelijk zijn. Het startpunt is dus in veel gevallen een negatief voorval dat zich heeft voorgedaan.
Maar wat nu als we het uitgangspunt veranderen? Stel dat we zeggen dat we dossier willen opbouwen om regelmatig met elkaar de samenwerkingsafspraken te evalueren? Geen gekke gedachte gezien het feit dat functionering en beoordeling veel makkelijker worden als je iets hebt om gezamenlijk op terug te kijken.
De arbeidsovereenkomst is het eerste document binnen een personeelsdossier. Je doet er als manager goed aan om van ieder moment dat je een werknemer spreekt of dit nu in een teamoverleg of in een 1-op-1 setting is een korte notitie te maken van de inhoud van je gesprek.  Juist de maandagochtend-na-het-weekend-gesprekken zijn vaak waardevolle gesprekken om even in een paar steekwoorden samen te vatten. Ook een korte situatieschets van hoe een werkoverleg is gegaan en hoe de sfeer was. Als je dingen opvallen van specifieke werknemers tijdens zo een overleg, leg het dan voor jezelf vast.
Het lijkt wellicht onbelangrijk, maar tegen de tijd dat Klaas Jan VaakZiek zich 4x ziekgemeld heeft voor 3 dagen, gaat er bij jou een belletje rinkelen.

Opbouw verzuimdossier

En dan is het toch zover gekomen dat een werknemer zich ziekgemeld heeft en dat dit een langer ziektetraject gaat worden. Waar moet de opbouw van een verzuimdossier dan aan voldoen?
Hieronder de 5 APK-punten waar de inhoud van het verzuimdossier aan moet voldoen:
1. Wettelijke voortgang
2. Functionering
3. Werkgevers - werknemersrelatie
4. Fysieke & mentale (on)mogelijkheden
5. Relatie tot team

Wettelijke voortgang

De bekende verzuimsystemen op de markt ondersteunen HR-adviseurs, casemanagers en managers bij het uitvoeren van de wettelijke taken die de Poortwachter vereist. Veel systemen geven tijdig een signaal af wanneer een specifieke taak moet worden uitgevoerd. De UWV-documenten die daarbij horen zijn er vaak aan gekoppeld en zorgen ervoor dat deze in ieder geval in het (digitale) dossier van de werknemer zitten.
Het is echt van belang dat deze documenten allemaal aanwezig zijn in het dossier. Het Plan van aanpak, de probleemanalyse, de bijstellingen, de 1e jaarsevaluatie, artsverslagen, arbeidsdeskundige rapportages etc. Ze horen er allemaal tijdig in te zitten. Voornamelijk het 'tijdig' is iets om aandacht aan te besteden. Geef duidelijk aan waarom een probleemanalyse of  ander wettelijk document laat of niet aanwezig is in dossier. Dit is voor de Poortwachterstoets maar ook bij een Deskundigenoordeel van het UWV van belang om toe te lichten.

Functionering

In mijn blog '3 sporen van re-integratie 1e spoor' laat ik zien wat er gebeuren kan als je geen aandacht besteed aan functionering van een medewerker tijdens ziekte. Het feit dat iemand bezig is met opbouwen, ongeacht of dit naar eigen volledige uren of op therapeutische basis is, het blijft van belang om tijdens dit traject goed te monitoren hoe het met iemand gaat, en dus hoe die persoon functioneert. Houdt tijdens het re-integratieproces een dossier bij van hoe iemand in zijn (aangepaste) functie functioneert. Let daarbij op snelheid, zwaarte van de werkzaamheden maar voornamelijk de letterlijke uitvoering.
Het opbouwen van dossier op dit vlak maakt het makkelijker te onderbouwen waarom je uiteindelijk van mening bent dat je de persoon niet structureel deze aangepaste functie kunt aanbieden. In een extreem geval kun je met deze informatie aan tonen dat je geen passend werk meer hebt voor de werknemer.

Werkgevers- en werknemersrelatie

Tijdens de re-integratie komt het nog wel eens voor dat gesprekken anders verlopen dan verwacht. De vooraf bepaalde doelen van het gesprek worden niet behaald en dat doet iets met de relatie tussen partijen. Houdt een duidelijk overzicht bij met wat jij als werkgever voelt en ervaart tijdens het proces en de communicatie met de werknemer. Welke elementen maken dat je het niet meer vertrouwd? Of dat je de grip verliest? Hoe gedroeg de werknemer zich tijdens het gesprek en wat voor gevoel gaf dat?
Je leest het nu misschien en denkt "moet dat nu echt?". Het antwoord is ja. In 80% van de gevallen die ik tegenkom, blijkt dat de relatie in een veel eerder stadium al deuken heeft opgelopen. Werkgevers weten vaak heel goed te omschrijven waar dat aan lag, maar maakt daar geen aantekeningen van in het dossier. Tegen de tijd dat 'de maat vol i'", is nergens terug te lezen wat er nu gebeurd is en wat gemaakt heeft dat de relatie verstoord is.

Fysieke en mentale (on)mogelijkheden

Natuurlijk is de bedrijfsarts er te bepalen hoe het gaat met het medische herstel van een werknemer. Als werkgever neem jij tijdens het proces ook waar hoe het met iemand gaat. En in de meeste gevallen spreek je daar met je werknemer ook over.
Houd bij wat je zelf waarneemt over het herstel van iemand en deel deze informatie ook met je bedrijfsarts. Een casus tijdens FFector on tour was dat een werknemer aangaf na een zwangerschap bekkenklachten te hebben en niet in staat te zijn eigen functie uit te oefenen en handelingen als traplopen, rennen ed te kunnen ondernemen. Net voor het gesprek dat werknemer en manager zouden hebben om te evalueren, halen ze gezamenlijk koffie. De manager loopt alvast vooruit en houdt de deur open, waarop de werknemer 15 meter vooruit rent om de opengehouden deur vast te pakken, zodat de manager niet te lang hoeft te blijven staan. Het gesprek ging vervolgens over alles wat de werknemer niet zou kunnen en wat fysiek belastend is.
Blijf dus met je werknemer in gesprek. Vraag ook eens hoe een schema er thuis uit ziet. Het geeft inzicht in wat er wel allemaal kan en je bent daarnaast inzicht in wat de werknemer dus thuis ook aan verantwoordelijkheden dragen moet.

Relatie tot team

In mijn blog 3 sporen van re-integratie 1e spoor komt ook ter sprake hoe belangrijk het is dat een team aangehaakt is bij de re-integratie van een collega. De relatie tussen de re-integrerende werknemer en directe collega's is net zo bepalend of een traject al dan niet succesvol gaat zijn.
Daarnaast geeft het je inzicht of iemand na 1,5 jaar ziekte nog steeds mee kan in het team dat zich in 1,5 jaar verder ontwikkeld heeft.

De vereisten van het UWV

Maak het onderdeel van je verzuimdossier om duidelijk weer te geven wat er nu precies gebeurd op deze 5 APK punten. Als je het periodiek controleert weet je zeker dat je alles vastgelegd hebt om een volledig beeld te geven.
Dit volledige beeld is allereerst van belang om bij overdracht een compleet beeld te geven van wat er allemaal in een dossier is gebeurd. Een nieuwe leidinggevende weet namelijk niet hoe de relatie tot op dat moment is.
Deze manier van dossier opbouwen is ook voor het UWV van belang. Tijdens Poortwachterstoetsen en Deskundigenoordelen heeft het UWV er het meest aan om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van zich allemaal heeft afgespeeld tijdens een traject. Jij hebt weloverwogen keuzes gemaakt die met de informatie die jij hebt heel logisch lijken. Vaak gaat het bij Deskundigenoordelen en Poortwachterstoetsen mis omdat werkgevers het idee hebben dat het UWV anders oordeelt dan ze hadden gehoopt. Een van de belangrijkste redenen hiervoor is dat het UWV vaak onvoldoende informatie heeft meegekregen om hetzelfde te zien en tot een zelfde conclusie te komen.
Maak je verhaal zo compleet mogelijk en hanteer bij de opbouw van je verzuimdossiers de 5 APK punten.