Sanquin was de laatste tijd veel in het nieuws. De bloedbank speelt een vitale rol in de huidige corona-crisis, onder meer bij het testen op het COVID 19-virus en bij het onderzoek naar anti-stoffen. De recente ontwikkelingen leggen een grote druk op de werknemers. Een deel van de mensen werkt locatie-gebonden, bijvoorbeeld in de laboratoria en een ander deel is thuis gaan werken.
Die eerste groep heeft te maken met een situatie waarin de arbeidsomstandigheden opeens anders zijn, ze moeten proberen zoveel mogelijk gepaste afstand te houden en de werkdruk is sterk toegenomen. De tweede groep, die opeens thuis moest werken moest ook een nieuwe modus vinden.

Veel communiceren

In die snel veranderende werkomgeving is de rol van HR om verschillende redenen enorm belangrijk, zegt HR Director Ronald van Slooten: “Vanuit HR willen we in deze moeilijke situatie zorgen dat leidinggevenden en medewerkers van de best mogelijke support worden voorzien. We doen dat langs een aantal lijnen. Een van onze uitgangspunten is dat we heel veel publiceren en communiceren.” Soms is die informatievoorziening direct gerelateerd aan de grote impact van de corona-crisis. Van Slooten geeft een voorbeeld: “We zijn veel in het nieuws, dus medewerkers krijgen in hun privé-omgeving voortdurend vragen. ‘Jij werkt bij Sanquin, dus jij zult wel weten wat er speelt’. We besteden daarom bewust heel veel aandacht aan het regelmatig voeden van onze medewerkers met informatie over corona. Vandaag hebben we bijvoorbeeld een artikel geplaatst over wat corona doet met je longen, vorige week plaatsten we een artikel over groepsimmuniteit. Het is een beetje vanuit een ‘noblesse oblige’ gevoel. Er is heel veel kennis in onze organisatie over een onderwerp dat iedereen bezig houdt. Onze mensen kunnen zo hun kennis delen en dat werkt ontzettend positief.”

Naast inhoudelijke informatie over corona wordt ook in de breedte veel aandacht aan goede communicatie besteed. Van Slooten: “We hebben een speciale pagina op intranet waar we de mensen uitnodigen om te laten weten hoe het met ze gaat en wat de huidige situatie met ze doet. En een deel van onze 300 leidinggevenden heeft opeens te maken met een situatie waarin de medewerkers thuis zitten. Ook hen proberen we via intranet zoveel mogelijk van informatie te voorzien, bijvoorbeeld door ze tips te geven hoe ze het teamgevoel levend kunnen houden.”

Mandy Hijne, HR Business Partner en Manager Vitaliteit en Gezondheid, vult aan: “Naast het intranet bieden we ook diverse mogelijkheden voor één op één contact. Dat kan met de leidinggevende, maar we hebben ook een speciale mailbox waar medewerkers met vragen terecht kunnen bij onze interne coaches. Zij kunnen vragen beantwoorden over dingen waar mensen, bijvoorbeeld in de thuiswerksituatie, tegenaan lopen en ze hebben ook een hele serie tools die ze kunnen inzetten. Denk bijvoorbeeld aan het doorverwijzen naar een werkvermogenspecialist of een online tool waarin mensen hulp wordt geboden om met corona-stress of andere gerelateerde klachten om te gaan.

In samenwerking met Fitboutiqs kunnen onze medewerkers online live trainingen volgen en fit blijven en er is een fysiotherapeut die mensen digitaal kan meenemen om oefeningen te doen die met name gerelateerd zijn aan klachten die ontstaan door bureauwerk. Ook zijn we samen met ICT en facility management in gesprek gegaan over manieren om te zorgen dat mensen thuis een goede werkplek kunnen creëren. Daar is onder meer uitgekomen dat mensen spullen van kantoor kunnen ophalen, bijvoorbeeld hun bureaustoel of monitor zodat ze ook thuis hun werk arbotechnisch zo goed mogelijk kunnen doen.”

Verzuim

Het is belangrijk om te zorgen dat iedereen aangesloten en geëngageerd blijft, zeggen Van Slooten en Hijne, en het is mooi om te zien dat in deze bijzondere situatie iedereen heel makkelijk zijn of haar rol pakt om een steentje bij te dragen. “Er is echt een gevoel van ‘met zijn allen de schouders eronder’, merkt Ronald van Slooten: “Een van onze directeuren heeft bijvoorbeeld sokken laten bedrukken en naar alle medewerkers binnen de divisie gestuurd. Ik heb zelf kaarten verstuurd aan de mensen op mijn afdeling met de belofte dat iedereen wordt uitgenodigd voor een borrel zodra de lockdown over is. Zo pakt iedereen het op zijn eigen manier op. We wijzen de managers er wel op dat die kleine gebaren belangrijk zijn om de mensen betrokken te houden. Ze zijn zo druk en zo abrupt in deze nieuwe situatie geplaatst dat ze af en toe wel even hulp kunnen gebruiken. Het is leuk om te zien hoe ze dat gelijk oppakken.”

Problemen waar leidinggevenden tegenaan lopen worden ook besproken in een speciale taskforce, die in het leven werd geroepen toen duidelijk werd wat de impact van de crisis zou worden. In de taskforce zitten vertegenwoordigers uit alle grote onderdelen van de organisatie.

Wat zijn de gevolgen van deze situatie voor het verzuim? Ronald van Slooten: “Er is een toename geweest omdat mensen direct uitvielen. De gevolgen van bijvoorbeeld de stress die deze periode veroorzaakt zullen pas later zichtbaar worden.” Mandy Hijne: “We hebben Q1 vergeleken met het vorige kwartaal en met Q1 uit 2019 en dan zie je een behoorlijke stijging. Het is op dit moment wel moeilijk in te schatten hoeveel mensen daadwerkelijk ziek zijn.”

Mandy Hijne vertelt dat naast online ondersteuning in verschillende modules ook ondersteuning wordt geboden aan mensen die psychische klachten ondervinden. Op verzuim- en re-integratiebegeleiding wordt standaard stevig ingezet, in samenwerking met Robidus en Arbobutler. Hijne: “We benaderen veel vanuit het werkvermogen van onze medewerkers en zorgen dat het werkvermogen ook ter sprake wordt gebracht. We gebruiken hiervoor het Huis van Werkvermogen. het Huis van Werkvermogen heeft vier verdiepingen: gezondheid, competenties, normen & waarden en werk. Samen vormen deze het werkvermogen van de medewerker. Om te zorgen dat je je leven lang optimaal kunt blijven werken is het van belang dat alle verdiepingen stevig staan. Op basis van het Huis van Werkvermogen zorgen we dat de verdiepingen met elkaar in balans zijn. De bedrijfsarts en een werkvermogenspecialist ondersteunen de leidinggevenden in het Sociaal Medsich Team onder andere over hoe zij preventief in gesprek kunnen gaan met de werknemers om naar hun werkvermogen te kijken. Daarnaast ondersteunt Robidus ons bij de inzet van interventies op de langdurige verzuimdossiers.

Sanquin heeft jaren geleden de keuze gemaakt voor Robidus als partner op het gebied van sociale zekerheid. Later, toen we eigen risico drager zijn geworden voor de WGA en de ziektewet, hebben we dit ook uitgebreid en is Robidus ook op deze gebieden onze partner geworden. De keuze om dit bij hen te beleggen was eenvoudig: Deze specifieke expertise hebben we niet zelf in huis.  Daar is het te specifiek voor en is het lastig om zelf alle veranderingen bij te houden. Robidus is erg toegankelijk en zij komen met regelmaat langs om zaken uit te leggen en ons te voorzien van updates in de wet- en regelgeving. Daarnaast is de focus van HR (op het vlak van vitaliteit en gezondheid) de afgelopen jaren verschoven en  ligt het meer op het opleiden van onze leidinggevenden en het verder ontwikkelen van het beleid.”

Over de huidige situatie zegt Hijne: “Ons uitgangspunt is dat de verzuimbegeleiding gewoon doorgaat. We hebben een interne case-manager die heel dicht op de materie zit en de verzuimdossiers beheert. Zij begeleidt de leidinggevenden en benadrukt in de richting van de betrokkenen dat de re-integratie gewoon doorgaat. Als het niet op de werkvloer kan, dan onderzoeken we wat we in een thuissituatie aan kunnen bieden en kijkt de case-manager mee welke oplossingen er mogelijk zijn.”

Lessons learned

Het kost Ronald van Slooten weinig moeite om een aantal lessons learned uit de huidige fase te benoemen. “Ik zie drie belangrijke lessen”, zegt hij: “In de eerste plaats het belang van communicatie. Deze periode zorgt ervoor dat de fysieke afstand met je medewerkers groter wordt en met technologie kun je ervoor zorgen dat die afstand weer kleiner wordt. We hebben geleerd hoe verrassend het is wat je vervolgens kunt realiseren. In de tweede plaats merken we dat er heel goed wordt gereageerd op de achtergrondinformatie die we continu in de organisatie doorsturen. Onze mensen begrijpen daardoor de relevantie van Sanquin en het besef van die relevantie werkt enorm positief in de organisatie. Een derde les is dat mensen in dit soort situaties flexibeler zijn dan je van tevoren misschien zou denken. Als je mensen aanspreekt op hun verantwoordelijkheid en de context noemt, dan zie je dat ze zeer welwillend zijn en dat het goede in mensen naar boven komt.”