Logo
  • Achtergrond
  • 6 augustus 2021
  • Salure

Waarom de salarisadministrateur onmisbaar is

Het beroep salarisadministrateur is één van de kansrijke beroepen in 2021, aldus het UWV. Maar wat doet een salarisadministrateur eigenlijk precies? Bij het verzorgen van de maandelijkse loonstrook komt meer kijken dan je denkt. Corienke Francke, teamleider HR & payroll services bij Salure, licht toe.
Beeld Waarom de salarisadministrateur onmisbaar is

Een up-to-date administratie

Elk jaar worden er niet alleen op Prinsjesdag nieuwe regels door met kabinet gepresenteerd, maar ook de rest van het jaar kan er van alles wijzigen op gebied van wet- en regelgeving. Hier moet je als salarisadministrateur van op de hoogte blijven, want het heeft vaak direct impact op je werk. Een voorbeeld hiervan is de uitbreiding van het geboorteverlof. Corienke vertelt dat dit wel voeten in de aarde heeft gehad: “Je moet eerst de medewerkers inlichten dat hun rechten zijn uitgebreid en ervoor zorgen dat ze het (kunnen) aanvragen. Vervolgens verwerken wij het in het salaris en houden we in de gaten dat de uitkering wordt aangevraagd bij het UWV. Ook letten we er op dat de uitkering bij de financiële administratie binnenkomt. Het is dus best een arbeidsintensieve regeling geworden, die volop wordt gebruikt.”

Daarnaast is ook softwarekennis nodig, vertelt Corienke. “Bij Salure werken we bijvoorbeeld met AFAS voor de salarisadministratie. Er worden regelmatig nieuwe functionaliteiten uitgerold waardoor je zaken vaak anders of op een slimmere manier in kunt richten. En wanneer er nieuwe regelingen worden ingevoerd, moet je weten hoe het pakket deze nieuwe regelingen ondersteunt.”

Controlefunctie

Een belangrijke rol van de salarisadministratie is het signaleren van afwijkingen. Als manager heb je niet precies zicht op alles wat er wordt gedeclareerd, bijvoorbeeld. “Je ziet vaak dat medewerkers een declaratie invoeren, die via een workflow door de manager wordt goedgekeurd. Dit gaat vaak buiten de HR-afdeling om, maar op de salarisadministratie zie je wel de output hiervan. Als hier  uitschieters tussen zitten, signaleren we dat op de salarisadministratie. Je ziet dat de HR-manager hier steeds minder vaak betrokken bij is, doordat de verantwoordelijkheid voor het goedkeuren lager in de organisatie ligt. Lage bedragen hoeven soms zelfs helemaal niet te worden goedgekeurd. Dan is deze controlefunctie via de salarisadministratie echt een toegevoegde waarde. Dit geldt niet alleen voor het controleren van declaraties, maar ook voor ingevoerde bonussen of rekeningnummers die gewijzigd worden, bijvoorbeeld.”

Pensioenaangifte
Een belangrijke maandelijkse controle in de salarisadministratie is de controle van de pensioenpremies, vertelt Corienke. “Indien mogelijk maken we maandelijks een aansluiting tussen de pensioenpremies in de journalisering en de aanlevering richting het pensioenfonds. Dit zijn twee processen. In de journaalpost zie je welke bedragen er bij de medewerker berekend zijn en wat er betaald moet worden. Daarnaast kan je vanuit het softwarepakket steeds meer digitale aanleveringen versturen richting het pensioenfonds. Wat je daar aanlevert moet overeenkomen met de journaalpost. Als je nog niet digitaal kan aanleveren vanuit je softwarepakket, kan je de controle ook doen met de nota het pensioenfonds naar je organisatie stuurt. Dat moet natuurlijk ook overeenkomen.”

Samenwerken met HR

Iets anders wat je in de salarisadministratie in de gaten moet houden, zijn aflopende regelingen. In de salarisadministratie kan het zo zijn dat bepaalde regelingen bij een medewerker aflopen, omdat er in het verleden een einddatum is neergezet. De HR-afdeling heeft dit niet altijd scherp in beeld. “Iemand kan bijvoorbeeld een tijdelijke toelage krijgen waarbij een einddatum van een half jaar staat. Dan is het de vraag of diegene na dat halve jaar nog steeds recht heeft op de toelage, of dat de regeling inderdaad is afgelopen. In de salarisadministratie zie je tijdens de controle ook zaken wijzigen waar geen mutatie van zijn. Dan is het natuurlijk handig voor de HR-afdeling dat de salarisadministratie dit onder de aandacht kan brengen.”

De salarisadministratie heeft dus een belangrijke signaalfunctie naar de HR-afdeling, maar dat geldt ook andersom. Als de HR-afdeling een nieuwe regeling wilt invoeren, moet de salarisadministratie hier op tijd van op de hoogte zijn. Corienke: “Denk aan een thuiswerkvergoeding of extra uitruilmogelijkheden. Dit zijn natuurlijk mooie arbeidsvoorwaarden, maar dit moet wel in het salarispakket ingericht worden. Dat spreekt voor zich, maar qua planning en ingangsdatum moet je dit wel goed met elkaar afstemmen.

Een goede afstemming met de HR-afdeling is ook belangrijk bij bijvoorbeeld langdurig zieke medewerkers. De salarisadministratie is hier niet per definitie van op de hoogte. Maar op een gegeven moment moet je de reiskosten stopzetten en na een aantal maanden moet je korten op het salaris. Dat moet dus op tijd worden doorgegeven vanuit de HR-afdeling. Of dit moet duidelijk worden gedelegeerd naar de salarisadministratie.”

Kosten besparen

Er zijn verschillende regelingen waar je mee kosten kunt besparen in de HR- en salarisadministratie. Deze houdt de salarisadministratie in de gaten. Voorbeelden van zulke regelingen zijn de 30%-regeling en de werkkostenregeling.

Ook heb je binnen de salarisadministratie te maken met loonkostenvoordelen en de LIV (het lage inkomensvoordeel). Corienke: “Voor het Lage inkomensvoordeel (de LIV) hoef je niet veel te doen. Op basis van de loonaangifte berekent de Belastingdienst hoeveel voordeel je krijgt. Maar voor de loonkostenvoordelen ligt het iets ingewikkelder. Voor bepaalde groepen werknemers kun je geld krijgen. Hiervoor heb je een doelgroepverklaring nodig van de medewerker. Bij Salure hebben we toegang tot het doelgroepregister waar je deze verklaring kunt vinden, maar je kunt ook de werknemers zelf benaderen. Je moet er hierbij wel opletten dat je dit op tijd aanmeldt.

Daarnaast heb je te maken met afdrachtsverminderingen, zoals Speuren & Ontwikkeling (S&O). In het handboek van de Belastingdienst kun je alle afdrachtsverminderingen terugvinden. Je moet dan, bij S&O bijvoorbeeld, een aanvraag indienen voor het benodigde aantal uur voor je onderzoek. Hier kun je een subsidie voor krijgen die je moet verrekenen in de salarisadministratie.”

Loonbeslagen afhandelen

Tenslotte moet je als salarisadministrateur alert zijn op loonbeslagen. Je moet scherp zijn op de volgorde van preferente schuldeisers en de belastingvrije voet, benadrukt Corienke. “Er moet tegenwoordig bij een loonbeslag minimaal 5% van het loon worden afgedragen, ook als het loon van de medewerker lager is dan de beslagvrije voet. Als het loon lager is dan de beslagvrije voet, moet je een afwijking opgeven zodat er toch iets wordt afgedragen. Je moet deze situaties in de gaten blijven houden. Bij medewerkers die met hun loon de ene maand net boven en de andere maand net onder de beslagvrije voet zitten, kan dit een arbeidsintensieve klus zijn. Zeker als je met veel loonbeslagen te maken hebt.

Wat je daarnaast ook kunt doen als extra service aan je medewerkers, is een maandelijkse analyse maken van medewerkers die aan het einde zijn van hun loonbeslag, aldus Corienke. “Dan bellen we naar de deurwaarder om te vragen of er nog kosten openstaan die bij het loonbeslag horen. Soms is er bijvoorbeeld een rente opgebouwd, die er bij het eerste loonbeslag nog niet was. Het is natuurlijk mooi als je dit bij de laatste afdracht meteen mee kunt nemen en het loonbeslag definitief kan afhandelen.”

Kortom, er zijn dus flink wat regelingen die de salarisadministrateur in de gaten moet houden. Maar dat is ook het leuke, vindt Corienke: “In de salarisadministratie moet je van cijfers houden. Je moet verbanden kunnen zien, maar het ook leuk vinden om uit te zoeken hoe een bepaalde regeling in elkaar zit. Maar ik kan me voorstellen dat je als HR-medewerker je liever op je personeelsbeleid focust. In zo’n geval is het misschien slim om de salarisadministratie uit te besteden aan een partij als Salure. Dan ben je verzekerd dat het proces geborgd is en heb je er zelf (bijna) geen omkijken meer naar.”

Krijg meer overzicht en werk efficiënter met de diensten van Salure. Salarisadministratie uitbesteden of goed advies nodig? Of wil je meer grip krijgen op je HRM-data? Dan ben je bij Salure aan het juiste adres. Met de software van AFAS ondersteunt Salure organisaties met de salarisadministratie en HR. Daarnaast ontwikkelt Salure ook zelf software: SalureConnect en koppelingen.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.