De nieuwe wet vervangt de Wet Huis voor klokkenluiders. Werkgevers met 50 tot 250 werknemers hebben tot 17 december 2023 om hun interne procedures voor meldingen van misstanden aan te passen. Grotere organisaties moeten nu al aan de nieuwe wet voldoen. Voor ambtenaren waren de bepalingen van de wet al van kracht.

Definitie van een misstand

Een misstand is een handeling waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dat kan variëren van delicten als fraude en witwassen tot de schending van wettelijk voorschriften of interne regels die de veiligheid en gezondheid in het geding brengen of het functioneren van de organisatie aantasten.

Iedereen die voor een organisatie werkt kan nu een melding doen

Niet alleen werknemers kunnen voortaan een misstand melden over een organisatie, iedereen die voor een organisatie werkt kan een melding doen. Bijvoorbeeld ook vrijwilligers en stagiairs die een vergoeding ontvangen. In formele taal: iedereen die in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht.

Melden mag nu ook bij externe organisatie

Een werkgever mag niet meer eisen dat misstand uitsluitend intern wordt gemeld. De nieuwe wet staat toe dat er ook gemeld wordt bij een externe instantie. De werkgever moet aangeven bij welke externe instanties de melding gedaan kan worden.

Beschermd tegen benadeling

De wet probeert het afrekenen met klokkenluiders tegen te gaan. Melders van misstanden zijn nu wettelijk beschermd tegen een negatieve beoordeling, demotie of overplaatsing nadat zij een misstand hebben gemeld. Het dreigen met deze maatregelen geldt ook als benadeling.

Melders die vermoeden dat zij benadeeld zijn vanwege een melding van een misstand, hoeven niet zelf aan te tonen dat zij worden gestraft vanwege hun melding. Die bewijslast verschuift naar de werkgever. Die moet voortaan aantonen dat de benadeling niets met de melding te maken heeft.

Ook degenen die een melder bijstaan en interne onderzoekers van een melding zijn nu beschermd tegen benadeling.

Overige bepalingen Wet bescherming klokkenluiders

De Wet bescherming klokkenluiders heeft meer bepalingen, maar die klinken menige werkgever al bekender in de oren. Zo moet er een kanaal zijn waar meldingen kunnen worden ontvangen. Hierin moet vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van betrokken derden geborgd zijn. Dit kanaal mag alleen toegankelijk zijn voor daartoe gemachtigde medewerkers.

De werkgever geeft de naam van de melder niet prijs, ook niet als de melding is afgehandeld. Een uitzondering is alleen toegestaan als het gaat om een wettelijke verplichting.

Elke melding of een vermoeden van een misstand moet worden vastgelegd in een register. Mondelinge meldingen moeten worden opgenomen en vastgelegd – met toestemming van de melder – of schriftelijk nauwkeurig worden vastgelegd.

Melders mogen een adviseur in vertrouwen nemen om advies in te winnen. Dat mag een vertrouwenspersoon zijn, maar ook een collega of iemand van de vakbond, al naar gelang de voorkeur.

De werkgever moet de melder binnen zeven dagen bevestigen dat de melding is ontvangen. Binnen drie maanden moet de werkgever de melder laten weten welke vervolgstappen er genomen gaan worden.

Checklist voor het opstellen van een klokkenluidersregeling:

• De wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan.
• Wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand.
• De wijze waarop een werknemer in ieder geval kan melden: schriftelijk, mondeling via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem of op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door een gesprek op locatie.
• Bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen kan worden gemeld, ook extern.
• Welke functionarissen opvolging kunnen geven aan de melding.
• De mogelijkheid voor de werknemer om een adviseur in vertrouwen te raadplegen.
• De termijn van zeven dagen na ontvangst van een melding waarop een werkgever een ontvangstbevestiging stuurt.
• De termijn van maximaal drie maanden na melding om te informeren over de beoordeling en de opvolging van de melding.

Verplicht communiceren aan werknemers:

• De interne meldprocedure.
• De wijze waarop een vermoeden van een misstand extern kan worden gemeld.
• De rechtsbescherming van een werknemer bij het melden van vermoeden van een misstand.