Laten we bij het begin beginnen: De hoofdregel bij arbeidsvoorwaarden is ‘Afspraak is afspraak’. U kunt alleen wijzigen op het moment dat u instemming heeft van de werknemer. Mocht dat lukken via de ondernemingsraad, dan is dat vaak de meest prettige gang van zaken.

Maar werknemers en OR staan vaak niet te springen om het wijzigen van voorwaarden in hun nadeel. Daarom kunt u in de situatie komen dat u moet doorschakelen naar het scenario van de eenzijdige wijziging. Er kunnen zich dan twee situaties voordoen. Ten eerste kan het zijn dat een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Als u dat wijzigingsbeding heeft zult u wel zwaarwegend belang moeten hebben en dat moeten afwegen tegen het belang van de werknemer.

Als u geen eenzijdig wijzigingsbeding heeft opgenomen in de arbeidsovereenkomst, komt u weer in een andere situatie. Hiervoor is jurisprudentie op basis waarvan u alsnog wijzigingen kunt doorvoeren. U moet dat doen volgens een drietrapsraket die is ontwikkeld door de Hoge Raad:

1. Er moet sprake zijn van gewijzigde omstandigheden op grond waarvan u de arbeidsvoorwaarden wilt wijzigen. U zult die omstandigheden heel goed over de bühne moeten brengen. Zorg dat u transparant bent, veel informatie verschaft en uw beslissingen goed onderbouwt.
2. Doe een voorstel tot wijziging dat in het algemeen als een redelijk voorstel kan worden gezien. Het uitsluitend communiceren van een wijziging is niet voldoende. U moet helder communiceren wat de consequenties zijn van een wijziging en welke alternatieven of compensatiemogelijkheden er zijn. Ook moet uw werknemer de tijd krijgen om de zaken goed tot zich door te laten dringen voordat hij instemt.
3. Besteed aandacht aan de vraag of van de individuele werknemer verwacht kan worden dat hij instemt met de wijziging en dat zij nof haar belang opzij gezet kan worden voor het bedrijfsbelang. In het goed volgen van deze stap kan ook de OR een belangrijke rol spelen.

Het is belangrijk om vanuit de werkgever en de werkgever dit hele proces zorgvuldig te doorlopen en niet te zwart-wit te reageren. Een van de dingen die ik in de praktijk waarneem, is dat de werkgever te lang met de werknemer blijft discussiëren. Als op een gegeven moment een wijziging is doorgevoerd is het in beider belang dat de discussie wordt gestopt en dat wordt onderkend in welke fase van de drietrapsraket men zit. Uiteindelijk heeft de werknemer – indien deze het niet eens is met de door de werkgever doorgevoerde eenzijdige wijziging - dan nog de optie zich tot de kantonrechter te richten.

Als u gedurende het traject steeds helder communiceert in welke fase u zit, respect heeft voor uw gesprekspartner en zorgvuldig de argumenten voor uw beslissingen op een rij zet, vergroot u in hoge mate de kans dat de wijziging uiteindelijk op een goede manier én met voldoende draagvlak landt in uw organisatie.