Kostenvergoeding
De werkgever kan op vier verschillende manieren kosten vergoeden die samenhangen met de dienstbetrekking.
Deze 4 manieren zijn:
- Een kostenvergoeding op declaratiebasis.
- Een verstrekking van een vaste kostenvergoeding.
- Een kostenvergoeding (bij dienstreizen) op basis van een combinatie van een vaste vergoeding en declaraties.
- De terbeschikkingstelling van een zakelijke creditcard.
Kostenvergoeding methode 1 en 3: Kostenvergoeding op declaratiebasis
De werknemer die onkosten moet maken, kan de kosten die hieruit redelijkerwijs voortvloeien declareren door overlegging van de originele betalingsbewijzen. Voor de vergoeding van deze kosten wordt aangesloten bij de geldende (fiscale) wet- en regelgeving.
Kostenvergoeding methode 2 en 3: Vaste kostenvergoeding
Werkgevers die onder de oude regeling een onbelaste vaste kostenvergoeding verstrekken aan werknemers, moeten deze vergoeding onderbouwen. Er moeten specificaties beschikbaar zijn waaruit blijkt voor welke zaken een kostenvergoeding wordt gegeven en de bedragen.
Dat is bij de werkkostenregeling (WKR) niet voldoende. Aan de vaste kostenvergoeding moet altijd een onderzoek ten grondslag liggen. Wil een werkgever in de toekomst ook een vaste kostenvergoeding blijven geven, dan moet hij een kostenonderzoek starten: bonnen van kosten verzamelen. Op basis hiervan kan hij bepalen welke kostenvergoedingen zijn werknemers krijgen.
Kostenvergoeding methode 4: zakelijke creditcard
Met deze kostenvergoeding methode kunnen werknemers (intermediaire) kosten betalen, welke zij anders eerst zelf zouden moeten voorschieten om deze vervolgens te declareren. De creditcard van de zaak brengt echter een extra risico met zich mee. Kosten die worden betaald met de creditcard van de zaak worden vaak (te) snel als ‘zakelijke’ kosten aangemerkt. De fiscale toets is in de praktijk vaak nog minder dan die bij declaraties, laat staan dat er wordt gecontroleerd of kosten betaald met de creditcard van het werk tevens deel uitmaken van een vaste onbelaste kostenvergoeding.
Kostenvergoeding vrijgesteld
Kosten die een werknemer maakt voor het vervullen van zijn dienstbetrekking, mag de werkgever in beginsel vrij vergoeden. Bijna iedere werknemer die een dienstbetrekking uitoefent, maakt zulke kosten. De hier besproken regeling geldt als de werkgever in 2013 niet gekozen heeft voor toepassing van de werkkostenregeling (WKR). De werkgever kan niet alle kosten die de werknemer maakt, vrij vergoeden. Er moet een verband zijn met de dienstbetrekking. Sommige kosten kan de werkgever in het geheel niet vrij vergoeden, voor een aantal kostencategorieën geldt dat de werkgever een beperkte vergoeding kan verstrekken.
Invoering werkkostenregeling (WKR)
De werkkostenregeling (WKR) is verplicht voor alle werkgevers per 1 januari 2015.
Wilt u aan de slag met kostenvergoedingen en de WKR?
Speciaal voor u heeft HR Praktijk rapporten samengesteld waarmee u direct aan de slag kunt met:
- Stroomschema’s kostenvergoedingen en werkkostenregeling (WKR)
- Handleidingen over de arbeidsvoorwaarden
- Wet- en regelgeving over vormen van kostenvergoedingen
