Een goed pensioen en andere aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zijn redenen voor talenten om te kiezen voor een werkgever. Daarnaast heeft onderzoek uitgewezen dat door inzicht en kennis van de arbeidsvoorwaarden en pensioen werknemers beter kijken naar hun financiële situatie. We noemen dat financiële fitheid van de werknemer. Het gevolg is een hogere betrokkenheid en productiviteit.

Uitdaging

Steeds meer werknemers hebben behoefte aan informatie over hun pensioen. Tegelijkertijd is het voor veel van hen complexe materie. Zelfstandig weloverwogen keuzes maken - vooral bij beslissingen over beleggingsbeleid en kwesties als waardeoverdracht - blijkt een grote uitdaging. Terwijl deze beslissingen een significante invloed hebben op de financiële toekomst van medewerkers. Des te meer reden om in te zetten op (pensioen)communicatie, of beter gezegd: arbeidsvoorwaardencommunicatie.

Cruciale rol HR

De HR-afdeling speelt hierbij een cruciale rol. HR is vaak het eerste aanspreekpunt voor de werknemer en verantwoordelijk voor de voorlichting over de keuzemogelijkheden binnen de pensioenregeling.

Wet pensioencommunicatie

Communiceren over het pensioen met werknemers is ook niet vrijblijvend. Sinds 2015 is het verplicht voor werkgevers. De Wet pensioencommunicatiewet stelt klip en klaar dat de pensioendeelnemer goed geïnformeerd dient te worden over de pensioenregeling en de persoonlijke situatie. De werkgever moet ervoor zorgen dat:

• deelnemers weten hoeveel pensioen ze kunnen verwachten
• deelnemers voor zichzelf kunnen nagaan of er voldoende pensioen is
• deelnemers zich bewust zijn van de risico’s van de pensioenvoorziening.

Win-winsituatie

Dat is de theorie. De weerbarstige praktijk leert echter dat twee op de drie werknemers de communicatie vanuit een werkgever als gebrekkig ervaren. Of het nu gaat over beleidskeuzes, werkprocessen of pensioencommunicatie. Goede communicatie is een zegen voor beide partijen: het verhoogt het pensioenbewustzijn en de motivatie bij werknemers en maakt hen betrokkener en loyaler naar de werkgever. Een duidelijk voorbeeld van een win-winsituatie. Maar hoe doe je dat, goed communiceren over het pensioen en de arbeidsvoorwaarden?

Persoonlijke benadering

Pensioencommunicatie wordt steeds belangrijker als gevolg van de individualisering van het pensioen. Dat vereist dus een persoonlijke benadering. Ook toont onderzoek aan dat informatie het beste wordt ontvangen wanneer deze is afgestemd op de persoonlijke situatie van de werknemer. Met dit maatwerk weten werknemers waar zij aan toe zijn. Bovendien versterk je hiermee de band tussen werkgever en werknemer. Wat de waardering ten goede komt.

Communiceer op vaste momenten

Hoe eerder je met de werknemer in gesprek gaat, des te meer invloed er nog uitgeoefend kan worden. Communiceer in ieder geval uitgebreid op vaste momenten: bij indiensttreding, op de leeftijd van 30, 40, 50 en 60 jaar, bij pensionering, tijdens carrièrestadia én bij andere belangrijke levensgebeurtenissen zoals huwelijk/samenwonen en scheiding.
Verschaf de werknemers op die momenten in een persoonlijk gesprek volledige informatie in begrijpelijke taal. Dan hebben ze nog voldoende tijd om eventueel eigen aanvullende maatregelen te kunnen nemen.

Signaalfunctie

Als werkgever/HR heb je ook een signaalfunctie richting werknemers. Je bent immers goed op de hoogte van wat er speelt. Daarom wordt er ook van jou verwacht dat je werknemers actief, transparant en tijdig informeert wanneer zich veranderingen voordoen in de pensioenregeling.

24/7 toegankelijk

Naast de persoonlijke gesprekken op de belangrijke momenten, dient communicatie gemakkelijk toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld 24/7 via een werknemersportaal. Ook de informatie die hier beschikbaar is moet het liefst zijn afgestemd op de individuele werknemer.

Onafhankelijkheid

Het is daarbij de vraag of een portal van een verzekeraar of pensioenfonds volledig voldoet. Een dergelijke portal toont alleen de oplossingen van die ene uitvoerder, en mist de opbouw bij andere uitvoerders. De onafhankelijkheid ontbreekt. En wanneer een werkgever van uitvoerder switcht, krijgen alle werknemers een nieuwe portal, met een nieuwe presentatie van de regelingen. Dat kan best verwarrend en drempelverhogend uitpakken.

Overkoepelende portal

Een werknemersportaal van een gerenommeerd adviseur daarentegen kent deze nadelen niet. Een dergelijke portal bevat alle relevante informatie in één overzichtelijk geheel: pensioen, nabestaandenpensioen, Anw, WIA & Zorg en alle verzekerde arbeidsvoorwaarden. Alles ineen, onafhankelijk en in klare taal. De werknemer kan direct online persoonlijke keuzes en wijzigingen doorgeven. Ook gepersonaliseerde scenario-berekeningen behoren tot de mogelijkheden. Zo’n werknemersportaal is een praktisch hulpmiddel dat ook HR veel administratieve rompslomp uit handen neemt. Een bijkomend voordeel is dat wanneer een werkgever van uitvoerder switcht, de portal in dit geval in functie blijft, waardoor deelnemers de nieuwe regeling op dezelfde wijze gepresenteerd krijgen.

Begeleiding

Kortom, laat werknemers niet aan hun lot over maar bied de mogelijkheid voor totaal en onafhankelijk advies op maat, en begeleid ze naar financiële fitheid. Voor een werkgever is dit een uitgelezen mogelijkheid zich te profileren op de roerige arbeidsmarkt.