Zo doorbreek je de vicieuze cirkel van verzuim

“In een paar maanden tijd is er ontzettend veel veranderd”, constateert Mick Netiv, directeur van HRControl dienstverlener Robidus: “Het feit dat het aantal mensen met langdurig verzuim nog steeds stijgt is al langer in het nieuws. Maar sinds enkele maanden is de arbeidsmarkt ook nog eens in rap tempo aan het verkrappen. We spreken veel werkgevers die aangeven dat ze het momenteel heel moeilijk hebben met het opvangen van verzuim. In tijden dat de arbeidsmarkt minder krap is kun je redelijk eenvoudig aan andere mensen komen bij uitval van medewerkers. Maar op dit moment is het vreselijk moeilijk om tijdig nieuwe mensen in te huren. Daardoor komt er bij uitval van collega’s nog meer werk terecht bij de andere werknemers, die op hun beurt ook weer overbelast dreigen te raken. Werkgevers dreigen hierdoor in een complexe vicieuze cirkel terecht te komen van verzuim dat leidt tot nog meer verzuim.”
Als gevolg van die vicieuze cirkel worden ook de problemen van werkgevers steeds moeilijker te beheersen, vertelt Netiv: “De kosten die voortkomen uit verzuim zijn natuurlijk heel vervelend, maar er speelt veel meer: Doordat het niet lukt om werknemers die uitvallen tijdig te vervangen, kunnen bedrijven hun afspraken met opdrachtgevers niet meer nakomen. Stel dat je een busbedrijf hebt en je zit plotseling met een tekort aan chauffeurs. Dan heb je direct een probleem met aanbestedende partijen zoals de gemeente. Op dat moment wordt het probleem een stuk groter dan als je alleen intern met de gevolgen van verzuim te maken hebt.”

Regeerakkoord werkt tegen

Door deze ontwikkelingen is het begrip duurzame inzetbaarheid relevanter dan ooit. Werkgevers moeten vol aan de bak. En omdat deze inzetbaarheid de vitaliteit van de hele arbeidsmarkt beïnvloedt, is actieve stimulering en ondersteuning van overheidswege onmisbaar. Het verontrust Netiv daarom dat het verse regeerakkoord niet die visie uitstraalt die volgens hem broodnodig is: “In het regeerakkoord wordt wel gezegd dat we aan de slag moeten met inzetbaarheid, maar als je kijkt naar de maatregelen die het nieuwe kabinet aankondigt, dan zijn die niet altijd even stimulerend.”
Een voorbeeld: De instroom van arbeidsongeschikte werknemers in de WGA drukt op de premie die je als werkgever betaalt. Maar het nieuwe kabinet Rutte 3 heeft de periode waarvoor dit geldt teruggebracht van tien jaar naar vijf jaar. Netiv: “Het idee was oorspronkelijk dat de werkgever geprikkeld wordt om te investeren in inzetbaarheid door hem financieel verantwoordelijk te maken. Die prikkel wordt met deze maatregel verminderd. Hetzelfde geldt voor de wijziging van de loondoorbetalingsverplichting bij arbeidsongeschikte werknemers van twee naar een jaar. Vanuit het oogpunt van lastenverlichting klinkt dat heel mooi, maar ook dit vermindert de prikkel om actief te werken aan inzetbaarheid. Bovendien moet je als werkgever de premie aan de achterkant toch weer ophoesten, want er vindt gewoon een verschuiving plaats van geïndividualiseerde lasten naar collectieve lasten. De overheid zou juist moeten stimuleren dat de werkgever investeert in het voorkomen en aanpakken van verzuim, en in dit Regeerakkoord worden die stimulerende maatregelen afgezwakt.”
Volgens Mick Netiv laat de overheid ook op andere gebieden kansen liggen: “Denk bijvoorbeeld aan het aantrekkelijk maken van omscholing en bijscholing door positieve stimuleringsmaatregelen. Dat zie je binnen sommige sectoren wel gebeuren, maar daar zou de overheid veel actiever in kunnen zijn door subsidies te geven om de slag naar een nieuwe baan te maken en door werkgevers die goed bezig zijn te belonen.”

Verschillende oorzaken

Terug naar de werkvloer. Hoe komt het dat het langdurig verzuim zo sterk toeneemt? “Je ziet steeds meer een categorisatie van uitval”, stelt Netiv: “Bij de oudere werknemers zie je twee belangrijke oorzaken. Ten eerste is er een groep die letterlijk versleten raakt doordat ze fysiek zware beroepen uitoefenen. Ook hier kan de hoge werkdruk de situatie negatief beïnvloeden. Neem de zorg: Je ziet daar dat arbo-apparatuur niet optimaal benut wordt omdat de mensen voortdurend onder druk werken. Verpleegkundigen kunnen tilapparaten gebruiken, maar ze laten dat na omdat het toch makkelijker gaat om het op de ouderwetse manier op eigen kracht te doen.
Een tweede fenomeen waar vooral oudere werknemers steeds meer mee te maken hebben is dat ze mentale klachten krijgen doordat ze te veel taken hebben. Ze moeten hun werk zo goed mogelijk doen en zijn daarin vaak enorm loyaal. Maar daarnaast krijgen ze privé steeds meer zorgtaken. Je ziet soms letterlijk dat mensen zowel bij hun kleinkinderen oppassen als de mantelzorg voor hun ouders doen. Ze krijgen dus een drievoudige belasting, en daardoor kan mentaal van alles misgaan.”
Niet alleen oudere werknemers zitten in de gevarenzone, weet Netiv. In het algemeen krijgen mensen gedurende een werkdag ontzettend veel prikkels. Ze zijn voortdurend met social media in de weer, iedereen deelt alles wat leuk is en mensen hebben de grootste moeite om keuzes te maken. Daar komt ook nog bij dat mensen steeds vaker flexibel werken, en als ze thuis werken is de drang groot om toch nog even die ene opdracht af te maken. De loyaliteit naar de werkgever is vaak groot en ook dat kan mensen soms opbreken.

Ga de dialoog aan

Hoe kan de werkgever nu die vicieuze cirkel van toenemend verzuim doorbreken? “Ga de dialoog aan met je werknemers”, zegt Netiv: “Soms zijn de oplossingen eenvoudig. Het allerbelangrijkste is dat je samen optrekt met je werknemers. Maak inzetbaarheid bespreekbaar. We vinden het allemaal heel vanzelfsprekend dat werkgevers tijd besteden aan beoordelen en functioneren, maar het zou minstens zo vanzelfsprekend moeten zijn om tijd te besteden aan gesprekken over de inzetbaarheid. Op die manier kun je vroegtijdig signalen oppikken rondom het risico dat iemand overbelast is of dreigt uit te vallen.
Dat grote verantwoordelijkheidsgevoel van werknemers voor het afkrijgen van hun taken, zorgt ervoor dat ze vaak niet op tijd bij zichzelf signaleren dat de druk te groot is. Door een dialoog maak je ze van dit soort risico’s bewust.
Vanuit de dialoog kun je bovendien samen investeren in de ontwikkeling van de werknemer en ze veel actiever bij processen betrekken: Trek samen op bij het bepalen van opleidingen en kennisontwikkeling. Maar betrek ze ook bij het proces om nieuwe collega’s aan te nemen.”
Door met werknemers ook in gesprek te gaan over werving en over de vraag wanneer het tijd is om een nieuwe collega aan te nemen, geef je ze meer grip op de situatie en maak je ze deelgenoot van de zoektocht naar oplossingen voor de te grote werkdruk, vindt Netiv.
Voor die dialoog over inzetbaarheid is tijd nodig. Om die tijd te creëren is het verstandig om vooral te focussen op de mensen die aan het werk zijn en de verzuimbegeleiding door externe deskundigen te laten doen: “Specialistische partijen kunnen jou als werkgever enorm ontzorgen bij het verzuim, zodat jij al je tijd aan de inzetbaarheidskant kunt besteden”, aldus Netiv: “Je ziet ook dat steeds meer werkgevers van het geloof afstappen dat ze alles zelf moeten doen. Waarom zou je een lijnmanager belasten met alle poortwachterverplichtingen? Die manager kan zijn tijd veel beter besteden aan de mensen die aan het werk zijn en aan het voorkomen dat die vicieuze cirkel ontstaat.”

Werk-privé balans

Een van de onderdelen van zo’n preventieve focus door de manager, betreft dan de genoemde werk-privé balans. Als werkgever heb je hiertoe concrete middelen tot je beschikking, vertelt Netiv: “Iedere werkgever kan een pallet aan maatregelen nemen die passen bij zijn of haar eigen organisatie. Alleen al de mogelijkheid van flexibele werktijden kan natuurlijk al veel spanning wegnemen. Vergeet niet dat lang in de file staan al voor stress kan zorgen. Maar werkgevers kunnen ook heel gericht aan de slag gaan. Neem een werknemer die druk is met het verlenen van mantelzorg omdat een van zijn ouders ernstig ziek is. Je kunt met zo’n werknemer tijdelijke afspraken maken over minder werken. Werknemers waarderen dat enorm en je voorkomt ermee dat ze uitvallen.
Je rol als werkgever om je werknemers in de huidige hectiek te begeleiden is een hele belangrijke. Mensen brengen zoveel tijd op hun werk door. Het zou toch vreemd zijn als ze daar aan hun lot overgelaten worden?”

Feiten en cijfers

• In 2017 nam de instroom in de WIA toe met 9%
• Een groot deel van deze instroomstijging komt voor rekening van mensen ouder dan 60 jaar; de instroom bij deze leeftijdscategorie was vorig jaar drie keer zo groot als bij andere leeftijdscategorieën
• De grotere instroom van 60-plussers komt voor een deel doordat meer mensen langer doorwerken. Daarnaast zien we ook een toename van de instroomkans. Dit geldt vooral voor mensen die ouder zijn dan 62 jaar.

Bron: UWV Kennisverslag 2017-8

Tip

Gratis whitepaper: Effectief verzuim terugdringen

Een effectief verzuimbeleid legt de focus op het voorkómen van uitval. Een brede blik op het welzijn van werknemers en gerichte begeleiding als een werknemer toch verzuimt, maken het verschil. Lees in deze whitepaper de drie tips voor een gezond personeelsbestand.