In het re-integratiedossier moet de werkgever alle gegevens, documenten en correspondentie opnemen die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen re-integratieactiviteiten. In feite wordt in dit dossier elke stap in het re-integratieproces vastgelegd. Op basis van de gegevens die in het dossier zijn opgenomen, kan na 93 weken het re-integratieverslag worden samengesteld. Een goed re-integratiedossier kan dus werk besparen als de werknemer na twintig maanden de WIA-uitkering wil gaan aanvragen en het re-integratieverslag nodig heeft.

Werkgevers die eigenrisicodrager voor de ZW en/of de WAO/WGA zijn, moeten ook een re-integratiedossier bijhouden.

Re-integratiedossier: checklist

De volgende gegevens moeten in het dossier worden opgenomen:

• de ziekmelding van de werknemer (datum, opgegeven reden);
• de probleemanalyse en het re-integratieadvies van de arbodienst/bedrijfsarts;
• de bijstellingen van de probleemanalyse;
• alle versies van het plan van aanpak;
• de eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak (opschudmoment);
• gegevens die betrekking hebben op het ziekteverzuim van de werknemer (van wanneer tot wanneer niet gewerkt, wanneer was de gedeeltelijke werkhervatting en voor hoeveel uur);
• de re-integratieactiviteiten die de werkgever heeft ondernomen (bijvoorbeeld aanpassing van de werkplek, een andere organisatie van het werk, inschakeling van een jobcoach);
• de re-integratieactiviteiten die de werknemer heeft ondernomen (bijvoorbeeld rugtraining, fysiotherapie, omscholing, assertiviteitstraining);
• alle correspondentie en documenten die op deze activiteiten betrekking hebben;
• verslagen van de contacten die de werknemer heeft gehad met de arbodienst/bedrijfsarts;
• verslagen van de contacten die de werknemer heeft gehad met de casemanager;
• verslagen van de evaluatiegesprekken die de werknemer en werkgever hebben gehad over het plan van aanpak;
• eventueel: deskundigenoordeel van UWV ten aanzien van: 

1. de vraag of de werknemer echt ziek is;
2. de vraag of er in het bedrijf van de werkgever passende arbeid aanwezig is;
3. de vraag of de werkgever voldoende re-integratie-inspanningen verricht;
4. de vraag of de werknemer voldoende re-integratie-inspanningen verricht.

• machtiging van de werknemer om medische gegevens op te vragen bij de huisarts en de behandelend specialist ten behoeve van de arbodienst/bedrijfsarts en/of een re-integratiebedrijf en/of de verzekeraar.

De werkgever kan het bijhouden van het re-integratiedossier ook overlaten aan de arbodienst of bedrijfsarts.