Zo geef je ruimte aan rouwprocessen

Rouw en verlies zijn universele thema’s. Iedereen gaat vroeg of laat door zo’n proces, maar de beleving verschilt van persoon tot persoon. “Dat neemt niet weg dat je er als organisatie goed aan doet om van tevoren na te denken over hoe je in zo’n geval gaat handelen”, zegt Jacques Vanhouttem, bedrijfsmaatschappelijk werker bij Arbo Unie. “En niet pas op wanneer het gebeurt. Dan ben je in elk geval zo goed mogelijk voorbereid wanneer zich onverhoopt zo’n situatie voordoet. Er ligt een schone taak voor HR en leidinggevenden om dan de regie te nemen.”

Checklist

Een goede manier om je voor te bereiden, is door een checklist op te stellen waarin je systematisch het hele proces doorloopt. Van de melding van het overlijden tot contact met nabestaanden, collega’s en externen informeren, organisatorische maatregelen en nazorg. Jacques: “Een checklist is minder rigide dan een protocol en geeft dus meer vrijheid. Die is nodig, want rouwprocessen vragen om maatwerk. In de checklist neem je daarom vooral zaken op waar je aan moet denken en waar je rekening mee kunt houden. Hier adviseren we bij Arbo Unie graag in. Je hoeft dus niet zelf het wiel uit te vinden.”

Do’s en don’ts

Het belangrijkste is volgens Jacques dat je uiterst zorgvuldig probeert te zijn. “Dat begint al bij het bericht dat iemand is overleden. Ga dan eerst na: waar komt dit bericht vandaan? Klopt het wel? Niets is pijnlijker dan iemand doodverklaren die nog in leven is. Daarna is het zaak om in kaart te brengen wie geïnformeerd moeten worden, door wie en hoe. Breng je bijvoorbeeld het team bij elkaar? Zijn er bevriende collega’s die het al wisten en hoe voorkom je dan dat verhalen een eigen leven gaan leiden? Hoe ga je om met collega’s die op vakantie zijn? Maar bedenk bijvoorbeeld ook hoe je de buitenwacht – zoals klanten en relaties – op de hoogte brengt.”

De juiste vragen

Een uitgebreide checklist zorgt ervoor dat je de juiste vragen stelt voordat je tot handelen overgaat. Zoals:

• Wie neemt de regie? De leidinggevende ligt vaak voor de hand, maar als die bijvoorbeeld zelf net in een rouwproces zit of om andere redenen niet de meest aangewezen persoon hiervoor is, voelt zich misschien een andere collega daartoe geroepen.
• Hoe ga je om met de nabestaanden? Ga je langs met een bos bloemen of wacht je de uitvaart af? Wie van de organisatie gaan daarnaartoe? En als dat een grote groep is, hoe regel je dat dan organisatorisch?
• Hoe ondersteun je medewerkers op de werkvloer? Niet iedereen reageert op dezelfde manier: de een is volledig van de kaart en meldt zich zelfs ziek, terwijl een ander werk juist als afleiding ziet. Het is belangrijk dat je ruimte biedt aan die verschillen. Vraag medewerkers wat zij nodig hebben en probeer daarin te faciliteren.
• Welke organisatorische maatregelen zijn nodig? In een rouwsituatie zijn medewerkers vaak tijdelijk minder inzetbaar. Hoe zorg je dan dat het werk toch gedaan wordt?

Tijd om stil te staan

“Het is ook goed je te realiseren dat rouwprocessen lang kunnen duren”, vervolgt Jacques. “In het begin zijn nabestaanden zo druk met dingen regelen dat ze nauwelijks tijd hebben om na te denken. De eenzaamheid en het verdriet komen daar vaak pas achteraan. Juist in die periode is het belangrijk dat medewerkers steun ervaren; dit draagt bij aan het verwerkingsproces.” Wat doe je dan wel en niet?

• Wegkijken is geen optie. Vraag af en toe hoe het met je medewerkers gaat en benoem de emoties die spelen. Erover zwijgen is het slechtste wat je kunt doen.
• Bied concrete hulp. Medewerkers hebben niets aan: ‘Als ik iets voor je kan doen, laat het me weten.’ Doe liever echt iets, en als je dat moeilijk vindt, zeg dat dan ook: ‘Ik wil iets tastbaars voor je doen, maar weet niet goed wat.’
• Houd rekening met gevoeligheden. Realiseer je wat het met medewerkers kan doen als er opeens een schoonmaakploeg het bureau van een overleden collega komt schoonmaken en persoonlijke spullen worden weggehaald. Ook dat kun je maar beter aankondigen; het zijn de kleine dingen die het doen.
• Stilstaan bij het verlies is een belangrijk element. Dat kan bijvoorbeeld door – in overleg met de nabestaanden - een herinneringsplek op het werk in te richten, met een mooie foto en een herinneringsboek. Rituelen zijn in dit soort situaties van grote waarde.

Meer weten?

Arbo Unie ondersteunt je organisatie graag bij het zorgvuldig omgaan met rouw en verlies. Onder andere door mee te denken over een checklist, team- en individuele begeleiding. Neem voor meer informatie gerust contact op met bedrijfsmaatschappelijk werker Jacques Vanhouttem via jacques.vanhouttem@arbounie.nl.