“Gebruik deze tijd om doorbraken in de werkomgeving te creëren, door gebruik te maken van de coronamaatregelen.” Hij kan het niet genoeg benadrukken. Tussen alle treurnis die de pandemie heeft gebracht ziet hij iets moois gloren. Hij noemt het ‘het grootste wereldwijde thuiswerkexperiment ooit’. Hij vindt het leuk om deze bijzondere tijd zo te bekijken. Want het is zijn vak, als Global Director Smart & Healthy Environments bij Royal HaskoningDHV. Al ver voordat de wereld in de ban raakte van Covid-19 werkte hij samen met collega’s aan een aanpak die meer uit de werkomgeving haalt. “In onze visie is de werkomgeving een waardedrager van een organisatie, en hier ligt een groot onbenut potentieel. Voor de coronacrisis zagen we het kantoor al transformeren van een statische plek van bureaus naar een dynamische plek van inspiratie, creatie en ontwikkeling, met efficiënt ingerichte ruimtes.”

Geen blueprint

Een blueprint voor het ideale kantoor is er niet, beklemtoont hij, want organisaties verschillen van elkaar. Net als de mensen die er werken. De een kan zich goed concentreren met geroezemoes en achtergrondmuziek, de ander heeft daar een stilteruimte voor nodig. “Het is de truc om voor jouw organisatie de juiste balans te vinden tussen al die soorten activiteiten waarvan je vindt dat die binnen een kantoorruimte moeten plaatsvinden.”

Ook de menstypes kunnen in kaart worden gebracht met profielen en persona’s. “Je kunt dan de gemiddelde ruimtebehoefte per persoon per dag vastleggen en in een model stoppen. Dan krijg je een veel betere controle over wat je nodig hebt en kun je gaan voorspellen. Stel bijvoorbeeld dat twintig procent van je medewerkers agile gaat werken, dan vraagt dat deel van je personeel ook een hele andere ruimtebehoefte.”

Impuls voor privéleven

Medewerkers een plek bieden waar ze zich thuis voelen is zeer de moeite waard voor een organisatie, hebben onderzoeken ondertussen wel aangetoond. Veel minder ziekteverzuim, meer innovatieve ideeën, hogere productie. De coronacrisis heeft die ontwikkeling versneld. We moesten ineens wel thuis werken en gebruik maken van alle beschikbare online beeldverbindingen. En wat blijkt twee maanden later: dat gaat prima en 40 tot 50 procent van de medewerkers wil niet meer fulltime naar kantoor. “En dat is echt niet omdat ze thuis de kantjes er vanaf lopen. Het ontlopen van de verkeersstress en de impuls voor je privéleven zijn wél drijfveren. Je bent nu in 30 seconden van je bureau aan de eettafel, in plaats van een lange reis met files. Ik geloof dat dit heel veel mensen triggert om het anders te willen inrichten.”

Zelf heeft hij dat ook ondervonden tijdens de intelligente lockdown. Sommige dingen miste hij niet aan kantoor, andere dingen juist wel. Niet de vergaderingen en ook niet het verwerken van e-mails achter een bureau. Dat kan prima thuis en deed hij al veel liever op een aanlandplek in de centrale hal, of in de koffiecorner. Wat hij vooral miste waren de persoonlijke ontmoetingen met collega’s, om samen oplossingen te vinden, projectvoorstellen uit te werken of hen te helpen en te begeleiden. Al met al gaf deze periode hem ‘een gevoel van vakantie’. “Terwijl ik harder heb gewerkt dan ooit.”

Balanceren dat iedereen aan zijn trekken komt

Het online thuiswerken wordt mogelijk ‘een ingesleten recht’. Terug naar de oude situatie gaan we  niet, weet hij. En zeker het komende jaar blijven de veiligheidsmaatregelen grote invloed hebben op de bezetting van kantoren. Al is het maar om het openbaar vervoer te ontlasten. Inmiddels is het duidelijk dat de 1,5 meter regel zorgt voor 30 tot 50 procent minder effectieve vierkante meters, waardoor 30 tot 50 procent van de medewerkers frequent thuis moet werken.

“Dan kun je om en om gaan werken. Maar je kunt beter eens echt de tijd nemen om na te denken over welke activiteiten met welke mensen je binnen de muren van je gebouw wilt hebben en hoe je dat zo kunt balanceren dat iedereen aan zijn trekken komt. Dat betekent dus niet dat je alle meetingrooms gaat vullen met bureaus omdat je te weinig ruimte hebt. Dan heb je niet goed nagedacht over wat je eigenlijk wilt doen. Want achter een bureau zitten kun je thuis natuurlijk net zo goed.”

Startthema’s

Met dezelfde of met minder vierkante meters meer waarde creëren, dat zou de insteek moeten zijn. Wat wil je bereiken? is daarbij de hamvraag. Circulair en energiezuinig zijn of co-creatie en spontane ontmoetingen bevorderen, of juist innovatief slagvaardig worden? “Dat zijn startthema’s. Van daaruit ga je kijken welke valuedragers eronder zitten.”
Dat zou zomaar een wekker kunnen zijn, geeft hij als voorbeeld. Tegenwoordig op je telefoon. Hij ziet die wekker als integraal onderdeel van een reis.

“Als de wekker een app zou zijn die mij om 23:00 uur vertelt wat mijn eerste afspraak is de volgende dag en dat het dan gaat hagelen en het verkeer op mijn locatie wordt ontwricht, dan kan ik er de avond tevoren al een Teams-meeting van maken en doorgeven dat ik later op kantoor kom. Doet 30 procent van de medewerkers dat, dan kan de verwarming later aan en ontlast je het verkeer. Ineens is die wekker niet meer een app om je wakker te maken maar de gateway naar het optimaliseren van verkeersstromen en het binnenklimaat. Als je op deze manier de smart mogelijkheden gaat benaderen, creëer je met elkaar waarde. Het is mijn passie om op deze manier projecten te doen.”

Drie stappen

Hij onderscheidt drie stappen naar de werkomgeving als belangrijke waardedrager. Ten eerste moet je weten welke maatregelen waartoe moeten leiden in je gebouw. Die kennis kun je vervolgens vertalen naar de aanwezige technologie en vanuit dat punt kom je tot een goede architectuur en een model waar alle informatie over de werkomgeving bij elkaar komt. Je werkt dan aan een langetermijnhuisvestingsplan.

Het momentum is er om te leren hoe de slag naar het kantoorconcept van de toekomst te maken, is de overtuiging van Willemse. Om ‘taboes te doorbreken’. En het gebeurt al, zie ook de e-health consulten door medisch specialisten. De top moet wel mee willen in de ontwikkeling. ”Aangezien je de bijdrage van de werkomgeving benadert vanuit waarden, moet je het ook als waardedrager gaan inzetten. Het  zou dus idealiter een agendapunt aan de bestuurstafel moeten worden in plaats van een kostenpost van het bedrijf.” Niet alleen organisaties hebben baat bij de gelukkige thuiswerkers en het efficiëntere kantoorgebruik, ook het klimaat. “Daarvan hebben we de afgelopen maanden al een voorproefje gehad en ik hoop dat we dat samen kunnen omzetten richting een duurzamere werkelijkheid.”