Paul Storimans van Sterksen Advies schat in dat er momenteel zo’n tien tot vijftien Nederlandse bedrijven zijn die op strategisch niveau bewust voor RPO hebben gekozen. Daarnaast zijn er nog zo’n vijftien tot twintig Nederlandse vestigingen die ten gevolge van beslissingen op buitenlandse hoofdkantoren de keuze voor RPO hebben gemaakt. “Inmiddels zijn wel veel bedrijven aan het nadenken over RPO,” vertelt Storimans. En dat is ook wel te verklaren, vindt hij: “Recruitment is een lastig planbaar proces en verstoort vaak de HR-agenda. Er zijn ook moeilijk stabiel uren op te budgetteren; het ontstaan van vacatures laat zich niet altijd goed voorspellen.” Een aantal grote partijen, zoals PostNL, Philips en Rabobank, zijn bovendien zodanig groot dat ze gespecialiseerde recruitment zelf kunnen doen. Ze kopen soms wel recruitmentdiensten of interim-recruitmenturen in, maar kiezen niet voor RPO. Storimans: “RPO is daarmee een veelsproken maar feitelijk nog kleine markt: ik schat in dat er zo’n 200 mensen in Nederland in de RPO-dienstverlening actief zijn.” Cijfers die schril afsteken tegen de mondiale cijfers: de markt voor RPO-services groeide in 2011 met meer dan 25 procent en heeft inmiddels een volume van 1,4 biljoen dollar. Storimans: “ In de UK heb je RPO-bedrijven met 160 tot 2.000 dedicated recruiters. En in de VS heb je zelfs gespecialiseerde RPO-bedrijven voor bijvoorbeeld de sectoren ziekenhuizen en zorg. In Nederland daarentegen heb je enkele bedrijven (of afdelingen van grotere bedrijven) die zich bezighouden met RPO-diensten en die hebben tussen de vijftien en de dertig mensen in dienst.”

Feringa besloot daarom drie jaar geleden te kiezen voor RPO en in zee te gaan met Sterksen Advies: “Het mooie van RPO is dat Sterksen zich automatisch aanpast en invoegt en daarmee zowel voor te veel als voor te weinig de juiste capaciteit heeft. RPO ademt kortom moeiteloos mee met de ontwikkelingen.” Daarbij was het een voordeel dat Sterksen bij C1000 al actief was op projectbasis. Storimans: “We hebben sinds eind 2007 projecten gedaan op het gebied van IT, Finance en Logistiek. Sinds begin 2010 heeft C1000 gekozen voor de complete dienstverlening van Sterksen en dus volledig voor RPO.”

Werving- & selectiebureaus

Er speelde nog een overweging een rol om te kiezen voor RPO, vertelt Feringa: “We gaven in die jaren veel geld uit aan individuele bureaus voor individuele vacatures. Er liepen headhunters rond op het gebied van IT, Finance and Marketing/Sales, die klauwen met geld kostten. Toen we kozen voor RPO hebben we met Sterksen afgesproken dat zij zich bezig zouden houden met alle vacatures en ons zouden adviseren welke functies naar een traditoneel bureau moeten worden uitbesteed.” Inmiddels heeft de praktijk uitgewezen dat RPO per vacature zo’n 40 procent kost van het bedrag dat eerst per vacature naar een traditioneel W&S-bureau; ging. Omdat Sterksen te maken heeft met een cost ‘Het aantal vacatures op jaarbasis is in de praktijk lastig in te schatten’ Een van de bedrijven die in Nederland wel bewust koos voor RPO is C1000. Wytze Feringa, directeur HR, legt uit waarom. “Traditioneel haalden we alle personeel binnen via de personeelsmanager. Met uitzondering van het operationeel personeel in de distributiecentra; daarvoor gebruikten we uitzendbureaus. Bij de overige functies – ruim 200 op jaarbasis – gold lange tijd de macht van de advertentie: we plaatsten een advertentie en konden kiezen: er kwamen vrijwel altijd voldoende kandidaten. Dat betekende dat de personeelsmanager maar één competentie hoefde te hebben: kunnen selecteren.” Op het moment dat de arbeidsmarkt krapper werd, eind jaren 90, besloot C1000 de functies vanaf hbo-niveau onder te brengen bij een interne recruiter; de rest bleef bij de personeelsmanagers. Feringa: “Die recruiter had twee doelstellingen: het werkgeversmerk wegzetten (employer branding) en mensen werven.” Daarna kreeg C1000 te maken met twee ingrijpende processen: een reorganisatie en een opeenvolging van uitbreidingen en inkrimpingen. Tegelijkertijd bleef de arbeidsmarkt lastig. Feringa: “Daar kwam nog eens bij dat het aantal vacatures op jaarbasis in de praktijk lastig bleek in te schatten. Ik deed wel aannames, maar het daadwerkelijke aantal viel in de praktijk veel hoger uit. Dat maakte het lastig voor de recruiter: die werkte zich of het schompes of zat uit het raam te kijken.”

laten ze het wel uit hun hoofd om een taak op zich te nemen die ze niet aankunnen. Storimans: “Het gaat ons dan dermate veel tijd kosten dat het niet meer rendabel is. Dan is uitbesteden naar een tradioneel W&S-bureau; voor ons voordeliger. Vanzelfsprekend maak je daarbij ook de afweging of een bepaalde specialistische functie veel voorkomt. In dat geval is het namelijk goed om daarin expertise op te bouwen.” Inmiddels is het aantal hires via W&S-bureaus; teruggebracht van 30 procent begin 2007 naar 10 procent eind 2011. Storimans: “In die gevallen kiest C1000 het W&S-bureau;, maar begeleiden wij vervolgens het proces.”

Service

Er is een belangrijk verschil tussen de traditonele W&S-bureaus; en RPO, vertelt Storimans: “Een bureau zorgt voor de plaatsing en RPO doet de complete services: wij doen uiteraard de werving of de search in de arbeidsmarkt, de selectie, maar wij nemen ook de telefoon op als een kandidaat informatie wil over (werken bij) het bedrijf, wij doen de administratie over uitnodigingen en afwijzingen, wij plannen interviews in, wij rapporteren aan de HR-mensen en wij werken samen met externe W&S-bureaus.; Kortom: het hele proces – end to end – onder naam van de klant. Uiteraard is het wel de personeelsadviseur of de lijnmanager bij de opdrachtgever, die aan het begin de vacature opstelt en aan het eind de definitieve selectie maakt.” In de gekozen RPO-constructie is Sterksen verantwoordelijk voor de doorlooptijd (van autorisatie tot hiring) en voor de conversieratio’s. Storimans: “Als wij 10 kandidaten voordragen en C1000 nodigt er een uit, dan gaat het niet goed. Wij sturen strak op de conversieratio: hoeveel kandidaten introduceren wij aan de lijn en HR, hoeveel worden er uitgenodigd, hoeveel kandidaten wil men een contract aanbieden en hoeveel aanbiedingen worden er door de kandidaat uiteindelijk geaccepteerd.” Dit soort data maakt verdere optimalisatie veel eenvoudiger. Sterksen houdt alle kandidaten bij in een recruitmentapplicatie. Storimans: “Dat leidt er inmiddels toe dat we 60 procent van de kandidaten die we aannemen al kennen. Ook is de time to hire mede daardoor in het afgelopen jaar teruggegaan van 45 naar 39 dagen. En is de cost per hire 6,9 procent lager dan in het voorgaande jaar.” Sterksen selecteerde in 2011 4.500 kandidaten, waarvan er 1.100 voorgelegd werden aan de HR-manager en de lijnmanager. Dit resulteerde in 600 gesprekken, 210 contractaanbiedingen en 150 aangenomen medewerkers.

Kernwaarden

Hoe bewaak je de kernwaarden van een bedrijf, het DNA, wanneer je de werving van nieuwe mensen uit handen geeft? Feringa: “Dat bewaken gebeurt op een aantal manieren. Ten eerste doen wij als C1000 de uiteindelijke selectie. Dat betekent dat er niemand binnenkomt, die niet aan het C1000-DNA voldoet. Ten tweede heeft Sterksen bij ons mensen werken met een DNA dat vergelijkbaar is met dat van ons en zijn ze al zo lang voor ons werkzaam dat ze inmiddels heel goed weten welk type mensen we nodig hebben.” Storimans vult aan: “Dat klopt, maar daarnaast is het zo dat het instrumentarium waarmee we werken goed wordt afgestemd met de opdrachtgever. Wytze heeft overigens gelijk dat partijen wel bij elkaar moeten passen, het blijft niets meer dan mensenwerk.” Vanwege het onderling vertrouwen, maar ook vanwege de vergaande mate waarin C1000 voor het uitbesteden van recruitment heeft gekozen, is C1000 een goed voorbeeld voor vergelijkbare andere bedrijven. “Ze lopen ver voor in de mate waarin ze voor RPO kiezen, maar daardoor ook in de mate waarin kosten bespaard kunnen worden.” Storimans verwacht dat RPO de komende jaren ook in Nederland fors gaat groeien. “Vanwege een aantal ontwikkelingen: de ontgroening en vergrijzing, maar ook omdat de mensen tegenwoordig sneller van baan veranderen. Gemiddeld eenmaal per drie tot zeven jaar. Dat groeiend aantal mutaties en een krapper wordende arbeidsmarkt leiden ertoe dat de arbeidsmarkt gaat versnellen en meer expertise vraagt om succesvol te kunnen bewerken. De keuze voor wel of niet RPO wordt daarbij uiteindelijk niet zozeer bepaald door de prijs, maar veel meer door de geleverde service, resultaten en de besparing op middellange termijn.”

Wat is recruitment process outsourcing?

•• Flexibiliseren en uitbesteden van je recruitmentoperatie aan een externe specialist die de recruitmentprocessen uitvoert onder naam van de klantorganisatie.

•• Zichtbaarheid vergroten van de klantorganisatie in de markt zodat je beter wordt gevonden door kandidaten. Maar ook het verbeteren van je search naar kandidaten op de markt – talent acquisitie.

•• Verbeteren van de langetermijnperformance van de recruitmentoperatie door verbeteringen en meerjarenplanning (workforce optimization). Opbouwen talentpools, 1 op 1 communicatie met je kandidaatgroepen. Versnellen en verbeteren processen, inzetten e-assessment.

•• Anders dan een traditionele bureaufunctie is het afrekenmodel niet gebaseerd op de hiring transactie alleen. Ofwel service ofwel combinatie van service én transactie. per hire