Een werkgever die over wil gaan tot bedrijfseconomisch ontslag moet eerst kijken of er wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden:
- Er moet sprake zijn van bedrijfseconomische omstandigheden die leiden tot het vervallen van arbeidsplaatsen. Deze bedrijfseconomische omstandigheden kunnen bijvoorbeeld bestaan uit het structureel vervallen van arbeidsplaatsen, een slechte financiële positie, werkvermindering, organisatorische veranderingen, beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten en bedrijfsverhuizing. Of een combinatie van deze omstandigheden.
- Het vervallen van de betreffende arbeidsplaats is, over een periode van 26 weken in de toekomst, noodzakelijk. Dit geldt overigens niet bij bedrijfsbeëindiging.
- Tot slot is herplaatsing van de werknemer, al dan niet met behulp van scholing, niet mogelijk of ligt niet in de rede.
Als er aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, kan de arbeidsovereenkomst worden beëindigd met toestemming van het UWV (of een cao ontslagcommissie) of met de werknemer met wederzijds goedvinden. Maar voordat het zover is, moeten de volgende stappen worden doorlopen. Sommige stappen zijn overigens alleen noodzakelijk bij een collectief ontslag (ontslag van meer dan 20 werknemers).
Stap 1: Informatie verzamelen
Allereerst dient alle relevante informatie verzameld te worden. Denk hierbij (in grote lijnen) aan een compleet overzicht van alle in de onderneming werkzame personen en een onderbouwing van het minimaal te bezuinigen bedrag op personeelskosten. Verder is het uiteraard van belang om inzicht te hebben in de financiële situatie van de onderneming, met daarbij een cijfermatige prognose voor (minimaal) de komende zes maanden bij gewijzigd beleid (als de voorgenomen reorganisatie wordt gerealiseerd) en bij ongewijzigd beleid.
Stap 2: Reorganisatieplan opstellen
Zodra alle relevante informatie is verzameld, is het verstandig (vooral als er sprake is van een collectief ontslag) om op basis daarvan een reorganisatieplan op te stellen. Dit document kan dan als uitgangspunt worden gebruikt voor onder andere het overleg met het UWV, de betrokken vakbonden, de ondernemingsraad en voor de interne communicatie.
Neem hierin ook een toelichting op van de aanleiding van de reorganisatie. Vergeet bij het opstellen van de lijst met boventallige werknemers overigens niet om het afspiegelingsbeginsel goed toe te passen. Een werkgever mag niet aan ‘cherry picking’ doen.
Stap 3: Concept sociaal plan opstellen
Bij een collectief ontslag wordt vaak een sociaal plan opgesteld met de ondernemingsraad en, indien er betrokken vakbonden zijn, met vakbonden. In een sociaal plan staan afspraken om de gevolgen van ontslag voor werknemers te verzachten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan ontslagvergoedingen en begeleiding naar ander werk.
Voordat het overleg met de ondernemingsraad en betrokken vakbonden plaatsvindt is het handig om al een concept op hoofdlijnen gereed te hebben, zodat vanuit dat document gewerkt kan worden.
Stap 4: Adviesaanvraag ondernemingsraad
De ondernemingsraad heeft een adviesrecht bij reorganisaties. Vraag dan ook tijdig advies. Het advies van de ondernemingsraad moet namelijk nog van wezenlijke invloed op het te nemen besluit kunnen zijn. Het advies kan een reden zijn om de voorgenomen reorganisatie en/of de gevolgen daarvan aan te passen.
Stap 5: Melding vakbonden en UWV
Bij een collectief ontslag start het formele traject met de melding daarvan aan het UWV en de betrokken vakbonden. Hiermee gaat een maand wachttijd in. Indien er betrokken vakbonden zijn, worden vervolgens zo spoedig mogelijk de overleggen met hen ingepland. Tijdens die overleggen wordt dan vaak (tevens in samenspraak met de ondernemingsraad) gezamenlijk tot een definitief sociaal plan gekomen.
Stap 6: Indienen formulier A van ontslagaanvraag
De ontslagaanvraag bij het UWV bestaat uit drie formulieren. Formulier A, B en C. Het is aan te bevelen om één dag voordat het personeel geïnformeerd wordt over de bedrijfseconomische ontslagen, formulier A alvast bij het UWV in te dienen. Het invullen van formulier A kost niet veel tijd.
Er kan dan direct een uitstel van veertien dagen worden verzocht voor het indienen van de formulieren B en C. Binnen deze periode van veertien dagen wordt bekeken of met de boventallige werknemers in onderling overleg een minnelijke regeling kan worden getroffen voor de beëindiging van het dienstverband.
Wat doe je als een medewerker niet goed functioneert en welke vormen van verlof zijn er? Wil je je kennis up-to-date houden? Volg deze training en leer in twee ochtenden alle ins en outs over arbeidsrecht in de dagelijkse HR-praktijk.
Stap 7: Informeren personeel en individuele gesprekken
Normaliter worden eerst alle werknemers gezamenlijk geïnformeerd over de reorganisatie en daarna worden de individuele gesprekken met de boventallige werknemers gevoerd om hen te informeren over hun boventalligheid. Maar dit kan ook andersom.
In geval van collectief ontslag willen de vertegenwoordigers van de vakbonden vaak bij de mededeling aan alle werknemers aanwezig zijn.
Stap 8: Beëindiging met wederzijds goedvinden (vaststellingsovereenkomst)
Indien een werknemer boventallig is en de werkgever het dienstverband wenst te beëindigen wordt, voordat de UWV-procedure wordt voortgezet met het indienen van formulier B en C, bezien of de werkgever en de boventallige werknemer een minnelijke regeling kunnen treffen over het ontslag en de gevolgen daarvan. Indien er een sociaal plan is opgesteld, wordt deze regeling gebaseerd op de afspraken die daarin staan opgenomen.
Indien werknemer en werkgever het met elkaar eens worden, wordt de minnelijke regeling in een vaststellingsovereenkomst (VSO) opgenomen en door de werkgever en werknemer ondertekend. In dat geval kan voor deze werknemer de ontslagaanvraag bij het UWV worden ingetrokken omdat de arbeidsovereenkomst dan eindigt middels de afspraken in de vaststellingsovereenkomst.
Door het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst wordt de werknemer overigens niet door het UWV gekwalificeerd als verwijtbaar werkloos. De werknemer kan dan in principe gewoon in aanmerking komen voor een WW-uitkering, indien er ook wordt voldaan aan de overige voorwaarden die het UWV stelt.
Stap 9: Indienen formulier B en C van ontslagaanvraag
Als er met de boventallige werknemer geen vaststellingsovereenkomst kan worden gesloten, zal de ontslagprocedure bij het UWV voorgezet worden. De formulieren B en C dienen dan binnen de door het UWV gestelde termijn ingediend te worden.
Stap 10: Opzeggen arbeidsovereenkomst
Na indiening van de complete ontslagaanvraag, kunnen de werknemers verweer voeren tegen de ontslagaanvraag bij het UWV. Het UWV zal vervolgens bepalen of de ontslagvergunningen worden verleend. Als de ontslagvergunningen zijn verleend, kunnen de arbeidsovereenkomsten met de boventallige werknemers, met inachtneming van de opzegtermijn, worden opgezegd.
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zo ook in het geval van bedrijfseconomisch ontslag. Als de stappen zorgvuldig worden doorlopen dan kan de reorganisatie soepel verlopen. Overleg op constructieve wijze met de ondernemingsraad en (in geval van collectief ontslag) ook met de eventueel betrokken vakbonden. Ontslaggesprekken zijn zwaar en de emoties kunnen hoog oplopen. Voor werknemers is het vaak een onverwachte mededeling.
Regelmatig wordt een bedrijfseconomisch ontslag persoonlijk opgevat, terwijl het ontslag natuurlijk los staat van de kwaliteiten van de werknemer. Zorg er dan ook voor dat er voldoende tijd wordt genomen om deze gesprekken te voeren. Leg uit waarom de betreffende werknemer helaas voor ontslag in aanmerking is gekomen. Als de reorganisatie zorgvuldig is voorbereid valt dat ook goed uit te leggen. Onderschat het belang van een goed verloop van deze gesprekken niet. Net zoals bij veel dingen in het leven, geldt ook bij reorganisaties waar bedrijfseconomische ontslagen vallen: communicatie is ‘the key’.
Reorganisaties zetten druk op mensen, processen en besluitvorming. Als HR-professional sta je midden in dit krachtenveld en wordt er veel van je verwacht. In deze training leer je effectieve strategieën en praktische stappen om zo succesvol te kunnen reorganiseren. Zo houd je regie en bied je medewerkers houvast in een onzekere periode.
In deze training ligt de nadruk op de slimme inzet van GenAI als ondersteunende kracht, mét oog voor de menselijke kant van verandering. Na deze dag beschik je over een heldere roadmap waarmee jouw organisatie AI-gedreven innovatie duurzaam kan realiseren en verankeren in de praktijk.
