De communicatieparagraaf kent grofweg drie varianten: (i) een volledig uit onderhandelde tekst, (ii) een nog tussen partijen in onderling overleg vast te stellen tekst en (iii) geen afspraak.
In het eerste geval is het thema van de inhoud van de communicatie direct punt van onderhandeling. Dat is praktisch omdat het daarmee, vanaf het beginstadium van de onderhandelingen, heeft te gelden als een van de bespreekpunten en daarmee tot een (goed) eind wordt gebracht. Nadeel kan zijn dat het daadwerkelijk als onderhandelingspunt wordt gezien en een te zwaar gewicht krijgt.

De schoen wringt in het bijzonder waar de te formuleren tekst vooralsnog wordt doorgeschoven naar een later moment. Thema's als de einddatum, de hoogte van de vergoeding, het al of niet in stand blijven van een concurrentiebeding staan veelal op de voorgrond en een bepaling rond de nog in overleg vast te stellen tekst rond communicatie, verschuift naar de achtergrond. Het gevolg is dat daarmee dat onderdeel vaak om vijf voor twaalf nog moet worden uit onderhandeld. Tegen die tijd zijn vaak al wat harde woorden over en weer gevallen en is de spreekwoordelijke rek er al uit. Op dat moment blijkt de communicatie (toch) gevoelig te liggen en verstarren de verhoudingen alsnog of opnieuw.

Onderken spanningsveld in vroeg stadium

Een verklaring voor dit fenomeen kan per geval verschillen maar laat zich enigszins raden. De werknemer veronderstelt dat met overeenstemming op de verschillende (andere) onderdelen, er ook bereidheid van de werkgever is om ruimhartig en flexibel om te gaan met lovende teksten bij de communicatie rondom he vertrek. De werkgever heeft echter, veelal na intensieve onderhandelingen, feitelijk al een 'punt' gezet achter de werknemer. Dat stadium gaat vaak vergezeld met nog slechts de neiging om kort en zakelijk over het vertrek te communiceren en zich te richten op de nieuwe situatie zonder de werknemer en veelal met een verse opvolger.

Het blijkt in de praktijk raadzaam dit spanningsveld in een vroeg stadium te onderkennen. Geen van partijen is erbij gebaat om, vlak voor dat de handtekeningen worden gezet, te worden geconfronteerd met een mismatch in verwachtingen over de tekst rond het vertrek. Zeker waar het vertrek van de een gepaard gaat met de benoeming van een nieuwe man of vrouw, voelt de werkgever er in het algemeen niets voor om veel woorden te wijden aan de vertrekkende medewerker maar dient alle aandacht uit te gaan naar de nieuwkomer.

Verwachtingen managen

In plaats van het vaststellen van de tekst voor de communicatie rond vertrek 'door te schuiven', heeft het de voorkeur een tekst direct tot een bespreekpunt te maken of de communicatie tot het exclusieve domein van de werkgever te benoemen. In de beëindigingsovereenkomst kan dan worden volstaan met de afspraak dat partijen zich niet negatief over elkaar zullen uitlaten. Op dit punt is het managen van de verwachtingen van de werknemer een vereiste: hij zal zich mogelijk geconfronteerd zien met een korte en zakelijke tekst rond zijn vertrek. Het voorkomt echter een onaangenaam debat vlak voor de eindstreep dat de neiging heeft een zuur karakter te krijgen.

Uiteraard is er geen one size fits all aanpak, maar ten minste mag van HR-adviseurs worden verwacht dat zij zich rekenschap geven van dit fenomeen. Er kan dan per geval een duidelijke koers worden gevaren. Dit voorkomt een onaangenaam venijn in de staart.