Bij Toyota vonden ze daar in de jaren ’70 een mooie oplossing voor: Kanban. Dit concept betekent in het Japans visualisering (kan) en kaart (ban). Het basisconcept kent u waarschijnlijk wel. Het is eigenlijk een ouderwets principe waarin ‘geeltjes’ die op een muur zijn geplakt worden verschoven van de linker kolom ‘nog te doen’ naar de meest rechtse ‘gedaan’. Tegenwoordig is het originele concept door digitalisering niet meer up to date (niemand gebruikt meer geeltjes op een muur), maar ik denk dat het idee erachter actueler is dan ooit. Door het visueel maken van de planning, creëer je namelijk betrokken en gemotiveerde werknemers. Niet geheel onbelangrijk als we steeds meer online gaan samenwerken…

Het digitale Kanban-bord is een visuele weergave van lopende werkzaamheden en biedt up-to-date informatie over de manier waarop het werk door het gehele proces vordert. Ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken en Social Business hebben plannen via Kanban een nieuw leven in geblazen. Het oude concept is weer uit de archieven getrokken en in een nieuw jasje gestoken, want de Kanban borden zijn tegenwoordig ook digitaal beschikbaar. Door deze digitaliseringsslag kan iedereen van elke plek en elk device de planning, taakverdeling en vordering van een project inzien. Dit zorgt voor duidelijkheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid binnen teams.

Maar waarom is het hebben van een visuele tool tegenwoordig zo belangrijk? Het antwoord klinkt misschien logisch, maar wordt vaak uit het oog verloren. Een visueel overzicht is nodig omdat met online samenwerken een fysieke ontmoetingsplaats ontbreekt. Bij samenwerken zijn dit soort plekken essentieel. Denk bijvoorbeeld aan het praatje bij de koffiemachine, tijdens de lunch of op weg naar de parkeerplaats. Het zijn altijd van die momenten waarbij u nèt even iets hoort over hoe bepaalde dingen er voor staan. Daarbij wordt ook nog door verschillende sociaal- wetenschappelijke studies onderschreven dat het menselijke brein beter dingen onthoudt en men sneller leert als iets visueel wordt gemaakt.

Ik denk dat een Kanban bord een geschikt middel is om de koffiemomentjes in te vullen en overzicht te creëren. Vooral bij bedrijven die veel online samenwerken. Maar helemaal vervangen kan een Kanban bord zo’n koffiemoment natuurlijk niet. Ook bij online samenwerken is het belangrijk om bijvoorbeeld een keer in de week af te spreken op een fysieke plaats. Zie een digitaal Kanban bord als een welkome ondersteuning bij Het Nieuwe Werken. U zult verbaasd zijn hoe simpel en effectief digitaal plannen eigenlijk kan zijn.