Logo
  • Nieuws
  • 24 september 2007
  • mr. Jan Schouten

Checklist identificatieplicht nieuwe medewerker

Werkgevers hebben een aantal verplichtingen. Niet alleen moeten ze een loonadministratie

voeren en de Belastingdienst informeren over het door de werknemer genoten loon. De werkgever is ook verplicht de werknemer te identificeren. Welke stappen moet de werkgever hierbij in acht nemen? Deze checklist vormt een leidraad voor de dagelijkse praktijk.

Beeld Checklist identificatieplicht nieuwe medewerker

De identificatieplicht houdt in dat de werkgever de werknemer moet identificeren aan de hand van een geldig origineel identiteitsdocument. Dus niet aan de hand van een afschrift van een dergelijk bewijs. De werkgever moet zelf een kopie maken en deze bij de loonadministratie bewaren. Het identiteitsdocument zal in de meeste gevallen een paspoort, een identiteitskaart of een verblijfsvergunning zijn. Van een buitenlandse werknemer moet hij een afschrift van het paspoort en de verblijfsvergunning in de administratie opnemen. Afgelopen juni heeft de Hoge Raad twee uitspraken gedaan betreffende de identificatie van werknemers. Deze onderstrepen het belang van een juiste en volledige identificatie van personeel. De sanctie is klip en klaar: toepassing van het anoniementarief, en wel voor alle loonheffingen.

 

Documenten

De identiteit dient de werkgever aan de hand van een van de volgende originele documenten vast te stellen:

 

  • Nederlands paspoort;

  • Nederlandse identiteitskaart;

  • gemeentelijke identiteitskaart;

  • nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de EER;

  • (elektronisch) W-document;
  • verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER);

  • nationaal paspoort van een land buiten de EER met een door de Vreemdelingendienst aangetekende vergunning tot verblijf (aanmeldsticker);

  • vluchtelingenpaspoort;

  • vreemdelingenpaspoort;

  • diplomatiek paspoort;

  • dienstpaspoort.

 

Geldigheid

Een groot aantal rechters heeft zich gebogen over de vraag wanneer een werkgever verantwoordelijk kan worden gehouden een kopie van een vals identiteitsbewijs in de loonadministratie. Zij concludeerden dat de werkgever bij in het oog springende afwijkingen moet onderkennen dat het een vals of vervalst exemplaar is. Van in het oogspringende afwijkingen is sprake als het document voor iedereen kenbaar vals is, zoals scheve pasfoto’s. Bij het ontbreken van een kopie van het identiteitsbewijs of indien het identiteitsbewijs duidelijk vals of vervalst is, is het anoniementarief van toepassing. 

 

Hoe echt is het identiteitsbewijs?

Drie vuistregels:

  1. Controleer altijd originele identiteitsdocumenten, accepteer nooit kopieën. Maak zelf een kopie of scan ten behoeve van uw administratie en vraag daarbij altijd om toestemming aan de houder van het document.
  2. Volg altijd dezelfde werkwijze van controleren en let op details.
  3. Controleer altijd op meerdere echtheidskenmerken.

 

Waarop controleren?

  1. Vergelijk de foto op het document goed met degene die het document aan u geeft. Let daarbij op de afstandverhoudingen tussen ogen, oren, lippen en kin en niet op bijvoorbeeld de lengte en kleur van het haar.
  2. Vraag de leeftijd van de persoon en vergelijk dat met de geboortedatum op het document.
  3. Controleer de geldigheidsduur van het document.
  4. Controleer het document op beschadigingen, insnijdingen en lijmresten.
  5. Controleer het aantal pagina’s, de volgorde en de nummering. Alle pagina’s moeten doorlopend genummerd zijn; op alle pagina’s moet hetzelfde documentnummer staan.
  6. Houd het document tegen het licht en controleer het watermerk.
  7. Houd het document onder een UV-lamp. Echte documenten blijven donker onder UV-licht, het watermerk mag nooit zichtbaar worden onder UV-licht.
  8. Alle Nederlandse documenten van kunststof hebben een tweede foto, die aangebracht is in gaatjes. Houd het document tegen het licht en controleer of dit dezelfde foto is als die op het document staat afgebeeld (dit geldt ook het nieuwe rijbewijs credit card-model en het kunststof verblijfsdocument voor vreemdelingen).
  9. De tweede foto bij deze kunststof documenten wordt zichtbaar als een lichte vlek onder de UV-lamp.
  10. Bij deze kunststof documenten wordt ook bij kantelen een hologram (kinegram) zichtbaar die gedeeltelijk over de foto loopt. 

 

Tip

Vraag bij het eerste contact met een potentiële werknemer altijd het originele ID-bewijs mee te nemen, maak daarvan een afschrift en laat de werknemer tijdens dit contact zijn handtekening zetten. Controleer deze handtekening later ook met die op het arbeidscontract en andere documenten.

 

Moment van geldigheid

Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van indiensttreding. Wanneer de werknemer blijft werken na de vervaldatum van het identiteitsbewijs waarvan een afschrift in de loonadministratie is opgenomen, hoeft de werkgever geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs te maken. Het gaat om een geldig identiteitsdocument op het moment van indiensttreding. Indien uit de kopie blijkt dat het identiteitsbewijs op het moment van de aanvang van de werkzaamheden niet geldig was, is het anoniementarief eveneens van toepassing.

 

Let op

Indien op enig moment alle afschriften van identiteitsbewijzen geactualiseerd worden, bijvoorbeeld door van alle werknemers een afschrift te maken van een huidig identiteitsbewijs, gooi de oude afschriften dan niet weg. De werkgever is verplicht deze bij de loonadministratie te blijven bewaren.

 

Bewaren

De werkgever moet de kopie van het identiteitsbewijs minimaal vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de loonadministratie bewaren. Onder omstandigheden kan het zinvol zijn om deze gegevens langer te bewaren. Zeker indien er procedures komen, kan de aanwezigheid van deze gegevens nuttig zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan een beroepsprocedure naar aanleiding van een looncontrole door de Belastingdienst.

 

Legaal

Iemand uit Nederland of één van de landen van de Europese Economische Ruimte kan in principe in Nederland legaal werkzaamheden verrichten. Voor deze landen geldt namelijk vrij verkeer van werknemers. Ook een vreemdeling met een geldig verblijfsdocument, waarin de aantekening staat: ‘Arbeid is vrij toegestaan’ kan legaal in Nederland werkzaamheden verrichten.

 

Let op

De Europese Economische Ruimte (EER) bestaat uit alle landen die lid zijn van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Hoewel Estland, Letland, Hongarije, Litouwen, Polen, Slovenië, Slowakije en Tsjechië in 2004 zijn aangesloten bij de EU – en daarmee automatisch deel uitmaken van de EER – golden voor hen beperkende maatregelen. Deze maatregelen zijn opgeheven per 1 mei 2007. De beperkende maatregelen gelden echter nog wel voor Roemenië en Bulgarije; werknemers uit deze landen hebben nog steeds een tewerkstellingsvergunning nodig.

 

Achterwege

In principe moet de werkgever een nieuwe werknemer altijd identificeren. Wanneer een werknemer binnen een samenwerkende groep inhoudingsplichtigen van werkgever

verandert, hoeft de nieuwe werkgever echter niet opnieuw de identiteit van de werkgever vast te stellen. Dit kan de nieuwe werkgever slechts achterwege laten, indien de oude werkgever de identiteit van deze werknemer destijds correct heeft vastgesteld.

 

Op de werkplek

Op de werkplek moet iedereen op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Dat kan een identificatiebewijs zijn. Werknemer uit Nederland en de EU/EER kunnen ook het rijbewijs tonen. De werkgever moet zijn werknemers op deze plicht wijzen. Inden er een controle plaatsvindt, bijvoorbeeld door de Belastingdienst of Arbeidsinspectie, moet de werkgever de

werknemers de gelegenheid bieden om aan deze plicht te voldoen.

 

Aanvullende maatregelen

Op Nederlandse identiteitsbewijzen staat het BSN of sofinummer vermeld. De werkgever vraagt nieuwe werknemers om dit nummer. Naast een controle of dit opgegeven nummer klopt met hetgeen op gemeld identiteitsbewijs staat kan via het loonprogramma veelal ook een controle op de bestaanbaarheid van het nummer plaatsvinden. Een dergelijke controle is echter nog geen identiteitscontrole. Daarvoor geldt hetgeen in de bovengemelde stappen is beschreven. Uit het wetsvoorstel Versterking fiscale rechtshandhaving blijkt dat de wetgever het anoniementarief ook van toepassing wil laten zijn als het BSN of sofinummer niet in de loonadministratie is opgenomen. Indien het sofinummer later nog bekend wordt bij de werkgever, moeten de afgedragen premies

werknemersverzekeringen worden gecorrigeerd. Dit geldt niet voor de teveel ingehouden en afgedragen loonbelasting/premieheffing volksverzekeringen. Deze kan de werknemer door middel

van zijn aangifte inkomstenbelasting terugvorderen. Om het onnodig indienen van correctieberichten te voorkomen, adviseren wij in een zo vroeg mogelijk stadium ook het BSN of sofinummer van de in dienst tredende werknemer voorhanden te hebben.

 

Tip

Vraag in een eerste contact met een potentiële werknemer naast het meenemen van het originele identiteitsbewijs tevens het BSN of sofinummer. Overigens valt zeker te overwegen om deze informatie ook van freelancers en andere verrichters van diensten bij een eerste contact op te vragen. Mocht later blijken dat deze personen als werknemer gezien worden, dan is de identiteit en het BSN vanaf de aanvang van de werkzaamheden bij u aanwezig. Dit kan u een aanzienlijke

besparing op een eventuele naheffing opleveren.

Producttips

Ook interessant

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.