7 tips om de HR-afdeling efficiënter te laten werken
Veel HR-afdelingen werken administratief nog op een verouderde manier. Hierdoor worden er fouten gemaakt. Ook neemt het erg veel tijd en dus geld in beslag om gegevens op de oude manier te verwerken. HR-afdelingen moeten efficiënter gaan werken, maar vaak zijn HR-professionals onvoldoende op de hoogte van de verschillende technische en organisatorische mogelijkheden om processen te stroomlijnen en te implementeren.
Dit concluderen Howard Woei en Wim Ydo van Vroom Consultancy in de whitepaper ‘Wegen naar een efficiëntere HR- en payrolladministratie’, die zij schreven in opdracht van salaris- en HR-dienstverlener ADP. Efficiënte inrichting van administratieve processen geeft HR-managers meer tijd om zich te concentreren op strategische zaken, zoals het opvangen van de vergrijzing en bevorderen van de productiviteit.
Selfservice voor medewerkers
HR kan efficiëntie realiseren door de inzet van een digitale HR-portaal en door het verminderen van papieren documenten en het automatiseren van processen en werkstromen. Documenten, informatie en taken worden door de bron ingevoerd en digitaal doorgestuurd van de ene medewerker naar de andere (selfservice voor managers en medewerkers). De processen worden gestuurd door regels en procedures die ingebouwd zijn in een workflow-systeem. Dit biedt de mogelijkheid om kwaliteit aan de bron te borgen.
Om deze verandering – HR-transformatie – voor elkaar te krijgen geven de schrijvers van de whitepaper de volgende 7 tips:
- Maak de noodzaak van de HR-transformatie van meet af aan duidelijk, zodat de betrokkenen begrijpen dat het niet om een vrijblijvend proces gaat.
- Werk altijd met een business case; die onderbouwt de investeringen en rationaliseert en objectiveert de verwachtingen in de vorm van opbrengsten en terugverdientermijnen.
- Borg het dragen en uitdragen van de nieuwe werkwijze door de top van de organisatie. Voorbeeldgedrag doet volgen en dat betekent concreet dat ook MT-leden aan selfservice moeten doen.
- Laat al in een vroeg stadium de voordelen van selfservice zien. Managers en medewerkers gaan pas echt aan selfservice doen, als het hen iets oplevert.
- Zorg er bij outsourcing voor dat het HR-proces op orde is. Alleen goedlopende processen kunnen geoutsourcet worden.
- Zorg voor een goede klant-leverancierverhouding. Dat is zeker zo belangrijk als een Service Level Agreement. Partnerschap komt tot uitdrukking in resultaten, juridische documenten zijn een noodvoorziening.
- Onderken dat techniek issues kan geven; creëer en vraag begrip hiervoor bij gebruikers en andere stakeholders.
