1. Communiceer regelmatig

Het contact behouden met medewerkers begint met regelmatig communiceren. Hoewel face-to-face meetings niet mogelijk zijn als een groot deel van de collega’s thuiswerken, zijn er genoeg andere opties. Het gebruikelijke overleg van kantoor, kun je namelijk eenvoudig online voeren. Begin en eindig de dag bijvoorbeeld met een snelle stand-up. Door als team de dag te starten met een video-call weet je waar iedereen mee bezig is en of iedereen lekker in zijn vel zit.

Microsoft Teams, Google Hangout, Zoom, Skype, Whereby: er zijn veel platforms waarmee je online vergadert via videobellen. Ook de medewerers van HR Praktijk/HR Academy komen nu elke ochtend vanuit huis samen, aldus hoofdredacteur Peter van den Hout op de Volkskrant.nl. "Besef dat in videogroepen andere omgangsvormen gelden dan in een vergaderzaaltje. Chaos ligt op de loer met twaalf mensen op één scherm, dus wijs een voorzitter aan, spreek van tevoren een agenda af en vergader met grote groepen het liefst niet langer dan een half uur. Het is prima om een grapje te maken over de poster op iemands muur, maar bewaar daarna de orde. Laat elkaar uitpraten en laat extra stiltes vallen – elkaar onderbreken zorgt online sneller voor rumoer." Van den Hout raadt aan om na gezamenlijke vergaderingen subgroepjes van twee of drie mensen te maken, die de uren erna via video in contact blijven.

2. Wees beschikbaar (en blijf in beweging!)

Langdurig thuiswerken is voor veel medewerkers een nieuwe situatie. Sta als manager dan ook klaar voor medewerkers wanneer ze je nodig hebben en wees goed bereikbaar. Waar het op kantoor laagdrempelig is om even bij elkaar langs te lopen, kan een digitale barrière lastiger te doorbreken zijn. Stimuleer medewerkers om regelmatig te chatten en te bellen wanneer er vragen zijn. Plan daarnaast wekelijks digitale één-op-één gesprekken in, zodat je weet hoe het met je medewerkers gaat. 

Maar: als je thuiswerkt, zit je al snel de hele dag achter je computer. "Normaal loop ik naar het ov en op kantoor heb ik een zit-stabureau," vertelt Van den Hout. "Bewegen is zowel mentaal als fysiek gezond, zegt hij, stilzitten vertraagt de bloedsomloop. Maak dus in je middagpauze een kleine wandeling en loop rond als je belt. In mijn woonkamer kan ik zo toch heel wat meters maken."

3. Houd de vinger aan de pols

Juist in deze onzekere tijden is het belangrijk om te weten hoe het met mensen gaat. Voelen ze zich veilig, krijgen ze genoeg ondersteuning vanuit de organisatie en hebben ze vertrouwen in het bedrijf? Belangrijke vragen, waarop het antwoord makkelijker te achterhalen is dan je denkt. Software kan namelijk helpen om op regelmatige basis de betrokkenheid van werknemers inzichtelijk te maken, ook geanonimiseerd. Korte enquêtes en feedbackformulieren helpen om direct in kaart te brengen wanneer de betrokkenheid of het welzijn van je team een dipje doormaakt.

4. Bied ondersteuning op afstand

Het gevaar van eenzaamheid ligt op de loer wanneer medewerkers langdurig thuiswerken. Het is daarom belangrijk om als werkgever de juiste ondersteuning te bieden. Vergeet daarom niet om regelmatig feedback te geven en de doelstellingen van medewerkers scherp te houden. Digitale trainingen zijn ideaal om je medewerkers te ondersteunen bij bepaalde vaardigheden. Zo kunnen medewerkers eenvoudig de draad weer oppakken wanneer ze weer terugkeren naar kantoor.