Je kunt prima plannen, dat is het probleem niet. Maken van een to-do-list, inschatten hoeveel tijd dingen kosten, weten wat er moet gebeuren voor een project, dat is allemaal geen probleem. En zeker het afvinken als het klaar is, is één van de mooiste bezigheden.

Je komt echter nu tot de conclusie dat het geen zin heeft om te plannen. Eens te meer is deze week bewezen dat je werkt in een ad hoc organisatie, waar niet tegen op te plannen valt. Klusjes die gedaan moeten worden door een zieke collega komen op jouw bord, anderen zijn weer hun afspraken niet nagekomen en jij moet er weer achteraan en de prioriteiten die jij hebt gesteld worden overruled door andere belangen. Je gooit je goede voornemen aan de kant en gaat weer behulpzaam mee met de flow. Het is niet anders.

Maar … daarmee geef je ook je verlangen op om wél je werkstress aan te pakken. En dat is niet zomaar wat. Werkstress is op dit moment beroepsziekte nummer 1! Eenderde van het ziekteverzuim onder werknemers is het gevolg van stress op het werk. Niet voor niets gaf minster Asscher op 23 december jl. in de Volkskrant aan de werkstress aan te willen pakken. Je goede voornemen was daarom niet alleen ‘nice to have’, het is uiterst belangrijk voor je eigen gezondheid én voor de voortgang van je werk.

Het is heel goed mogelijk om goed te plannen én dat je tijd hebt voor onvoorziene taken. Want, als deze onvoorziene taken onderdeel zijn van je planning, creëer je de rust van het weten wat er op je bord ligt en tegelijkertijd de flexibiliteit om in te spelen op onvoorziene taken.

Zelfs bij functies waar onbekend en dus ongepland werk normaal zo is dat het onmogelijk lijkt om hierop te plannen, werkt dit. Als je je tijdbesteding goed analyseert, zul je merken dat er een soort gemiddelde is te bepalen van de hoeveelheid onvoorziene tijd per week. Een ding is hierbij wel belangrijk: realiseer je dat niet elk onvoorzien klusje de moeite van het (direct) oppakken waard is. Dat is waar onvoorzien werk, belastend ad hoc werk wordt.

Met deze 3 tips hoef je je voornemen om je werkdruk serieus aan te pakken niet op te geven.

1. Hou een week lang heel precies je tijdsbesteding bij en kijk hoeveel tijd hiervan onvoorzien was. Neem dit als uitgangspunt bij je verdere planning. Dit is de tijd die je vrijhoudt in je agenda, bij voorkeur verdeeld over je werkdagen.
2. Plan je werk met fluïde en met vaste taken. Leg alleen werkzaamheden in je agenda vast die op een vast tijdstip moeten, bijvoorbeeld omdat je hiervoor een afspraak hebt met anderen. Dit geeft je meer vrijheid om op andere momenten de taken op te pakken die op dat moment het belangrijkst zijn, of het meest urgent.
3. Ga er niet vanuit dat alles wat je gevraagd wordt, gedaan moet worden. In onze huidige tijd is er altijd meer werk dan tijd, dus alles doen kan toch niet. Hou daarom zelf de regie over wat wel en niet doet. Ga niet overal in mee en zorg dat je scherp hebt waar jouw prioriteiten liggen.

Kortom: bij veel onvoorziene werkzaamheden is het JUIST belangrijk om je werk goed te plannen, zodat je ruimte hebt om flexibel in te spelen op de actualiteit van de dag.