De verplichte CO2-registratie gebeurt in het kader van internationale afspraken om de CO2-uitstoot te beperken. Het geldt voor zowel de woon-werk kilometers als alle overige zakelijke kilometers. Er moet ook onderscheid worden gemaakt in hoe werknemers hebben gereisd, bijvoorbeeld met de auto, openbaar vervoer of fiets. Als met de auto, bromfiets of scooter is gereisd, moet ook gerapporteerd worden op welke brandstof dat vervoermiddel rijdt (bijvoorbeeld diesel, benzine, elektrisch).

'Operatie kan bedrijven 1 fte kosten'

In het klimaatakkoord van 2019 zijn afspraken gemaakt over het verminderen van de CO2-uitstoot. Eén van de afspraken is dat in 2030 werkgebonden personenmobiliteit 1 megaton CO2 minder uitstoot. De regering wil vooral dat werkgevers bewuste keuzes maken over verduurzaming van de personenmobiliteit en heeft vooralsnog enkel een verplichting tot het aanleveren van gegevens over zakelijke ritten en woon-werkverkeer opgelegd. Op basis van deze gerapporteerde gegevens wordt gemonitord of het gestelde reductiedoel van 1 megaton CO2 gaat worden bereikt.

Digitale tool in de maak

De rapportage lijkt een hoop meer werk met zich mee te brengen. Toch geeft een woordvoerder van het ministerie van Infrastructuur aan dat de lastendruk voor bedrijven juist laag zal zijn omdat ze al veel van hun werknemersreizen bijhouden, bijvoorbeeld via zakelijke treinabonnementen. Als het goed is stuurt de overheid deze maand nog een handreiking over hoe bedrijven zich het beste kunnen voorbereiden. Ook is er volgens het ministerie een ‘digitale tool’ in de maak waarmee bedrijven gemakkelijker aan de regelgeving kunnen voldoen.

Dik van Leeuwerden, compliance-expert bij ADP heeft zich beroepshalve al volop in de materie verdiept en doet op Business Insider een voorzet. Hij beroept zich bij zijn adviezen op een in oktober geschreven concepthandreiking van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, die tevens in handen is van Business Insider. Al die afgelegde kilometers vastleggen wordt in tegenstelling tot wat de woordvoerder van het ministerie denkt een aardige klus worden voor bedrijven zo denkt Van Leeuwerden. Het verschilt volgens hem per type vervoer hoe moeilijk verslaglegging is.

Ov-ritjes eenvoudigst, autoverkeer ingewikkelder

Zo lijken ov-ritjes via bijvoorbeeld een zakelijk maandabonnement bij de NS inderdaad relatief makkelijk bij te houden te zijn. Vervoersorganisaties kunnen deze informatie direct aan werkgevers doorgeven, stelt Van Leeuwerden. Autoverkeer, bijvoorbeeld ritjes met de bedrijfsauto, registreren is een ander verhaal. Van Leeuwerden: "Als die via een leasemaatschappij lopen, moet de leasemaatschappij die kilometers doorgeven. Maakt je bedrijf gebruik van eigen auto's, dan moet het die kilometers zelf bijhouden."

Van alle zakelijke ritten met de auto - dus niet het woon-werkverkeer, maar ritjes naar bijvoorbeeld een klant - moeten werkgevers het aantal kilometers opgeven en daarnaast op welk type energie de auto rijdt? Volgens Van Leeuwerden zullen HR-dienstverleners hun declaratiesystemen zo aanpassen dat medewerkers bij het declareren van die kilometers automatisch kunnen aangeven of hun auto op benzine rijdt of iets anders.

'Gereden woon-werkkilometers doorgeven wordt het ingewikkeldst. Daarvoor mogen bedrijven een enquête inzetten'

Gereden woon-werkkilometers doorgeven wordt het ingewikkeldst. Daarvoor mogen bedrijven een enquête inzetten waarbij ze vragen hoe medewerkers in een bepaalde periode naar hun werk reisden. Zo gaan sommigen op bepaalde dagen op de fiets en op andere dagen met de auto. Zo'n enquête moet volgens van Leeuwerden wel voldoen aan een aantal spelregels. De  omvang van de populatie aan respondenten moet wel voldoende zijn. Dat kan een uitdaging blijken voor organisaties met bijvoorbeeld 5.000 medewerkers, denkt Van Leeuwerden. Zijn advies is om daar een professioneel enquêtebureau voor in te schakelen.

Nu alvast beginnen

Een ander advies van de compliance-expert is om alvast iemand aan te stellen bij die de verantwoordelijkheid binnen het bedrijf komt te liggen. Zodat diegene nu alvast kan bekijken hoe het bedrijf volgend jaar alle informatie moet verzamelen. Een vraag is bijvoorbeeld of de leasemaatschappij ook daadwerkelijk data gaat leveren? En op welke manier? Zaken die je van tevoren geregeld moet hebben en een operatie die grote bedrijven een fte kan kosten aldus Van Leeuwerden.

Sommige bedrijven spelen al in op de aankomende regels. Het Amersfoortse concern Shuttel en de Utrechtse softwareontwikkelaar Fynch Mobility bieden apps waarmee medewerkers dagelijks zelf hun gemaakte zakelijke ritten kunnen bijhouden aldus Business Insider.

De regels mogen dan vanaf volgend jaar ingaan, bedrijven hoeven hun eerste rapportage pas eind juni 2025 in te leveren bij de RVO. Om dat goed te kunnen doen, moeten ze hun reisbewegingen dan al wel anderhalf jaar hebben bijgehouden.

Normering CO2-uitstoot

Mocht het bedrijfsleven nog niet op koers blijken voor de 1,5 megaton aan bespaarde CO2-uitstoot in 2030 worden individuele besparingsdoelen in 2027 opgelegd. Voor woon-werkverkeer is nog geen normering vastgesteld, laat de RVO weten. Voor andere zakelijke reizen ligt die op 96 gram per reizigerskilometer, staat in het besluit over deze regelgeving. Dat staat gelijk aan het nemen van de bus, tram of metro. Deze 96 gram betreft een indicatie en wordt later nog opnieuw berekend, aldus het verantwoordelijke ministerie aan Business Insider.

Nog best een opgave een dergelijke norm. Bedrijven moeten er dan voor zorgen dat hun medewerkers vaker met het ov komen of thuis blijven werken. Van Leeuwerden. "Dat strookt niet met het beleid van sommige bedrijven die hun personeel na de coronacrisis juist weer vaker op kantoor willen zien."

'Stel dat je wagenpark aan vervanging nodig is, dan is het met deze regels in het achterhoofd handig om voor elektrische auto's te kiezen'

Aangezien CO2-reductie het doel achter de hele operatie is, kunnen bedrijven er natuurlijk ook gewoon voor kiezen om hun bedrijfsauto's te vergroenen, benadrukt Van Leeuwerden. "Stel dat je wagenpark aan vervanging nodig is, dan is het met deze regels in het achterhoofd misschien niet handig om voor dieselauto's te kiezen. Kies dan bijvoorbeeld eerder voor elektrische auto's."

Lees of luister hier het gehele artikel Grotere bedrijven moeten vanaf 2024 alle reizen van werknemers bijhouden om hun CO2-uitstoot te volgen – dat wordt een flinke uitdaging, aldus een HR-expert