Razendsnel met slimme HR: gestandaardiseerd HR-beheer bij start-up CleverShuttle

Start-up CleverShuttle geeft vorm aan de mobiliteit van morgen. De milieuvriendelijke carpoolservice wil met zijn waterstof- en elektrische voertuigen steden weer groener maken. De jonge organisatie telt inmiddels 1.300 medewerkers op 6 locaties. 

De uitdaging

• Sterke groei met een klein HR-team
• Complexe personeelslijst
• Moeilijke coördinatie en gebrek aan processtandaardisatie.

'Met tot wel 120 nieuwe medewerkers per maand kon ons kleine HR-team de administratie nauwelijks aan'

“Soms benoemden we wel 120 nieuwe medewerkers per maand. Met ons beperkte HR-team, dat oorspronkelijk uit slechts 3 medewerkers bestond, was de administratie onmogelijk vol te houden”, vertelt directeur Viktoria Bechthold van Human Resources. Ook de coördinatie van het team werd steeds complexer door de sterke groei. “Naast onze 1.000 chauffeurs hebben we nu 200 medewerkers op het hoofdkantoor en in de vestigingen, plús de HR- en wervingsteams en de HR-managers die werkzaam zijn in onze 6 vestigingen,” legt Lara Schweinebart, teamleider HR Administration uit. Er was dan ook dringend een centrale HR-oplossing nodig om te zorgen dat de communicatie en personeelsadministratie strak en dus efficiënt verliepen. CleverShuttle maakte al gebruik van Personio, maar benutte het potentieel van de software bij lange na niet. De vraag was dan ook: hoe kan Personio optimaal worden gebruikt om de groei van CleverShuttle te stimuleren?

De vereisten: duurzame groei en standaardprocessen voor bedrijfsoverschrijdende samenwerking

Om te slagen moesten duurzame groei en standaardprocessen voor bedrijfsoverschrijdende samenwerking tot stand worden gebracht. In plaats van Excel-bestanden in verschillende opslagmappen te onderhouden en te archiveren, moesten de zes vestigingen samenwerken in een centrale, volledig netwerkoplossing.

Tegelijkertijd wilde de medewerkers dat hun administratieve werkdruk werd verminderd. Veilig rollen- en rechtenbeheer en de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden duidelijk toe te wijzen, vormden de basis. Omdat de personeelsstructuur van CleverShuttle nogal wat speciale kenmerken heeft, was dat echter niet genoeg. “We wisten dat een ‘one size fits all’-oplossing voor ons niet ging werken,” aldus Viktoria. “Gelukkig werkte Personio goed mee en kregen we de kans om invloed uit te oefenen op de functies die wij belangrijk vinden.”

Viktoria Bechthold, HR Directeur CleverShuttle en Lara Schweinebart, teamleider HR Administration

Zo ondersteunt Personio CleverShuttle

• Efficiënte indiensttreding met een verdrievoudigd personeelsbestand in één jaar
• Flexibele rapporten.

Sinds het HR-beheer is gestandaardiseerd met Personio, is het HR-team van CleverShuttle overgestapt naar een leven in de fast lane. De coördinatie van de afzonderlijke vestigingen is veel gemakkelijker geworden, documenten zoals het rijbewijs worden geüpload naar een centraal personeelsdossier en er is nog maar één muisklik nodig om contracten ter goedkeuring voor te leggen, in plaats van ze naar drie afdelingen te moeten sturen. Viktoria: “In het verleden waren we veel tijd kwijt aan het beheren van in- en uitdiensttreding. Dankzij de sjablonen die we nu gebruiken, zijn we veel efficiënter.”

Ook de uitgebreide rapporten lonen. “We hebben een vergunning nodig voor elke stad waarin we actief zijn, en moeten de autoriteiten aan de hand van cijfers kunnen laten zien dat we aan de benodigde vereisten voldoen. Het helpt dus als we eenvoudig en op een flexibele manier personeelsevaluaties kunnen samenstellen.”

Het HR-team van CleverShuttle wordt niet langer afgeremd door eindeloze administratie. “Doordat de meeste administratieve HR-processen nu automatisch worden uitgevoerd, houden we zelfs tijd over voor wat we écht leuk vinden,” legt Lara uit. Om medewerkers te bevorderen en ontwikkelen biedt het HR-team trainingsprogramma’s en coaching aan. “Maar employer branding is ook een onderwerp dat we actief willen aanpakken.”

De favorieten van CleverShuttle: sjabloonfuncties

Waar kan het HR-team niet meer zonder? Het antwoord komt zonder aarzelen: “We vinden vooral de sjabloonfunctie voor e-mails, contracten en onboardingtaken, en de mogelijkheid om massaal bestanden te uploaden waardevol. We verwerken 50 wijzigingscontracten per maand en besparen met deze digitale hulpmiddelen de meeste tijd.”

Meer informatie over de samenwerking tussen Personio en CleverShuttle vind je hier.