'Onze medewerkers zorgen constant voor anderen, het is onze taak om ook goed voor hen te zorgen'

Verzuim is binnen de zorg een groot aandachtspunt. GGZ Delfland, een organisatie met ongeveer 1.200 medewerkers, doet het al jaren bovengemiddeld goed op het gebied van verzuimpreventie. Hoe slaag je daarin als zorginstelling? Volgens P&O-adviseur Bauke Oudshoorn ligt de verklaring in een aantal zaken: “Allereerst zijn we een relatief kleine organisatie binnen de GGZ. We zijn bovendien een platte organisatie; daardoor hebben we onze mensen goed in beeld en weten we wat er speelt bij onze collega’s. De uitdaging is altijd om goed in contact te blijven met de medewerkers en ik denk dat we dat best goed doen. Maar het kan natuurlijk altijd beter!
Persoonlijke aandacht voor onze medewerkers is één van de kernpunten in het Beleid Duurzame Inzetbaarheid dat we hebben geschreven. De manager is degene die het dagelijkse contact heeft met de medewerker en is daarom ook de casemanager tijdens verzuim.”
HR zet zich actief in om de managers bij die taak te ondersteunen en faciliteren, aldus Oudshoorn: “We denken bijvoorbeeld mee over het inzetten van interventies en over manieren waarop we mensen met elkaar in contact kunnen brengen.  We adviseren ook over de verplichte stappen die moeten worden gezet in het kader van de Wet Poortwachter. Mijn collega P&O-adviseurs en ik hebben frequent werkoverleg met de managers. Ik benadruk tijdens die gesprekken dat het belangrijk is om contact met verzuimende collega’s te houden. Volgens mij vinden onze managers het fijn om zelf die actieve rol te hebben. Mijn rol in de begeleiding is wel maatwerk, want de ene leidinggevende vraagt meer ondersteuning dan de andere. Met sommigen ben ik elke week in gesprek, met anderen minder vaak.”

Vitaliteitstools

Naast de persoonlijke aandacht van manager voor medewerker zet GGZ Delfland ook een breed pakket aan vitaliteitstools in, vertelt Oudshoorn: “Dat gaat van levensfase-budgeturen tot loopbaancoaching of, indien nodig, de inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk. Veel medewerkers zijn nog niet op de hoogte van alle mogelijkheden. We hebben de afgelopen jaren vooral geïnvesteerd in bewustwording bij de managers. Nu willen we ook de overige medewerkers meer mee gaan nemen. We hebben onder meer een folder gemaakt om onze mensen een goed inzicht te geven in alle instrumenten en mogelijkheden.”
Voor de ondersteuning van het verzuimbeleid en inzetbaarheid werkt GGZ Delfland op een aantal terreinen samen met Robidus. Oudshoorn: “We hebben onder meer voor die samenwerking gekozen omdat we eigen risicodrager zijn en dan is het heel fijn dat Robidus de verzuimbegeleiding uitvoert voor onze WGA-ers en Ziektewetters, anders moet je dat zelf gaan uitvoeren. Robidus adviseert ons op diverse terreinen. Als een contract met een verzekeraar afloopt gaan we samen in gesprek en nemen we alle afwegingen met ze door. Zij kunnen vervolgens een goede analyse maken met betrekking tot de vraag welke verzekeraar het best bij ons past.
Wat ik ook erg waardevol vind is dat Robidus meedenkt over ons inzetbaarheidsbeleid. We zitten meerdere keren per jaar bij elkaar en zij geven advies, ook over zaken als preventie en langdurig verzuim. Als een medewerker een half jaar ziek is komt hij of zij ook bij Robidus in beeld en vanaf dat moment nemen we eens per kwartaal die medewerker door met de casemanager van Robidus. Zij kunnen concreet advies geven over interventies en dat werkt erg prettig.”
Net als overal stond 2020 ook bij GGZ Delfland grotendeels in het teken van het omgaan met de gevolgen van de COVID-pandemie. Gevraagd naar de consequenties van corona zegt Oudshoorn: “Als je naar de cijfers kijkt is het totale verzuim in 2020 niet heel anders geweest dan in 2019. We hebben wel gezien dat veel medewerkers die besmet zijn geraakt een lang herstel nodig hadden. Het verschil zat dus vooral in de duur van het verzuim. In een normaal jaar is het verzuim  vaak of heel kort of heel lang en nu zagen we met name een stijging in de tussenperiode, van mensen die tussen de 15 en 90 dagen ziek zijn. Dat  heeft wel extra druk opgeleverd, vooral in de klinieken.

Snel schakelen

Wat we van corona hebben geleerd? We hebben als organisatie gemerkt dat we heel snel kunnen schakelen. Het omzetten van zorg naar een digitale omgeving is in een stroomversnelling geraakt. Dat hebben we denk ik goed gedaan. Je merkt wel hoe belangrijk de sociale contacten zijn die mensen uit hun werk halen, juist vanwege de zwaarte van het beroep. Voor sommigen was het echt moeilijk om van huis uit te werken, vooral omdat ze hun team misten. De teamontwikkeling heeft ook stilgestaan en wij zijn extra gaan inzien hoe belangrijk die dynamiek van de teams is. Dat geldt overigens ook voor ons als P&O-adviseurs, vooral als het om moeilijke situaties gaat. Stel dat je bijvoorbeeld een moeilijk gesprek hebt gehad met een medewerker, dan is het fijn als je bij je collega’s even je verhaal kunt doen en nu zit je alleen op je zolderkamer.
De geluiden dat het werken in de zorg steeds zwaarder is geworden – ook los van corona – herkent Oudshoorn: “Als we een uitvraag doen bij de Arbodienst, dan mogen zij ons een overzicht geven, uiteraard geanonimiseerd, van de oorzaken van verzuim. We zien dan veel psychisch verzuim, mensen worden constant geconfronteerd met het leed van anderen en dat is zwaar. Ook zien we de impact terug van de steeds grotere administratieve druk.
We zijn eind 2019 een arbeidsmarktcommunicatie-campagne gestart onder de titel ‘Wie zorgt er voor jou’ en dat voeren we ook echt door naar ons personeelsbeleid. We willen daarmee aantonen dat het echt tijd is om het ook over onze medewerkers te hebben. We willen een signaal afgeven dat zij constant voor anderen zorgen, en dat het onze taak is om ook goed voor hen te zorgen.”

Specifieke aandachtspunten per levensfase

Op de vraag wat haar grootste uitdaging is voor de komende jaren antwoordt Oudshoorn: “Ik denk dan vooral aan een leeftijdfase-bewust beleid. Dat moeten we echt nog verder ontwikkelen. Het gaat dan niet alleen over verzuim, maar over inzetbaarheid in het algemeen. In elke levensfase zijn bepaalde specifieke aandachtspunten. Bij langdurig verzuim gaat het vaak om oudere medewerkers, maar instroom in de WIA zien we vooral bij mensen tussen de 35 en 55 jaar. We hebben ook veel mensen uit die groep in onze organisatie. Dat is de groep die jonge kinderen heeft en voor wie de werk-privé-balans soms een grote uitdaging is.
Echt goed beleid maken en uitwerken en ook andere instrumenten voor iedere levensfase aanbieden, daar zal voor de komende jaren de focus op liggen.”