Bij aanname van een nieuwe medewerker heeft u alle vertrouwen in hem en vice versa. Er wordt daarom meestal niet stilgestaan bij de voordelen van een compleet en goed gevuld personeelsdossier, ook in positieve zin. Op het moment dat u voor een voldongen feit staat, uw woord tegen dat van uw medewerker, had u gewild dat u alles wat voorafgaand is voorgevallen, schriftelijk had vastgelegd. Dat voorkomt een welles-nietes discussie en bovendien sterkt het u in een conflictsituatie die door eventuele adviseurs of uiteindelijk zelfs de kantonrechter beoordeeld moet worden.

Ontslag via kantonrechter

Vanaf 1 juli 2015 kunt u de arbeidsovereenkomst met een niet functionerende medewerker alleen nog maar via de kantonrechter ontbinden. De kantonrechter beoordeelt of u de juiste stappen correct hebt doorlopen. Als u hierin nalatig bent geweest, gaat de kantonrechter niet tot ontbinding over.
De rechter beoordeelt het ontslag aan de hand van een aantal strikte criteria. Ook de invoering van de wettelijke scholingsplicht zorgt ervoor dat u nog beter moet letten op het bijhouden van het personeelsdossier. Het disfunctioneren mag niet te wijten zijn aan gebrek aan aandacht voor scholing en arbeidsomstandigheden aan de kant van werkgever. Daarnaast moet een verbetertraject zijn doorlopen dat ook nog eens op gezette tijden is gemonitord en geëvalueerd. Zo nodig moet de werknemer tijdens dit traject door coaching of scholing zijn ondersteund. Verder moeten in het personeelsdossier schriftelijke verslagen van gevoerde gesprekken en gemaakte afspraken in het kader van het verbetertraject zijn opgenomen.
Zonder een fatsoenlijk dossier ontbindt een rechter echter niet snel een arbeidsovereenkomst. Een werkgever is verplicht zorgvuldig te handelen; het disfunctioneren moet bewezen worden. Het dossier moet onder meer bestaan uit documenten die bewijzen dat de werkgever regelmatig gesprekken met de werknemer heeft gevoerd en concrete hulp heeft geboden waarmee de werknemer zijn disfunctioneren kon verbeteren.

Aandachtspunten opbouw personeelsdossier bij disfunctioneren

1. Voer functioneringsgesprekken tijdig en regelmatig, maak uitgebreide schriftelijke verslagen en laat de schriftelijke verslagen zo veel mogelijk door de werknemer ondertekenen.
2. Voer tijdig een slechtnieuwsgesprek.
3. Mocht er sprake zijn van kritiek op de arbeidsomstandigheden, zorg dat u beschikt over een risico-inventarisatie en evaluatie en een plan van aanpak;
4. Zeg concreet, onderbouwd met voorbeelden, waarom iemand niet goed (genoeg) functioneert.
5. De werknemer moet kunnen weten dat hij disfunctioneert en moet de kans krijgen zijn functioneren te verbeteren.
6. Er moet een verbetertraject worden gestart waarin u een actieve rol moet spelen.

Ad. 1. Diverse functioneringsgesprekken

Het dossier moet onder meer alle schriftelijke verslagen bevatten van diverse functioneringsgesprekken. Eenmalig disfunctioneren is in principe geen reden voor ontslag. Het moet duidelijk worden dat de werkgever (en eventueel ook de werknemer) zich heeft ingespannen om het functioneren van de werknemer te verbeteren. Van de kant van de werkgever kan dit zijn door maatregelen te nemen, bijvoorbeeld door andere werkzaamheden aan te bieden, scholing aan te bieden of andere vormen van hulp of takenverlichting. Van de kant van de werknemer moet duidelijk zijn of hij zich wel of niet heeft ingespannen om zijn functioneren te verbeteren. Daarom is het belangrijk tijdig en met regelmaat functioneringsgesprekken te houden en hier duidelijke schriftelijke verslagen van te maken. Als de schriftelijke verslagen door de werknemer (voor akkoord) worden ondertekend, wordt daarmee discussie achteraf over de juistheid ervan voorkomen.

Ad. 2. Breng slecht nieuws op tijd

Een werknemer die jarenlang denkt goed te functioneren, kan niet zomaar uit het niets disfunctioneren. Wellicht worden de functionerings- of beoordelingsgesprekken niet goed of zelfs helemaal niet gevoerd. Ook slecht nieuws brengen is een kunst. Veel leidinggevenden durven slecht nieuws niet te brengen, omdat dit de relatie tussen de leidinggevende en de werknemer onder druk zet en de samenwerking bemoeilijkt.

Ad. 3. Wees concreet

In de praktijk moet een werkgever duidelijk aangeven wat er aan het functioneren van een werknemer schort. Als een werknemer zijn functioneren wil en kan verbeteren, is het zaak concreet aan te geven wat zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Ook de verwachtingen over en weer zijn belangrijk. Van een werknemer kan niet worden verwacht dat deze zomaar alles begrijpt of weet. Het geven van voorbeelden waarbij het functioneren niet goed ging en daarbij het geven van aanwijzingen en adviezen hoe dit anders (beter) zou kunnen, helpt duidelijkheid te creëren.

Ad. 4. De werknemer moet weten dat hij disfunctioneert (kenbaarheidsvereiste)

Het feit dat er sprake is van niet functioneren moet helder zijn. Ook mogelijke acties en afspraken behoren hiertoe. Dit is niet alleen voor de werkgever, maar ook voor de werknemer van belang. De werknemer heeft het recht te weten op welke punten van het functioneren de werkgever kritiek heeft (kenbaarheidsvereiste). Daarom is het zaak afspraken en actiepunten schriftelijk vast te leggen. Daarnaast geldt dat de werknemer over het algemeen de kans moet krijgen zijn functioneren te verbeteren. De (verbeter)afspraken die worden gemaakt, kunnen dan ook weer schriftelijk worden vastgelegd (verbetertraject).

Ad. 5. Er moet een verbetertraject worden aangeboden

U moet de werknemer een bepaalde vooraf afgesproken periode de tijd geven zijn functioneren te verbeteren. U moet periodiek de gemaakte afspraken en de voortgang evalueren en de medewerker ook concrete hulp en ondersteuning aanbieden. Dit kan zijn training on the job, maar ook een scholing of cursus.