Werving en selectie loopt in veel organisaties ondanks de covid-19 maatregelen gewoon door. Waar sommige organisaties de startdatum van nieuwe medewerkers uitstellen, kiezen meer vooruitstrevende organisaties voor het implementeren van een onboarding programma op afstand. Voor HR-afdelingen is dit dé kans om een essentiële bijdrage te leveren aan de bedrijfscontinuïteit.

Fase 1: Verzamel bestaande kennis

Het opzetten van een virtueel onboarding programma neemt tijd in beslag in een toch al drukke periode, maar het biedt u als HR-afdeling ook een kans om uw strategische kwaliteiten te laten zien. U stelt een framework op dat gebruikt kan worden als blueprint, nu en in de toekomst. Om gebruik te maken van de al aanwezige kennis, kijkt u binnen de organisatie of er medewerkers zijn die bij eerdere werkgevers vanuit huis gewerkt hebben, en bij vestigingen in andere landen of zij al op afstand mensen ingewerkt hebben. Zo niet, dan kunt u uw plan van aanpak straks internationaal delen.

Fase 2: Voor de eerste werkdag

Nadat uw sollicitant het aanbod geselecteerd heeft moeten er heel wat papierwerk ingevuld worden, en de meeste sollicitanten hebben thuis geen scanner. Gelukkig zijn er verschillende digitale oplossingen voor het online invullen en ondertekenen van documenten, zoals DocuSign en DocHub.

De volgende stap is om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker alle benodigde werkmaterialen heeft. Bekijk samen met de lijnmanager en de IT-afdeling welke software nodig is - vergeet vooral de programma’s voor videogesprekken niet grondig te testen. Zorg dat alles op de eerste werkdag in gebruik genomen kan worden; ofwel op een fysieke laptop, of door programma’s op afstand te installeren op de persoonlijke laptop van de medewerker. Verzend een pakket met de benodigde hardware, een werknemershandboek, en brochures die de medewerker alvast kan bekijken. Maak gebruik van de eerste mogelijkheid om je nieuwe werknemer een warm welkom te heten door wat leuke gadgets aan het pakket toe te voegen. Vooral items die gebruikt kunnen worden tijdens de werkzaamheden (denk aan een pen, koffiemok, laptop cover en waterfles) helpen de nieuwe medewerker om zich ook echt een werknemer van het bedrijf te voelen – ook als hij nog nooit een stap in het kantoor heeft gezet.

Zorg dat alle relevante afdelingen op de hoogte zijn van de nieuwe medewerker, en dat er Skype afspraken ingepland staan met de belangrijkste stakeholders in de eerste week. Vraag iedereen om bij de gesprekken de camera aan te zetten, zodat het videogesprek zoveel mogelijk op een face-to-face gesprek lijkt.
Help de lijnmanager bij het opstellen van een schema voor de eerste werkweek. Welke trainingen kan de nieuwe medewerker volgen bij andere afdelingen? De lijnmanager zal het waarderen als u wat vrije ruimte in zijn agenda weet te creëren – het is namelijk best intensief om iemand op afstand in te werken, en tegelijkertijd zelf productief te blijven.

U kunt de lijnmanager ook helpen met het verzamelen en bundelen van informatie. Creëer bijvoorbeeld in Google Docs een bestand met links naar veelgebruikte documenten, een overzicht van contactpersonen, veelgestelde vragen en een organogram. Het is in deze tijd extra spannend om in een nieuwe baan te starten, dus een vriendelijk gebaar maakt nu nog meer impact. Stuur een dag voor de eerste werkdag nog een email of sms naar de nieuwe medewerker om hem veel succes te wensen en te laten weten dat u voor hem klaarstaat. Misschien kunt u een artikel toevoegen over een onderwerp dat aan bod gekomen is in de sollicitatiegesprekken, of een persoonlijke videoboodschap opnemen.

Fase 3: De eerste werkweek

Als het goed is heeft uw grondige voorbereiding ervoor gezorgd dat de nieuwe medewerker in de eerste week kennis kan maken met alle belangrijke stakeholders, de belangrijkste informatie binnen handbereik heeft en zich welkom voelt. Plan een videogesprek in aan het eind van de eerste werkdag om te kijken hoe de dag verlopen is en of de informatie en werkmiddelen inderdaad voldoen. U kunt vragen om een video van de werkplek, om er zeker van te zijn dat de werkplek ergonomisch in orde is.

Voor de nieuwe werknemer is het met een onboarding op afstand nog belangrijker om helder op een rij te hebben wat er van hem verwacht wordt. Adviseer de lijnmanager om de volgende zaken te bespreken:

• Werktijden: binnen welke uren moeten deze uitgevoerd worden, en wat zijn de vrijheden en beperkingen?
• Bereikbaarheid: op welke kanalen moet de werknemer ingelogd of bereikbaar zijn, en binnen welk tijdsbestek verwachten mensen een reactie?
• Evaluatie: stel aan de hand van de functieomschrijving een plan op waarin de medewerker kan zien wanneer hij wat moet kunnen, en hoe gemeten wordt of het resultaat bereikt is.

Fase 4: Evalueren en bijsturen

De eerste week zit erop, het is tijd om erachter te komen hoe de nieuwe medewerker de onboarding ervaren heeft. Vragen om te stellen:
• In hoeverre hebben we je verwachtingen waargemaakt, met betrekking tot de functie en de bedrijfscultuur?
• Welke dingen doen we goed, en wat zou beter kunnen?
• Wat heb je op dit moment en de komende weken van ons nodig?
• Zijn er dingen die je bij eerdere werkgevers gezien hebt die hier goed zouden werken?

Fase 5: Na de eerste week

Kijk in de eerste helft van de maand samen met de lijnmanager naar een 30/60/90-plan. De eerste drie maanden zijn de belangrijkste voorspeller voor het succes van een nieuwe werknemer op de lange termijn. Door duidelijke afspraken over de verwachtingen voor deze periode op papier te zetten, vergroot je de kans op een succesvolle werving aanzienlijk.     

Voer tenslotte na twee à drie weken een evaluatiegesprek om u ervan te verzekeren dat de nieuwe medewerker tevreden is. In het tweede gesprek is het ook belangrijk om de medewerker zoveel mogelijk zekerheid te bieden. In deze onzekere periode is het aflopen van de proeftijd extra spannend, dus probeer eventuele zorgen zo snel mogelijk weg te nemen. Vraag de lijnmanager om behaalde successen van de nieuwe medewerker goed zichtbaar te maken aan de organisatie; een signaal aan de medewerker dat hij goed bezig is.

Blijf uw online onboarding programma monitoren, en maak aanpassingen aan de hand van de feedback die u krijgt van de nieuwe medewerker en zijn leidinggevende. Vergeet ook niet om binnen uw organisatie zichtbaarheid te geven aan het onboarding-programma op afstand, zodat iedereen weet dat nieuwe medewerkers zonder problemen kunnen starten.