Discussies over nieuwe kantoorconcepten dateren bepaald niet van de afgelopen jaren, weet Juriaan van Meel, partner bij adviesbureau ICOP en expert op het gebied van kantoorhuisvesting. “We zijn al heel lang aan het praten en experimenteren met al die nieuwe concepten”, zegt hij: “Het is grappig om te zien dat veel ideeën over thuiswerk en het delen van werkplekken al werden besproken aan het eind van de jaren ‘60 en in de jaren ‘70. Toen begonnen mensen te werken met computers en ontstond het idee dat de technologie ons zou gaan bevrijden van die generieke, strak georganiseerde kantoren waar we onder de strenge blik van de manager van 9 tot 5 ons werk verrichtten. In de jaren ’80 en ’90 kwamen er daadwerkelijk serieuze experimenten met nieuwe kantoorconcepten. Die concepten zijn nu technisch volwassen en ze zijn langzaamaan gemeengoed geworden, in ieder geval in Nederland. Maar we hebben er wel een paar decennia over gedaan om de culturen van organisaties rijp te maken voor die veranderingen.”

Veel trends rondom de werkomgeving worden gepresenteerd alsof ze revolutionair zijn, maar in werkelijkheid gaat het dus om evolutionaire ontwikkelingen, waarbij de techniek doorgaans sneller gaat dan de mens, stelt Van Meel. En ondanks alle dynamiek wordt de waarde van een kantooromgeving als plek waar mensen fysiek bij elkaar komen nog breed onderkend. En dat is terecht, vindt Van Meel: “Organisaties weten dat er iets bijzonders kan gebeuren als mensen bij elkaar zijn op een fysieke plek, waar ze elkaar ontmoeten, van elkaar leren, en ideeën en kennis uitwisselen.”

Wellness en geluk

Vanuit die basisgedachte is het kantoor wel voortdurend aan het veranderen. Van Meel signaleert momenteel twee grote trends. “De eerste grote trend gaat over wellness. In gewoon Nederlands: welzijn, met als neventhema’s gezondheid, tevredenheid of zelfs geluk. Een paar decennia geleden had je de discussie over het sick building syndrome. Het kantoor was een witteboordenfabriek. Het werd geassocieerd met giftige materialen in afwerkingen, klimaatsystemen met bacteriën, en een algeheel gemis van contact met de buitenwereld. Je ziet nu duidelijk een tegenreactie: het kantoor moet minder kunstmatig zijn, meer natuurlijk en meer mensgericht."

Hij vervolgt: "Je ziet onder meer dat die nieuwe insteek zich vertaalt in serieuze aandacht voor het binnenklimaat. Het gaat dan om klassieke factoren als thermisch comfort, visueel comfort en akoestiek: lucht, licht en geluid. En je ziet dat het wordt vertaald naar de sfeer. In plaats van grote aantallen identieke, grijze bureaus, worden kantoren ingericht met een diversiteit aan plekken, kleuren, meubels en materialen. Het wordt meer casual dan corporate. En er is aandacht voor biophilia, het binnenbrengen van de natuur in het kantoor. Beton, staal en aluminium worden nu afgewisseld met hout en groen. De grens tussen buiten- en binnenruimten wordt bewust vervaagd.”

Hoe verhouden de ontwikkelingen rondom open ruimtes en kantoren zonder vaste werkplekken zich tot dat streven naar welzijn en geluk? Hoe plaatst Juriaan van Meel de verhalen over ontevreden werknemers die op drukke dagen geen werkplek vinden of die nergens rustig een telefoongesprek kunnen voeren? Van Meel: “Een drukke kantoortuin gecombineerd met een paar glazen belhokken, gaat niet werken. Maar als je daadwerkelijk een diversiteit aan plekken aanbiedt, inclusief de mogelijkheid om thuis te werken, dan kunnen zulke concepten behoorlijk goed functioneren. Het gaat om keuzevrijheid. De essentie is dat mensen controle hebben over hun werkomgeving.”

Slimme kantoren

Naast het streven naar het gezonde kantoor signaleert Juriaan van Meel een tweede trend: het streven naar het slimme kantoor: “De trend is om gebouwen uit te rusten met allerhande sensoren en vervolgens data te verzamelen over het ruimtegebruik. Een beetje een hype wel, in de zin dat niet altijd duidelijk is wat die data daadwerkelijk opleveren, en hoe het gebruik raakt aan de privacy van medewerkers. Maar, tegelijkertijd zit er een enorme potentie in het gebruik van data om gebouwen beter te begrijpen. Welke ruimtes zijn populair en productief, en welke niet? Waar vindt sociale interactie plaats, en welke plekken blijven doods? En hoe waarderen mensen de kwaliteit van het gebouw, voor verschillende activiteiten, op verschillende momenten? Deze vragen zijn te beantwoorden door kwantitatieve data uit sensoren te koppelen aan kwalitatieve data over tevredenheid. En als we deze data dan ook nog eens koppelen aan gedetailleerde gebouwinformatie, dan kunnen we op zoek naar correlaties tussen ontwerp en gebruik. Die kennis kunnen we vervolgens gebruiken om betere gebouwen te maken.

De impact van het ‘slimme’ kantoor op de werknemer kan grofweg twee kanten uit. In het slechtste geval krijgt hij of zij een over-geoptimaliseerd kantoor waar geen onbenutte vierkante meters meer over zijn, en dat wordt bestuurd door reductionistische algoritmes en pseudo-intelligente systemen. Van Meel: "Denk aan al die gebouwen waar de zonwering op schijnbaar onverklaarbare momenten opeens omhoog of omlaag gaat. En dat dan in het kwadraat. In het beste geval krijgen medewerkers echter betere gebouwen, gebaseerd op data over bezetting, maar ook op data over welzijn, cultuur, interactie en tevredenheid. En dat zijn dan echt slimme gebouwen, of beter gezegd, responsieve gebouwen, die reageren op de behoeftes van medewerkers.”

Kunstmatige intelligentie en robotica

Naast de huidige trends rondom gezonde gebouwen en slimme gebouwen is er ook een lange termijndiscussie over de vraag welke invloed de veranderende aard van kantoorwerk op de kantooromgeving zal hebben, vertelt Van Meel. “Dat is misschien wel de moeilijkste discussie. Door ontwikkelingen rondom kunstmatige intelligentie en robotica gaat een deel van het huidige kantoorwerk verdwijnen. De veronderstelling is dat het repetitieve traditionele kantoorwerk overgenomen wordt door machines en algoritmen. Wat overblijft zijn complexere werkzaamheden, werkzaamheden die sociale empathie vergen en werkzaamheden die creativiteit vereisen."

Bij ieder van die drie werksoorten past een bepaald type kantooromgeving. Van Meel: "Werk met een sterke sociale component hoeft niet meer in een kantoor met bureaus plaats te vinden, maar zou kunnen gebeuren in café-achtige settings. Als het gaat om complex werk met een hoog IT-gehalte, zie ik mensen nog steeds honkvast op een plek zitten, omgeven door schermen en technologie. En werk waar creativiteit centraal staat wordt meer in studio- of atelierachtige omgevingen gedaan, zoals je van oudsher ziet bij ontwerpbureaus. Waarschijnlijk zullen veel kantoren een soort mix van deze elementen bevatten”

Voor publiek toegankelijk hybride gebouw

Op de vraag hoe de kantooromgeving er over 20 jaar uitziet zegt Van Meel: “Ik denk dat je minder kantoor nodig hebt. Dat heeft deels te maken met de ontwikkelingen rondom flexibel werken, en deels met het feit dat veel traditioneel kantoorwerk niet meer zal bestaan.” Het kantoor in de toekomst zoals Van Meel dat schetst, roept associaties op met circulaire gebouwen als Circl van ABN Amro en het Amsterdamse kantoor van Royal HaskoningDHV maar ook met de Google campus in Londen en Madrid, waar workshops worden gehouden en voor het publiek toegankelijke co-workplekken en cafés zijn gevestigd. “Het kantoor dat overblijft lijkt niet meer zo op wat we nu onder een kantoor verstaan. Het zal meer een mengeling zijn van werkplekken, sociale ruimtes, studio’s en publieke ruimtes: een hybride gebouw. Het zal deels publiek zijn, gericht op de samenwerking met start-ups, universiteiten, en partners. Maar ook deels streng gescheiden om intellectueel eigendom te beschermen.”

De behoefte aan een werkomgeving waar mensen elkaar ontmoeten zal blijven bestaan, daarvan is Juriaan van Meel overtuigd. “Neem een relatief nieuwe trend zoals Agile werken, dat uitgaat van het idee dat multidisciplinaire teams in korte, intense sprints samenwerken. Die werkwijze houdt toch in dat die teams idealiter elke ochtend elkaar zien, en vervolgens keihard aan de slag gaan, en snel en makkelijk kunnen overleggen. We willen dus nog steeds de mensen op een specifiek moment op een specifieke plek bij elkaar hebben. Dat wijkt af met het beeld dat we eerder hadden van de moderne nomade die werkt waar en wanneer hij wil."

De relevantie van het kantoor wordt ook onderstreept door de opkomt van co-working, aldus Van Meel. "Het is interessant om te zien dat mensen die de vrijheid hebben om vanuit huis te werken, toch bereid zijn om 300 tot 500 euro per maand te betalen voor een plek in een co-workkantoor. Die plekken zien er überhip uit, maar in essentie zijn het nog steeds kantoren: vierkante meters gevuld met bureaus en vergaderplekken. De populariteit van die plekken is deels functioneel te verklaren; het is een plek waar je mensen vindt waar je wat aan kunt hebben en met wie je kunt netwerken. Maar er speelt ook een diepgewortelde behoefte om je tussen de mensen te bewegen en lid te zijn van een groep.”

Op Tomorrow@work op 20 november in Amersfoort verzorgt Juriaan van Meel een keynote over de werkplek van de toekomst: hypes versus trends.