De essentie van scenarioplanning is eigenlijk in twee woorden te vatten: ‘what if?’ Het is binnen de militaire wereld al eeuwen een beproefd concept. Een van de eerste bedrijven die zich serieus met scenarioplanning bezig hield is Shell. Dit bedrijf had al eind jaren ’60 in de gaten dat ze zich alleen goed kond voorbereiden op de toekomst, door die toekomst voor zichzelf in beeld te brengen. Omdat ze scenario’s hadden beschreven die zich mogelijk zouden kunnen voordoen, waren ze als één van de weinige bedrijven voorbereid op de oliecrisis van 1973. Ze hadden die situatie immers vooraf als één van de mogelijkheden beschreven en konden daar, toen deze de waarheid werd, snel op inspelen.

Je kunt er niet omheen dat de wereld om ons heen in een sneltreinvaart verandert. In 1995 kwam het bedrijf Libertel op de Nederlandse markt om als eerste aanbieder naast KPN een mobiel telefoonnetwerk uit de grond te stampen. In dat jaar waren er in Nederland welgeteld 75.000 mobiele telefoons. Nu, zo’n twaalf jaar later, zijn er in ons land meer mobiele telefoons dan mensen. Hadden we dat kunnen voorzien? Ja, natuurlijk! Toen was een van de scenario’s immers: het mobiel bellen gaat een dusdanige vlucht nemen dat het aantal telefoons explosief zal toenemen. Het had ook anders kunnen gaan. Een jaar of acht geleden dachten de banken in ons land dat heel Nederland anno 2007 massaal zou betalen met de chipknip. Het tegendeel is waar. Het is nog sterker: over vijf jaar is de kans groot dat we een belangrijk deel van onze betalingen doen met… jawel, onze mobiele telefoon. En reken er maar op dat een bedrijf als Nokia dit scenario al medio jaren ’90 op de plank had liggen!

 

Stappen

Er is een aantal stappen nodig om tot goede scenario’s te komen. In 1991 publiceerde de Amerikaan Schwarts een stappenplan waarmee uiteindelijk op een bepaald onderwerp mogelijke scenario’s geschetst kunnen worden. Ook voor facility management zijn die stappen uitermate bruikbaar.

 

 

Figuur 1. Scenario’s

 

Stap 1: analyseren van trends

De eerste stap is om de wegen die inmiddels zijn ingeslagen nader in beeld te brengen. Een handige ‘kapstok’ om trends aan op te hangen is de zogenaamde DESTEP-methode. Hierbij worden, op een structurele wijze, trends op Demografische, Economische, Sociaal-maatschappelijke, Technische, Ecologische en Politieke aspecten beschreven. Een aantal trends dat in Nederland momenteel het beeld bepaalt wordt hieronder per DESTEP-factor nader weergegeven.

 

Demografische trends

• De wereld wordt gevoelsmatig steeds kleiner. Verre oorden zijn sneller te bereiken, nationale grenzen zijn geen obstakels meer voor vrij verkeer van kapitaal en goederen en gebeurtenissen aan de andere kant van de wereld beïnvloeden het leven bij ons.
• Er is een duidelijke toename waarneembaar van de bevolkingspopulatie. Nederland zal daarin niet achterblijven. We gaan met z’n allen op naar de zeventien miljoen inwoners.
• Een andere ontwikkeling waaraan we niet voorbij kunnen gaan, is dat de gemiddelde leeftijd de komende jaren behoorlijk zal stijgen. Over circa vijftien jaar, zal ruim eenderde van de Nederlandse bevolking vijftig jaar of ouder zijn.
• Ook wordt in Nederland hoger opgeleid personeel steeds schaarser. Een van de ontwikkelingen die opleidingsinstituten in dat kader signaleren is het zogenaamd ‘leven lang leren’. Om te kunnen voldoen aan de behoefte naar hoger opgeleid personeel betekent dit dat een organisatie haar personeel zal moeten scholen.
• Het zal niemand zijn ontgaan dat onze samenleving sinds de jaren ’60 van de vorige eeuw sterk multicultureel is geworden. Het aantal mensen in Nederland dat niet van Nederlandse afkomst is zal in de toekomst toenemen, momenteel is de verhouding één op zes.

 

Economische trends

• De opkomst van de Aziatische regio leidt tot verplaatsing van economische activiteiten. Er komen steeds meer producten vandaan, maar aan de andere kant is het ook steeds meer een afzetmarkt.
• Een ontwikkeling is dat er naast de schaalvergroting in het bedrijfsleven, waarbij concerns door overnames steeds groter worden, er een tegenbeweging is van steeds meer kleinere bedrijfjes die op de markt komen.
• Mobiliteit wordt steeds belangrijker. Daarentegen blijft het dichtslibben van het wegennet een enorme economische belasting. Dit zal, alle mogelijke oplossingen ten spijt, het komende decennium niet zijn opgelost.
• Ondanks de signalen dat het economisch beter gaat bij ons, staat in Nederland toch nog bijna zes miljoen vierkante meter kantoorruimte leeg. Dat is circa 15 procent van de totale voorraad.

 

Sociaal-maatschappelijke trends

• Mensen zijn steeds meer op zichzelf en denken vooral aan zichzelf. Dat komt bijvoorbeeld tot uiting in de toename van het aantal alleenstaanden in de maatschappij.
• Werkprocessen veranderen. Organisaties worden platter, het aantal projecten waarin men werkt neemt toe en de medewerkers worden steeds autonomer. Ondanks dat neemt de mate van interactie toe.
• Onder het mom van de ‘experience-economy’ neemt de behoefte aan dienstverlening op maat toe. De consument raakt langzamerhand erg verwend als het gaat om dienstverlening in onze maatschappij. Op het gebied van verwachtingen ligt de lat erg hoog.
• Door de veranderende leefstijl is de vijfdaagse werkweek in een vast dienstverband niet langer de standaard. Het doorzetten van de 24-uurs economie betekent dat er gewerkt wordt buiten onze huidige reguliere werktijden.
• Veiligheid is sinds 9-11 een belangrijk item in onze maatschappij geworden. De aandacht zal steeds meer verschuiven van fysieke veiligheid naar het bewaken van digitale veiligheid. De term ‘computervredebreuk’ duikt steeds vaker op.

 

Technische trends

• In steeds meer sectoren worden menselijke taken geautomatiseerd. Binnen organisaties zorgt digitalisering voor een efficiëntere en effectievere informatievoorziening. Door digitalisering wordt mobiel werken steeds meer een feit en kunnen organisaties hun medewerkers thuis of elders buiten het kantoor laten werken.
• De rol van de computer en internet is nog lang niet uitgespeeld. ICT- en multimediaontwikkelingen maken dat mensen onafhankelijker van plaats en tijd hun werk kunnen doen. En zoals in het begin van dit artikel al gemeld, wordt de mobiele telefoon het betaalmedium van de toekomst.

 

Ecologische trends

• Meer en meer zijn wij ons ervan bewust dat er een tijd komt dat we zorgvuldiger moeten omgaan met de wereld waarin we leven. Het ‘cradle-to-cradle’ concept van Braungart en McDonough is daarvan een goed voorbeeld. Zij geven in hun gelijknamige boek aan op welke wijze we producten kunnen produceren die volledig recyclebaar zijn als hun gebruikstermijn verstreken is.
• In lijn daarvan streven steeds meer bedrijven naar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemerschap.

 

Politieke trends

• Aan de ene kant zien we dat Nederland op een aantal vlakken aanhaakt bij Europese wet- en regelgeving en normeringen.
• Een belangrijke ontwikkeling die daarentegen op politiek gebied in eigen land is ingezet en zeker nog even door zal gaan, is de ‘terugtredende overheid’. De politiek geeft de kaders aan waar het bedrijfsleven invulling aan kan geven.

 

Stap 2: het vaststellen van belangrijkste ‘driving forces’

De vraag is nu natuurlijk, welke van deze trends bepalend zullen zijn voor het wereldbeeld in de toekomst. Om te komen tot scenario’s, worden daarom na de trends zogenaamde ‘driving forces’ benoemd. Deze drijvende krachten zijn mede bepalend voor een groot deel van de andere trends, hebben grote invloed op de maatschappij én hebben een erg onzeker karakter. De eerste ontwikkeling is demografisch van aard: ligt de toekomst bij de globale maatschappij, of ontstaat er een tegenbeweging die weer streeft naar kleinschaligheid? De tweede factor is van sociaal-maatschappelijke aard: waarbij het de vraag is of de individualisering doorzet, of dat we er uiteindelijk toch voor kiezen om elkaar weer op te zoeken in een echte samenleving.

 

Stap 3: het opstellen van een scenarioskelet en het bepalen van vier maatschappijbeelden

Door de twee bovenstaande ‘driving forces’ te combineren tot een assenstelsel ontstaat een schema met vier kwadranten. In figuur 1 staat op de horizontale as individueel afgezet tegen samen. Op de verticale as grootschalig versus kleinschalig. In de kwadranten zijn vier facilitaire maatschappijbeelden of toekomstscenario’s geschetst, te weten: 

1. zakelijk en efficiënt
2. groot en machtig
3. initiatiefrijk en ondernemend
4. zorg voor elkaar

 

 

In elk van deze scenario’s ligt het accent anders en worden er binnen het facilitaire vakgebied andere kwalificaties verwacht. Voor de vier scenario’s is in figuur 2 per kwadrant puntsgewijs aangegeven wat dat voor facility management kan betekenen. 

 

Stap 4: vertaling naar scenario’s voor uw eigen bedrijf

De laatste stap in scenarioplanning is dat u voor uw eigen organisatie of uw eigen business moet bepalen op welke manier u zich wilt gaan voorbereiden op een van deze mogelijke scenario’s.
Wellicht zijn voor uw organisatie andere driving forces relevanter dan de krachten die in dit artikel zijn uitgewerkt. In dat geval formuleert u uw eigen assenstelsel en beschrijft u uw eigen toekomstscenario’s met bijpassende strategie.

 

Tot slot

Als u wilt weten hoe de toekomst eruitziet, kunt u zich deze natuurlijk voor vijf euro op de kermis laten voorspellen uit een glazen bol. Om duidelijkheid te krijgen over wat komen gaat, is scenarioplanning echter een concretere methode. Hiermee kunt u op basis van trends vooruit kijken en kunt u voor uw facilitaire bedrijfsvoering anticiperen op dat wat mogelijk gaat gebeuren. U kunt de concurrentie voor blijven, beter anticiperen op de wensen en behoeften van uw klant en eventuele tegenslagen makkelijker opvangen. Het verleden heeft uitgewezen dat scenarioplanning een zeer bruikbaar instrument is bij het ontwikkelen van strategisch beleid en dat u hiermee een brug kunt slaan naar de toekomst. Maar het is u waarschijnlijk ook wel bekend dat resultaten uit het verleden geen garantie geven voor de toekomst.