De groei zit er goed in. Onderzoekers van vastgoedadviseur JLL constateerden eind 2018 dat de flexibele kantorenvoorraad in voorloper Nederland de afgelopen vijf jaar was verdrievoudigd. Hier werden honderd flexoperators geteld, die samen 1,1 miljoen vierkante meter in gebruik hadden, waarvan 325.000 vierkante meter in Amsterdam. Deze stad is met bijna 6 procent flexibele kantoren van de totale voorraad kantoorruimte marktleider in Europa. In absolute zin is dat overigens Londen met ruim 800.000 vierkante meter.

Medio 2019 gaat de groei gestaag door, stelt Sven Bertens vast. Hij is verantwoordelijk voor het onderzoeksteam van JLL. “Er zijn in de tussentijd weer nieuwe partijen naar Nederland gekomen. We verwachten tussen de 10 en 20 procent groei de komende jaren.” Flexibele kantoorruimten zijn er in allerlei vormen en te huur voor een korte of langere periode. Het brede pakket aan diensten is vaak op maat en op afroep te gebruiken. Er gelden doorgaans transparante en vaste prijzen.

Groei in vier grote steden

Nederland wordt inmiddels gezien als een volwassen markt qua flexibele kantoren. In andere Europese landen vindt een inhaalslag plaats en is de jaarlijkse toename op zeker 25 procent geraamd. Overigens voorzien onderzoekers in opdracht van NVM Business ook voor Nederland zo’n groeipercentage. Dat betekent dat over vijf jaar 5 tot 10 procent van de kantorenmarkt in Nederland uit serviced offices en co-working spaces bestaat. De groei zal zich concentreren in de vier grote steden (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht) waar de trend van ontzorging en flexibilisering de kantorenmarkt structureel zal veranderen.

Grote internationale aanbieders als Regus, Spaces (allebei onderdeel van IWG) en WeWork leveren die flexibele ruimtes allang niet meer alleen aan zzp’ers en start-ups. Het mkb en de laatste tijd vooral grote bedrijven besluiten ook steeds vaker tot het huren van flexkantoren. IWG verhuurt dit jaar al meer dan de helft van het flexibele aanbod aan corporates, zoals LinkedIn, Deloitte, Uber, Booking.com en Microsoft.

Serviced offices en co-working spaces

Een paradepaardje is wat dat betreft Micro Polis bij Schiphol, in een samenwerking tussen Microsoft en Spaces tot stand gekomen. Microsoft huurt een groot deel van het gebouw, maar ook start-ups en andere ondernemers vinden een plek in de omgeving die de wereld binnenhaalt en veelal het verlengde is van de eigen huiskamer, maar dan met de services van een hotel. Het is een voorbeeld van een hybride vorm van het aanbod aan flexibele kantoorruimtes. Hier komen co-working spaces, serviced offices, incubators voor start-ups en businesscenters bij elkaar.

In de praktijk worden met flexibele kantoorconcepten vooral serviced offices en co-working spaces bedoeld. Een serviced office is volledig uitgerust en ingericht en biedt ook ondersteunend personeel. Met de receptionist, schoonmaker, koffiejuffrouw en lunchfaciliteit in het pakket, blijft er overigens voor de afdeling FM van de hurende organisatie weinig werk over. Bij deze vorm worden voor een vast bedrag voor een flexibele periode verschillende typen werkplekken (kantoorunits, volledig kantoor, vergaderruimte) gehuurd.

Bij co-working worden ook diensten en faciliteiten aangeboden voor de gezamenlijke of zelfstandige flexibele werkplekken. Hier ligt de nadruk op ontmoeten, beleving en het creëren van samenwerking en interactie. Zo ontstaat een community, vaak van bedrijfjes die in dezelfde branche actief zijn of iets anders gemeen hebben. Steeds meer operators bieden de hybride vorm aan.

Aantrekkelijk voor talenten

De huidige ontwikkeling is aangezwengeld door de groei van zzp’ers en de opkomst van het nieuwe werken. Zo ontstond er behoefte aan flexibele werkomgevingen. Kantooreigenaren begonnen in de crisistijd daarom lege panden in te richten als businesscenters, en ontdekten dat die markt sterk groeide, ook na de crisis.

Waarom kiezen nu ook de grote bedrijven voor flexibele kantoren? Voor een deel waaien ze met de maatschappelijke wind mee. De nieuwe generaties werknemers verwachten immers vooral een prettige werkomgeving. Flexibiliteit, up-to-date technologie, samenwerking (ook met andere bedrijven) en beleving zijn voor hun drijfveren om voor een werkgever te kiezen. Door flexibele kantoren met tal van services en ontmoetingsplekken maken organisaties dus meer kans talenten te trekken en te behouden. Het aanbod wordt daardoor ook steeds  professioneler, hipper en meer trendy, om aantrekkelijk te zijn voor de jonge talenten.

Flexibele oplossingen

Ook de aard van de economie is veranderd. In het verleden groeiden grote bedrijven gelijkmatig en planmatig en waren de kantoorpanden daarop afgestemd. Ze waren wat we nu ‘saai’ zouden noemen. “Tegenwoordig is het extreem lastig om de toekomst te voorspellen”, merkt Sven Bertens op. “Vooral in de ICT kan de groei ineens enorm snel gaan. Dat vraagt om flexibele huisvestingsoplossingen.” 

Dat sluit ook aan bij het wendbare werken van tegenwoordig. Veel bedrijven verhuizen om de paar jaar en lange huurtermijnen voor vaste bedragen passen daar niet meer bij. Organisaties willen in elk opzicht Agile zijn, met flexibele en snelle oplossingen. Vastgoed past zich aan die behoeften aan en is een on demand product geworden. Het bouwen van grote hoofdkantoren puur voor eigen gebruik raakt verleden tijd en co-working concepten worden onderdeel van de kernstrategie van corporates, zie het voorbeeld van Microsoft bij Schiphol. Daarnaast komt het de efficiëntie ten goede, concludeerden de onderzoekers van NVM Business. Corporates huren namelijk vaak een flexibele schil van werkplekken, in plaats van vierkante meters. Het aantal gebruikte werkplekken kan zelfs dagelijks variëren.

Organisaties die de stap naar flexibel overwegen, moeten wel beseffen dat het allemaal een stuk knusser en intiemer wordt: medewerkers komen veel dichter op elkaar te zitten. In een conventioneel kantoor wordt 10 tot 15 vierkante meter per medewerker berekend, in een flexibele omgeving is dat 6 à 7 meter. Een ander nadeel kan zijn dat de grote verhuurders de hurende organisaties weinig mogelijkheden bieden hun branding door te voeren in en rond het kantoor, stipt Bertens aan. “Maar ook hier is beweging. Er bestaan al veel  uitzonderingen. Operators gaan steeds meer meedenken met de eindgebruiker.”

Case: De Nieuwe Stad

Organisatiebureau TwynstraGudde heeft alle voor- en nadelen goed afgewogen en trekt straks in het nieuwe kantoor De Nieuwe Stad in Amersfoort. Het energieneutrale en circulaire gebouw biedt niet alleen flexibel plek voor de ruim 300 werknemers van het bureau, maar ook voor andere bedrijven. “Wij zijn een atypisch bedrijf want dinsdag en donderdag zijn met 30 procent bezetting de rustigste dagen. Op vrijdag is het bij ons juist het drukst, dan zijn de ruimtes voor 70 procent gevuld. Een traditioneel kantoor is daarom doodzonde, want dat moet je qua ruimte toch op de piekbezetting baseren”, vertelt Sjoerd Memelink, partner Huisvesting, Vastgoed en Facility Management bij TwynstraGudde.

“Het nieuwe gebouw geeft invulling aan de enorme behoefte aan flexibiliteit bij ons en aan het niet alles zelf meer willen regelen. Zo kunnen we ons richten op de core business. Daarnaast willen we graag op een inspirerende plek zitten, waar we in aanraking komen met andere organisaties. Waarmee het klikt, botst, die ons uitdagen. We willen niet meer alleen onszelf tegenkomen.”

TwynstraGudde besloot na een rondgang langs de grote aanbieders met lokale projectontwikkelaar Schipper Bosch in zee te gaan. “Zij wilden een nieuw gebouw op een mooie locatie in Amersfoort neerzetten en we kregen veel ruimte om invulling te geven aan het concept en de uitstraling”, licht Memelink toe. “Dat laatste was een belangrijke reden om voor hun te kiezen, en niet voor een van de grote partijen waar je je toch vooral moet schikken naar wat er al staat.”

Zo kan straks gewoon de bedrijfsnaam op de gevel en is de look and feel samen met de ontwikkelaar vormgegeven. Alleen de planten en het archief verhuizen mee naar de plug-and-play omgeving. Alle faciliteiten (zoals internet, beveiliging, catering) zijn inclusief de huurprijs. Met uitzondering van de receptie, die gezamenlijk met de exploitant wordt ingevuld. “Want de receptie vervult een cruciale rol in de ervaring van medewerkers en gasten tijdens een bezoek aan ons.”

Flexibel kantoorconcept

Voor een periode van tien jaar huurt TwynstraGudde 35 procent van het gebouw vast, 30 procent extra op de drukke vrijdag (als de adviseurs samenkomen) en voor 35 procent van het gebouw wordt een andere huurder gezocht. Van maandag tot en met donderdag is nog 30 procent beschikbaar voor zzp’ers en andere kleine ondernemers. De flexibiliteit zit hem daarnaast in de mogelijkheid om gedurende de looptijd van het contract 75 procent van de overeengekomen afname af te kunnen stoten. Opschalen kan ook. De huurder beweegt zo mee met de economische cycli. Al met al pakt dit flexibele concept voor TwynstraGudde ‘misschien ietsje duurder’ uit dan een vergelijkbare traditionele huursituatie. Begin november gaat het nieuwe gebouw open.

Tijdens het Smart Workspace & Hospitality Event op 26 november in Nieuwegein gaat Sjoerd Memelink dieper in op het huisvestingsconcept dat TwynstraGudde heeft gekozen.