Het beeld dat rond de HR-gesprekscyclus hangt, is toch nog steeds dat van twee mensen die zich zuchtend en wat onbeholpen buigen over de verplichte vragenformulieren. Zonder dat het gesprek echte toegevoegde waarde levert. Maar hoe voer je dan wel een effectief functioneringsgesprek? Hieronder een aantal praktische tips.

Uit onderzoek blijkt ook dat er over de huidige manier waarop functioneringsgesprekken worden gevoerd veel onvrede is bij zowel managers als medewerkers. De Raet HR Benchmark laat zelfs zien dat medewerkers maar beperkt initiatief nemen voor hun eigen ontwikkeling en dat bijna een kwart van hen geen toegevoegde waarde ziet in de gesprekscyclus. Daarbij maakt 70 procent van de bestuurders zich zorgen of de medewerkers wel over de juiste competenties beschikken met het oog op de toekomst van hun organisatie.

Afschaffen van de gesprekscyclus?

Moet je de HR-gesprekscyclus dan maar afschaffen? Nee, dat hoeft natuurlijk niet! Maar je kunt de gesprekken met een paar veranderingen wel een stuk effectiever én leuker maken. Voor het doorvoeren van dit soort veranderingen is er wel een sterke rol van HR gewenst. HR heeft bij uitstek de kennis om vanuit de onderstaande tips een waardevoller functioneringsgesprek te initiëren en het invoeringsproces daarvan in samenwerking met lijnmanagers te faciliteren.

Tip 1. Houd rekening met de drijfveren van mensen

Mensen zijn geen robots en voeren niet automatisch alle werkzaamhedenuit. Alle mensen hebben namelijk drijfveren die voor een groot deel bepalen wat ze wel en niet doen. Je kunt bijvoorbeeld wel willen dat een conformistisch en ordelijk persoon creatieve taken uitvoert, maar vanuit zijn natuur zal hij de neiging hebben om dit soort werk te omzeilen. Dat komt simpelweg omdat hij het niet leuk vindt en zijn drijfveren hem onbewust telkens weer wegsturen van een creatieve opdracht. In de afstemming van mens en werk is het daarom handig om rekening te houden met persoonlijke drijfveren. Mensen functioneren namelijk het best, leren het snelst en zijn het meest gelukkig en gemotiveerd wanneer ze werk doen dat dicht bij hun natuur ligt.

Tip 2. Een goede voorbereiding is een must

Een veelvoorkomende oorzaak van een ineffectieve gesprekscyclus is een gebrek aan voorbereiding van zowel de manager als de medewerker. Managers kunnen met medewerkers voorafgaand aan het gesprek beter expliciet afspreken wat er wordt voorbereid. Ik bedoel hier niet vooraf het formulier invullen, maar een voorbereiding voor een goede werkdialoog. Het is voor een manager bijvoorbeeld handig om te weten wat de medewerker de leukste taken en rollen vindt in zijn werk, op welke elementen van zijn werk hij feedback of advies wil en welk werk hij vanaf morgen liever niet meer doet. Wordt er geen voorwerk gedaan, dan kan het gesprek het best gestart worden met een kwartier voorbereiding waarbij beiden afzonderlijk even de tijd nemen om de bovenstaande vragen te beantwoorden.

Tip 3. Gebruik metacommunicatie

Vooral het beoordelingsgesprek is voor de meeste managers en medewerkers lastig. Medewerkers vinden het meestal ongemakkelijk om met hun baas ‘open’ over het functioneren te praten, bijvoorbeeld omdat er een gezagsverhouding is. Managers vinden het – net als de meeste andere mensen – lastig om negatieve feedback te geven. HR kan adviseren om vooraf de lucht te klaren door aan zogenaamde ‘metacommunicatie’ doen. Dit wil niets meer zeggen dan dat je aan het begin van het gesprek even de manier van communiceren met elkaar bespreekt. Managers kunnen bijvoorbeeld iets zeggen als: “Vandaag hebben we een functioneringsgesprek. Is het oké dat we daarbij open communiceren over alle aspecten in jouw functioneren, zowel over de dingen die goed gaan, als de dingen die minder goed gaan?” Als de medewerker daar bevestigend op antwoordt, is er letterlijk goedkeuring gegeven om open met elkaar te praten. Dat heeft voor de meeste mensen een ontspannende werking en draagt zo bij aan een effectieve en open dialoog.

Tip 4. Ontwikkel mensen op basis van talent

Wat vaak gebeurt in doelstellings- en beoordelingsgesprekken is dat managers vooral aan medewerkers vertellen dat ze hun zwakke punten moeten verbeteren. Deze benadering is vanuit het standpunt van managers ogenschijnlijk logisch: alles wat niet goed gaat in het werk van de medewerker, daar hebben de manager, het team en de organisatie last van. Het grote nadeel van deze ‘zwakke-punten-benadering’ is dat het vaak te kort door de bocht is voor de medewerker. Want als hij zijn zwakke kanten moet verbeteren zonder dat hij daar talent voor heeft, dan start er een moeizame weg die zelden tot succes leidt.

Het is slimmer om de natuurlijke talenten van mensen als uitgangspunt te nemen. Om daarna te bekijken waarop ontwikkeling gewenst is vanuit de potentie die er al is. Deze positieve benadering zorgt ervoor dat mensen zich in het functioneringsgesprek meer gezien voelen als mens en medewerker. Daarbij zullen mensen sneller in beweging komen omdat ‘talent based’ werkafspraken beter bij de motivatie en talenten passen. Uit een grootschalig onderzoek van Amerikaans adviesbureau Gallup in 2016 blijkt dat deze benadering niet alleen goed is voor mensen, maar dat het zeker ook leidt tot betere bedrijfsresultaten (bron 1).

Tip 5. Stimuleer dat managers hun medewerkers écht kennen

Als je aan managers vraagt of ze hun mensen goed kennen, dan hoor je regelmatig “natuurlijk ken ik mijn mensen”. Maar de meeste beginnen te stotteren als je doorvraagt of ze ook in detail kunnen vertellen hoe het werk van de afdeling het beste verdeeld kan worden. Bijvoorbeeld op basis van de voor- en afkeuren van medewerkers, hun talenten en vaardigheden. Dit voorbeeld is wellicht wat overtrokken, maar de kern ervan is dat je al snel denkt dat je mensen kent, terwijl het alleen maar globale kennis is die niet toereikend is voor een effectieve afstemming tussen werk en mens. Een meer diepgaande en gestructureerde kennis van mensen helpt om het in functioneringsgesprekken over de juiste dingen te hebben en de juiste afspraken te maken.

Bronnen

1. Brandon Rigoni, Ph.D and Jim Asplund, ‘Developing Employees’ Strengths Boosts Sales, Profit, and Engagement.’ Harvard Business Review, september 2016.